Mit Device-as-a-Service verwandelst du einmalige Anschaffungskosten in eine feste Monatsrate pro Gerät. Reparatur, Austausch, Geräteverwaltung und Rückgabe sind darin enthalten, sodass Posten wegfallen, die sonst unregelmäßig im Budget landen. Anbieter wie Everphone bieten das für Smartphones, Tablets, Laptops, PCs und Zubehör (Dockingstations, Monitore, Schutzhüllen etc) an.
Planbar heißt nicht automatisch billiger. Du hast aber drei Riesenvorteile: Erstens weißt du schon im Januar, was die Geräteflotte im November kostet. Zweitens verlagerst du CAPEX zu OPEX (also Investitionsausgaben zu Betriebsausgaben). Und drittens senkst du massiv die internen Kosten, die für Bereitstellung und Betrieb der Geräte entstehen.
Dieser Artikel zeigt, welche Kostenblöcke sich verschieben, welche bleiben und wann sich der Wechsel nicht lohnt.
Warum IT-Kosten beim Kauf schwer planbar sind
Beim Kauf zahlst du die Hardware auf einen Schlag. Die Folgekosten kommen danach in Wellen, und genau die sprengen Budgets.
Ein Rechenbeispiel: Ein Unternehmen mit 200 Laptops zu je 1.000 Euro bindet 200.000 Euro Kapital, noch bevor das erste Gerät überhaupt läuft. Dazu kommen Reparaturen, die sich nicht vorhersagen lassen, Ersatz bei Verlust und Arbeitszeit der IT für Einrichtung, Incident-Management und Rückläufer.
Hinzu kommt der Preis selbst. Wer alle drei bis vier Jahre die ganze Flotte tauscht, erwischt manchmal ein schlechtes Jahr. Wie katastrophal sich steigende Speicherpreise aktuell auf die Geräteplanung auswirken, steht im Artikel zur Speicherkrise und Geräteplanung.
Welche Kosten Device-as-a-Service in die Monatsrate legt
Bei DaaS ist das ganz anders. Die Rate deckt Hardware und Services für jedes Gerät vollständig ab. Bei Everphone sind der Austausch beschädigter Geräte, das Asset-Management, die zertifizierte Löschung sowie die Versandkosten für Aus- und Rückgabe inklusive. Deine Mietrate ist also der endgültige Preis, wenn du nicht noch optionale Managed Services (z. B. den aktiven MDM-Betrieb oder Mobilfunkmanagement) hinzubuchst.
| Kostenblock | Beim Kauf | Mit Device-as-a-Service |
|---|---|---|
| Anschaffung | einmalig, sofort fällig | verteilt auf die Monatsrate |
| Schäden | ungeplante Reparaturkosten | als Teil des Services abgesichert |
| Geräteverwaltung | Arbeitszeit der IT | im Service enthalten |
| Rückgabe und Datenlöschung | Aufwand oder Dienstleister | zertifizierte Löschung ohne Extrakosten |
| Austausch bei Verlust | volle Neubeschaffung | Zeitwert laut Restwerttabelle |
Wichtig ist der letzte Punkt: Ein Verlust bleibt eine Ausgabe, wenn das Mietgerät verloren geht oder geklaut wird, musst du es ersetzen. Du zahlst aber den Zeitwert, nicht den Neupreis.
Was bei Device-as-a-Service trotzdem schwankt
Nicht alles wird fix. Die Zahl der Geräte ändert sich, sobald du Angestellte einstellst oder Stellen abbaust, und damit die Gesamtrate. Das ist gewollt, denn du zahlst nur für Geräte, die im Einsatz sind.
Mobilfunktarife, Software-Lizenzen und Zubehör laufen weiter getrennt. Wer Tarife mit verwalten lässt, kann auch diesen Block bündeln. Verlust und vorsätzliche Beschädigung bleiben Sonderfälle mit eigenem Betrag.
