Les nouvelles technologies prennent une place de plus en plus importante dans notre vie et par conséquent, dans notre vie professionnelle. La numérisation des employés devient indispensable au sein de l’entreprise. On vous explique pourquoi et comment procéder.
L’explosion de la numérisation du monde du travail
Développement exponentiel des nouvelles technologies
De nos jours, les nouvelles technologies ont une place plus qu’importante dans notre vie quotidienne. Nos communications, nos achats, nos déplacements, … Toutes nos actions impliquent l’utilisation de nos téléphones portables, ordinateurs, montres connectées, etc.
Il est donc impossible pour une entreprise de ne pas suivre ces nouvelles pratiques car elle serait très vite en marge du marché. En effet, en plus de pouvoir voire même de devoir proposer des services électroniques pour améliorer l’expérience du client, l’entreprise doit s’adapter à la numérisation grandissante du poste de travail des employés.
Désormais, une très grande partie – pour ne pas dire toutes – des données de l’entreprise sont stockées virtuellement et s’échangent également virtuellement. Les fichiers clients, les échanges avec les collaborateurs, les maquettes de projets : tout est enregistré sur le serveur de l’entreprise.
La forte croissance du télétravail
Suite au récent développement du télétravail, la numérisation de l’activité des employés est plus qu’indispensable. Si un employé ne peut pas se déplacer sur son lieu de travail, il a accès à tous ses fichiers depuis son domicile et peut tout de même travailler. Cela apporte plus de flexibilité : l’employé peut travailler d’où il veut, et même en dehors des horaires conventionnels.
Numériser l’activité des employés grâce à un MDM
La numérisation de l’activité des employés requiert du temps, du matériel et des compétences, car elle doit être effectuée correctement dans un souci de bon fonctionnement et de sécurité. Les appareils doivent être bien configurés pour que les employés travaillent dans de bonnes conditions. Il ne faut pas non plus négliger les paramètres de sécurité de manière à protéger les données de l’entreprise. Or toutes ces conditions doivent être appliquées à une flotte d’appareils parfois très grande.
Afin de vous aider dans la numérisation de votre activité, Everphone propose différents services, dont l’installation d’un MDM sur les appareils de l’entreprise.
Un MDM, ou logiciel de Mobile Device Management, est un système qui centralise la gestion des appareils. En clair, tous les appareils de l’entreprise sont connectés à un même serveur ou à une même station de travail. De là, le service technique peut avoir accès à tous les appareils à distance pour voir l’activité de ces derniers, les contrôler à distance, etc.
Si vous souhaitez procéder à la numérisation de l’activité des employés de votre entreprise, le MDM est une très bonne option puisqu’il permet une configuration rapide et uniforme de tous les appareils. Cette configuration comprend la mise en place d’un programme antivirus, l’installation et la mise à jour régulière des logiciels, et l’application des paramètres de sécurité adéquats. Vos employés auront donc de bons appareils pour travailler dans les meilleures conditions possibles.
Les avantages de la numérisation de l’activité des employés
La numérisation des employés représente beaucoup d’avantages pour l’entreprise que ce soit en termes de temps ou d’argent.
Un gain en productivité
La numérisation de l’activité des employés, c’est d’abord un avantage pour les employés. Ces derniers bénéficient d’appareils performants sur lesquels ils peuvent travailler efficacement. Lorsque les conditions de travail s’améliorent, la motivation des employés augmente et cela se ressent dans leur productivité.
Les employés bénéficient également d’une plus grande flexibilité dans leur activité. Ils peuvent moduler leur emploi du temps grâce au télétravail. Désormais, grâce aux outils informatiques, ils peuvent assister à une réunion même s’ils n’ont pas pu se rendre au bureau en raison d’un imprévu.
Le numérique facilite également grandement la collaboration entre les équipes qui travaillent sur un même projet. La communication est donc plus rapide et la réalisation des travaux est plus efficace.
Cette communication peut aujourd’hui se faire avec le monde entier, ce qui signifie que votre entreprise peut collaborer avec des spécialistes de tous horizons et même les embaucher, puisqu’avec le développement du télétravail, il est tout à fait possible de travailler en dehors des locaux. Vous pourrez donc dénicher les talents de chaque continent.
Une meilleure place sur le marché
La numérisation de l’activité des employés est indispensable à la compétitivité de l’entreprise. En effet, beaucoup d’entreprises utilisent déjà les nouvelles technologies à leur avantage et il serait dommage de ne pas les imiter.
Une entreprise qui est présente sur Internet dispose de beaucoup plus de visibilité et attirera forcément de nouveaux clients grâce à une promotion de ses produits à grande échelle. Si vos employés travaillent avec les outils informatiques adaptés, le monde est à portée de clic !
