Net als in het privéleven zijn mobiele telefoons natuurlijk niet meer weg te denken bij moderne bedrijven. Vooral nu het thuiswerken stevig in de lift zit, is het beheer van mobiele apparaten binnen je bedrijf een belangrijk element geworden. In deze bespreking gaan we na wat dat beheer van mobiele apparaten inhoudt, en wat de mogelijke oplossingen voor je bedrijf kunnen zijn.

Wat is apparaat beheersoftware?

Om mobiele apparaten te beheren moeten een aantal zaken geregeld worden. De toestellen moeten uitgerust worden met apparaat beheersoftware om de mobiele telefoon voor zakelijk gebruik geschikt te maken.

In jargon heet die software ‘MDM’, oftewel ‘Mobile Device Management’. Na installatie kan bijvoorbeeld met deze apparaat beheersoftware een verloren (of gestolen) toestel teruggevonden worden. Ook kunnen er allerlei beheerstaken op afstand mee aangestuurd worden.

Je kunt de software eventueel zelf installeren en activeren. Voor de twee belangrijkste besturingssystemen van mobiele apparaten, Android en iOS, loopt dit meestal als volgt:

• Android toestellen: de Android Device Manager app is gratis in de Google Play Store te downloaden voor toestellen met Android-versie 2.3 en hoger.

Het nadeel aan deze Google Device Manager is dat als een zoekgeraakte telefoon onmiddellijk werd uitgeschakeld, deze al niet langer traceerbaar is.

• De gebruikers van een Appletoestel hebben zelf al apparaat beheersoftware aan boord. Ga naar ‘Instellingen’ kies voor ‘Algemeen’ en dan ‘VPN en apparaatbeheer’. Hier kun je de opties van de MDM-software op je iOS apparaat beheren.

Bij bedrijven zoals Everphone, die een totaaloplossing voor het beheer van mobiele apparaten leveren, gaat die MDM-software nog een stapje verder. De zakelijke gegevens en de persoonlijke gegevens van de werknemer worden op het mobieltje namelijk helemaal van elkaar gescheiden. Op die manier kunnen de mobiele telefoons van de zaak zonder problemen ook als privétoestel voor de medewerkers dienen.

Wat zijn naast MDM andere aspecten verbonden aan het beheer van mobiele apparaten?

Het gebruik van apparaat beheersoftware is noodzakelijk om de telefoons binnen je bedrijf adequaat te kunnen beheren. Maar met het simpel downloaden en installeren van de apps op elk van je bedrijfstoestellen ben je er nog (lang) niet. Want nog voordat je überhaupt nadenkt over hoe je vorm gaat geven aan het  beheer van mobiele apparaten moet je ook andere aspecten in overweging nemen. Ga je bijvoorbeeld werken met de eigen smartphones van je werknemers, of voorzie je als bedrijf zelf in de toestellen?

Telefoons van de werknemers

Dit concept wordt ‘BYOD’, oftewel ‘Bring Your Own Device’ genoemd. Het betekent dat de werknemers hun eigen privétoestellen ‘meebrengen’ en die ook zakelijk gebruiken. Wat ons betreft zien we bij dit systeem niet veel voordelen, maar wel een pak nadelen. Een klein overzichtje:

• Werknemers missen het werknemersvoordeel van het hebben van een ‘gratis telefoon van het werk’.
• Bij problemen met een toestel of noodzakelijke reparaties zal een cruciale vraag rijzen: wie gaat dat betalen? Is het bedrijf hiervoor verantwoordelijk of de medewerker en in hoeverre?
• Indien een werknemer dit pertinent weigert, kan deze door het bedrijf niet verplicht worden om extra apps op het toestel te installeren.
• De wettelijke regelingen over de privacy van de medewerker kunnen voor problemen zorgen.

Telefoons door het bedrijf aangeleverd

Deze tweede optie biedt heel wat meer mogelijkheden om je beheer van mobiele apparaten tot een succes te maken. Maar ook hier kun je de aanschaf van die telefoons en tablets op verschillende manieren doen. We zetten ze voor je onder elkaar.

Toestellen rechtstreeks aankopen of huurkopen

Op deze manier bezorg je de medewerkers wel een’ telefoon van de zaak’, maar je zult toch nog tegen een aantal beperkingen aanlopen.

• Of je nu de toestellen met cash of met hulp van de zaak aankoopt, het zal altijd een financiële belasting zijn voor je bedrijf.
• Je moet op eigen houtje instaan voor de installatie en de activering van de apparaat beheersoftware. Hetzij door installatie van Google Device Manager of door die te activeren bij de iOS toestellen.
• Om de belasting op de IT-afdeling niet te zwaar te maken, zul je moeten kiezen voor een uniform systeem. Je medewerkers zullen dus geen vrije keuze hebben bij de aanschaf van een telefoon.
• Je bedrijf, waarschijnlijk de HR- of IT-afdelingen, zullen alle problemen die de telefonie in je bedrijf meebrengt moeten oplossen.
• Bij huurkoop zit je bovendien ook nog meteen vast aan een telecomcontract voor de volledige looptijd van de afbetaling.

Telefoons huren bij een bedrijf met PaaS en MDM

Bedrijven als Everphone die PaaS (Phone as a Service) aanbieden, nemen je al deze problemen uit handen. Het gespecialiseerde beheer van mobiele apparaten is namelijk de hoofdactiviteit van Everphone. Met hun PaaS kun je op de volgende voordelen rekenen:

• De toestellen worden gehuurd, dus geen eigen investering.
• De MDM-oplossing die als apparaat beheersoftware wordt geïnstalleerd, is gebruiksklaar bij aflevering van de toestellen aan de klant.
• Je werknemers hebben een volledige vrije keuze welk toestel ze willen hebben. Van de nieuwste Samsung Galaxy tot het laatste model van de iPhone, alles is mogelijk.
• Alle reparaties, onderhoud en vervangingen zijn inbegrepen in je maandelijks huurcontract. Het is dus een perfecte kostenbeheersing van je telefonische behoeften.
• Bij personeelsverloop kunnen de toestellen probleemloos ingewisseld of teruggegeven worden.

Een laatste gedachte bij het beheer van mobiele apparaten

Wanneer we alle aspecten die bij het beheer van mobiele apparaten om de hoek komen kijken naast elkaar zetten, komen we tot een duidelijke conclusie.. Wanneer je met een MDM-bedrijf als Everphone in zee gaat, levert dat heel wat voordelen voor je bedrijf op.

Lees ook: Een zakelijk smartphone contract in België

Het zorgt voor een ontlasting van HR- en IT-afdelingen. Het vermijdt ook frustraties en ontevreden werknemers die dankzij de apparaat beheersoftware naast het werk ook privé volledig gebruik kunnen maken van de bedrijfssmartphone of tablet.

Daarbij kunnen niet alleen grote bedrijven profiteren van een PaaS dienstverlening zoals Everphone die biedt.  De PaaS en MDM oplossingen van Everphone kunnen helemaal op maat aangepast worden, zodat zowel grotere bedrijven als de kleine onderneming en de zzp’er er baat bij hebben.