Planbar wird die Rechnung also an der Stelle, an der du sie am schlechtesten vorhersagen kannst: bei Hardwarepreisen, Defekten und Verwaltungsaufwand.
OPEX statt CAPEX: Was das für Bilanz und Finanzierung heißt
Mietraten zählen als laufender Aufwand, gekaufte Geräte stehen im Anlagevermögen. Das entlastet Liquidität und Kreditlinien, weil du kein Kapital in Hardware bindest.
Bei der bilanziellen Behandlung gibt es keine Pauschalantwort. Zur Einordnung: Das BMF erlaubt für Computerhardware wie Notebooks eine Nutzungsdauer von einem Jahr in der Steuerbilanz. Das senkt den Unterschied zwischen Kauf und Miete steuerlich, nimmt dem Kauf aber nicht die Kapitalbindung. Mehr zur Einordnung steht im Artikel Von Capex zu Opex.
So rechnest du Kauf und Miete gegeneinander
Vergleiche über die geplante Nutzungsdauer, nicht über den Preis pro Monat. Vier Schritte reichen:
- Gesamtkosten des Kaufs addieren: Gerät, Einrichtung, Reparaturen, Ersatz, Rückgabe und Löschung.
- Dafür die internen Stunden der IT ansetzen, am besten mit dem echten Stundensatz.
- Gesamtkosten der Miete bilden: Monatsrate mal Laufzeit, plus Posten, die nicht enthalten sind.
- Restwert der gekauften Geräte abziehen und ehrlich schätzen.
Ein fertiges Raster mit Zahlen für Smartphones findest du im TCO-Rechner für Smartphones, für Laptops im TCO-Vergleich Laptop mieten oder kaufen. Wer seine eigenen Zahlen einsetzen will, nutzt den ROI-Rechner.
Für wen sich planbare Kosten lohnen und wann nicht
Device-as-a-Service lohnt sich für jede Unternehmensgröße, aber der Effekt ist nicht überall gleich groß.
Am stärksten wirkt er bei Unternehmen, die viele Geräte verwalten, hohe Fluktuation haben oder ihre Liquidität schonen wollen. Wer ein kleines Team mit wenigen, langlebigen Geräten betreibt und selbst günstig repariert, spart weniger.
Eine klare Empfehlung: Rechne zuerst deine tatsächlichen Folgekosten der letzten zwei Jahre nach. Liegt dein Aufwand für Reparatur, Ersatz und IT-Zeit sichtbar über null, lohnt sich der Vergleich. Unternehmen mit bis zu 250 Angestellten bestellen direkt im Everphone-Shop. Für größere Flotten empfehlen wir eine vorherige Beratung.
Häufige Fragen
Macht Device-as-a-Service die IT günstiger?
Nicht automatisch. Die Rate ist planbar, aber der Gesamtpreis hängt davon ab, wie hoch deine bisherigen Folgekosten waren. Je mehr Reparaturen, Ersatz und IT-Zeit du bisher getragen hast, desto eher gleicht die Miete aus.
Was passiert bei Verlust oder Beschädigung eines Geräts?
Beschädigte Geräte werden als Teil des Services ausgetauscht. Im Verlustfall zählt der Zeitwert laut Restwerttabelle, nicht der Neupreis.
Wie wirkt sich die Miete auf die Bilanz aus?
Die Mietrate ist laufender Aufwand statt gebundenes Anlagevermögen. Wie genau du sie nach HGB oder IFRS 16 behandelst, hängt vom Vertrag ab. Klär das vorab mit Finance oder deiner Steuerberatung.
Kann ich die Geräte am Ende der Laufzeit kaufen?
Eine Kaufoption zum Laufzeitende gibt es nach Absprache. Grundsätzlich lässt sich das problemlos umsetzen.
Ab wie vielen Geräten lohnt sich Device-as-a-Service?
Es gibt keine Mindestgröße. Entscheidend sind deine Folgekosten pro Gerät, nicht die Flottengröße.