Wat is WhatsApp Business?
WhatsApp Business is een gratis mobiele app die speciaal voor kleine bedrijven is ontwikkeld. Via WhatsApp Business kunnen bedrijven een extra service- en communicatiekanaal openen voor hun klanten.
Officiële website: WhatsApp Business
De functies lijken op die van het privé-WhatsApp: het is een messenger-app voor chats. Gebruikers kunnen foto''s en video''s versturen. Spraak- en videogesprekken zijn ook mogelijk, verder groepschats met tot 256 personen en filesharing voor bestanden tot 100 MB.
WhatsApp Business was aanvankelijk alleen beschikbaar voor Android, inmiddels is de messenger ook beschikbaar voor iOS. In de Business-variant kan een kort bedrijfsprofiel worden aangemaakt.
In het bedrijfsprofiel kunnen basisgegevens worden opgenomen (screenshot: WhatsApp)
In tegenstelling tot de privéversie biedt WhatsApp Business ook tools om berichten te automatiseren, te sorteren en gestandaardiseerd te beantwoorden (afbeelding).
Heb ik voor WhatsApp Business een zakelijke telefoon nodig?
De Business-variant en de privé WhatsApp-installatie kunnen in principe parallel op één toestel worden gebruikt. Voor WhatsApp Business heb je dus niet per se een apart mobiel apparaat of een aparte zakelijke telefoon nodig.
Maar: WhatsApp Business heeft een eigen telefoonnummer nodig. Als er al een privé WhatsApp-account aan een nummer gekoppeld is, kan er voor hetzelfde nummer geen extra Business-account worden aangemaakt.
Verificatie via vast nummer mogelijk
Er is een praktische uitweg: WhatsApp Business kan ook met een vast nummer worden gebruikt — de accountverificatie gebeurt dan via een oproep naar dat nummer. Om twee installaties te gebruiken, heb je dus ofwel twee mobiele telefoonnummers en dus twee simkaarten nodig, ofwel één simkaart plus een gekoppeld vast nummer.
WhatsApp Business en gegevensbescherming (AVG)
Ondernemers zouden ertoe verleid kunnen worden gewoon hun privénummer voor het WhatsApp Business-account te gebruiken. Dat is mogelijk — maar vanwege de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) meer dan riskant, want WhatsApp verstuurt de contactgegevens ook naar servers in de VS.
Voor zakelijke communicatie moet toestemming aanwezig zijn. Vraag deze bij zakelijke communicatie via WhatsApp Business absoluut als opt-in met verwijzing naar de privacybepalingen.
Lees ook: WhatsApp en AVG — waar zit het probleem?
Zakelijke en privénummers netjes scheiden
Wie problemen onder de AVG wil vermijden, moet naast een opt-in de nummers en bijbehorende contacten minutieus van elkaar scheiden. Er zijn de volgende opties:
1. Zakelijke telefoons
Je gebruikt WhatsApp Business alleen op een aparte zakelijke telefoon waarop ook alleen zakelijke contacten worden beheerd.
2. Vast nummer
Je gebruikt WhatsApp Business in combinatie met een vast nummer.
3. Dual-SIM-smartphones
Je gebruikt een dual-SIM-toestel. Gebruikers moeten zich er echter van bewust zijn dat deze werkwijze in het kader van de AVG vragen oproept op het gebied van gegevensbescherming. Waar mogelijk is het aanbevolen messenger-apps te gebruiken die van meet af aan AVG-conform zijn, zoals het eveneens gratis Threema Work.
Gegevensscheiding via Mobile Device Management (MDM)
Uit het oogpunt van gegevensbescherming is het gebruik alleen echt netjes als er op het toestel een gescheiden versleutelde workspace aanwezig is.
Dit doet doorgaans de IT — vooral in kleinere bedrijven of bij projectgebonden inzet worden taken rond apparaatbeheer en IT-support soms ook flexibel georganiseerd.
Het reguliere WhatsApp wordt normaal gesproken in de privéomgeving gebruikt, WhatsApp Business dienovereenkomstig in de zakelijke omgeving. Een privacyrechtelijk kritische vermenging van de beheerde contacten is dan niet meer mogelijk.
Tips van Everphone
Om WhatsApp Business als ondernemer netjes te gebruiken, adviseren wij:
Gebruik een dual-SIM-toestel als je twee mobiele nummers wilt gebruiken.
Heb je meerdere zakelijke telefoons nodig, dan kun je deze bij ons voordelig huren. (Onze dienst richt zich echter minder op kleine bedrijven en meer op organisaties vanaf circa 250 medewerkers.)
Gebruik anders een vast nummer voor WhatsApp Business.
Gebruik ofwel een apart zakelijk toestel, ofwel een smartphone met MDM-software.
Installeer in de privéomgeving van de MDM je privé-WhatsApp.
Installeer in de zakelijke omgeving WhatsApp Business.
Gebruik niet je privénummer voor WhatsApp Business.