De plus, lorsque vous aurez convaincu de nouveaux clients, la communication avec eux sera d’autant plus simple grâce aux plateformes numériques. Vous connaîtrez leur avis, vous saurez comment les fidéliser, et comment attirer encore plus de monde.
Comment préparer les employés à la numérisation ?
Enjeux techniques
Pour procéder à la numérisation de l’activité de votre entreprise, vous avez d’abord besoin d’un matériel de qualité. En effet, il n’y a rien de tel pour motiver les employés à changer leurs techniques de travail que de leur proposer des outils modernes et performants qui amélioreront leur quotidien au bureau.
Avec l’offre “Phone as a service”, Everphone propose un service de location d’appareils très performants et entièrement configurés selon les besoins de l’entreprise qui pourra ainsi les mettre à disposition de ses employés.
De plus, vous aurez besoin de matériel didactique de manière à préparer la formation des employés dont l’activité sera numérisée. En effet, la numérisation de l’activité des employés passe en premier lieu par la préparation des employés eux-mêmes.
Enjeux humains
La numérisation de l’activité professionnelle passe bien évidemment par une formation technique et informatique du personnel. Pour certains, il suffira de raviver quelques souvenirs ou d’ajouter quelques détails à leurs connaissances, et pour d’autres, il faudra leur apporter toutes les compétences relatives à la numérisation des employés.
Il est également important d’adapter la formation technique dispensée en fonction du poste occupé dans la hiérarchie de l’entreprise et de l’utilisation plus ou moins importante des outils informatiques.
Le tout est d’apporter une formation de qualité qui donnera aux employés le pouvoir sur la numérisation de leur activité. Pour ce faire, nous vous donnons quelques conseils :
- Présentez les avantages de la numérisation de l’activité des employés
- Favorisez l’entraide entre les employés
- Expliquez-leur leur rôle dans la numérisation de l’entreprise
Le plus important est de rendre les employés actifs dans la numérisation. Ils doivent être pleinement acteurs du changement pour ne jamais avoir l’impression de subir des directives ordonnées par la hiérarchie. S’ils sont bien formés et qu’ils disposent des bons outils, ils seront enthousiastes à l’idée de faire évoluer leurs pratiques.
Aussi, demandez à vos employés un retour sur leur expérience. Prenez en compte leurs commentaires, ils sont très précieux. Ils vous permettent de jauger si la numérisation a des effets sur les employés et sur l’activité. Enfin, leur avis permet d’élaborer des améliorations.
Numérisation et RGPD
La réglementation européenne relative à l’informatique
La numérisation de l’activité des employés ne peut pas se faire n’importe comment. En plus des étapes à effectuer pour intégrer au mieux le personnel au processus, il faut également respecter la réglementation relative à l’utilisation des téléphones portables.
En 2016, le RGPD (Règlement Général de Protection des Données) est entré en vigueur dans l’Union Européenne. Ce règlement, qui a vu le jour suite à la numérisation grandissante de l’activité professionnelle, régit notamment l’utilisation des téléphones portables professionnels.
Comment l’appliquer en entreprise ?
La numérisation de l’activité des employés implique une augmentation de l’utilisation qu’ils font des appareils électroniques, et cela peut poser un problème de sécurité de leurs données.
A cet égard, le RGPD impose des dispositions bien spécifiques à l’employeur. Ce dernier n’a pas le droit de consulter ni d’utiliser les données à caractère personnel présentes sur le téléphone portable professionnel de l’employé. Lisez aussi : Le droit du travail et les téléphones de service.
Par ailleurs, en cas de litige, l’employeur a la charge de démontrer aux autorités compétentes que la numérisation de l’activité des employés est faite conformément au RGPD – c’est-à-dire que les données des employés sont en sécurité.
Pour ce faire, nous vous conseillons d’utiliser un MDM puisqu’il permet de configurer tous les appareils de l’entreprise selon la réglementation en vigueur en une seule fois. Par la même occasion, vous avez la possibilité de montrer rapidement votre bonne foi grâce à la vision d’ensemble des appareils du système centralisé.
Ce qu’il faut retenir sur la numérisation de l’activité de l’entreprise
Il est vrai que la numérisation de l’activité des employés nécessite de la préparation. En effet, il faut disposer des bons appareils, et mettre en place une formation adéquate pour rendre la transition la plus douce possible.
De plus, il faut prendre en compte la réglementation en vigueur concernant les données personnelles des employés.
Rassurez-vous, Everphone est là pour vous aider dans la numérisation de vos activités. Une fois que le processus sera mis en place, le numérique vous apportera beaucoup, à vous en tant qu’entreprise, mais aussi aux employés qui verront leurs conditions de travail totalement changer pour le meilleur.
