Ob du Laptops mieten oder kaufen solltest, entscheidet nicht der Kaufpreis, sondern die Total Cost of Ownership (TCO): Gerät plus Einrichtung, Reparaturen, Wechsel von Angestellten und Rückgabe.
Beim Kauf trägst du diese Kosten selbst. Bei der Miete über einen Device-as-a-Service-Anbieter wie Everphone stecken sie in einer monatlichen Rate.
Bei Laptops ist die Rechnung knapper als bei Smartphones. Ein Laptop lässt sich steuerlich sofort abschreiben und wird oft vier Jahre genutzt. Beides spricht zunächst scheinbar eher für den Kauf. Dafür ist die Einrichtung aufwendiger und jeder Defekt teurer; Reparaturen werden meist über komplizierte Dual-Swap-Prozesse abgebildet.
Unsere Haltung: Für die meisten Firmen rechnet sich die DaaS-Miete. Wer ein eingespieltes IT-Team hat und Geräte bis zum Ende nutzt, kann mit dem Kauf gut fahren. Das Rechenbeispiel unten zeigt, wo die Grenze liegt.
Was zur TCO eines Laptops gehört
Die TCO eines Laptops ist alles, was das Gerät von der Bestellung bis zur Entsorgung kostet. Der Kaufpreis ist dabei der größte, aber nicht der einzige Posten.
Bei einem Firmen-Laptop kommen typischerweise dazu:
- Einrichtung: Image oder Autopilot-Profil, Software, Verschlüsselung, Übergabe
- Betrieb: Lizenzen für das Geräte-Management, Updates, Support-Tickets
- Defekte: Reparatur, Ersatzgerät, Zeit der IT und Ausfallzeit des*der Angestellten
- Personalwechsel: Gerät zurückholen, löschen, neu einrichten, wieder verschicken
- Lebensende: zertifizierte Löschung, Verkauf oder Entsorgung, abzüglich Restwert
Eine ausführliche Liste aller Kostenblöcke steht im Artikel zum TCO-Rechner für Smartphones. Für Laptops gelten dieselben Posten. Sie fallen nur meist höher aus.
Warum du Laptops anders kalkulieren musst als Smartphones
Laptops kosten mehr, halten länger und machen bei der Einrichtung mehr Arbeit. Diese drei Unterschiede verschieben den Vergleich zwischen Miete und Kauf.
Die Abschreibung spricht für den Kauf
Seit dem BMF-Schreiben vom 22. Februar 2022 dürfen Firmen Computerhardware mit einer Nutzungsdauer von einem Jahr ansetzen. Laut einer Einordnung der Kanzlei Flick Gocke Schaumburg ist das ein Wahlrecht, keine Pflicht. Notebooks fallen darunter, Smartphones nicht.
Für die Steuer ist ein gekaufter Laptop damit nach einem Jahr abgeschrieben. Das nimmt der Miete einen Teil ihres Vorteils. An den echten Kosten ändert die Abschreibung aber nichts: Das Geld ist trotzdem am ersten Tag weg.
Die Technik altert schneller als das Gehäuse
Ein Laptop kann nach vier Jahren noch einwandfrei aussehen und trotzdem ausgedient haben. Das hat das Supportende von Windows 10 am 14. Oktober 2025 gezeigt. Viele ältere Geräte erfüllten die Anforderungen von Windows 11 nicht.
Wer gekauft hatte, musste diese Laptops vorzeitig ersetzen oder für Sicherheitsupdates extra zahlen. Beim Kauf liegt dieses Risiko bei dir. Bei der Miete tauschst du zum Laufzeitende einfach gegen aktuelle Geräte.
Auch der Akku altert. Apple nennt für aktuelle MacBooks 1.000 Ladezyklen als Richtwert. Bei einem vollen Ladezyklus pro Arbeitstag ist diese Grenze nach rund drei Jahren erreicht. Dann steht ein Akkutausch an.
Jede Einrichtung kostet mehr Zeit
Ein Smartphone ist mit MDM in Minuten bereit. Ein Laptop braucht Image oder Autopilot-Profil, Fachsoftware, Druckertreiber und oft einen Testlauf mit dem*der Angestellten. Jeder Personalwechsel wiederholt diese Arbeit.
Rechenbeispiel: 100 Laptops kaufen über vier Jahre
Ein gekaufter Laptop kostet pro Monat spürbar mehr als Kaufpreis geteilt durch Nutzungsdauer. Das zeigt ein Beispiel mit 100 Angestellten, Laptops für 1.400 Euro netto und vier Jahren Nutzung.
Alle anderen Werte sind Annahmen für das Beispiel, keine Marktzahlen. Pro Jahr gibt es 15 Ein- und Austritte und acht Defekte. Eine interne IT-Stunde kostet 60 Euro.
| Posten | Annahme | Betrag |
|---|---|---|
| Geräte | 100 × 1.400 € | 140.000 € |
| Ersteinrichtung | 100 × 2 h × 60 € | 12.000 € |
| Ein- und Austritte in vier Jahren | 60 × 3 h × 60 € | 10.800 € |
| IT-Zeit für Defekte | 32 × 3 h × 60 € | 5.760 € |
| Reparaturen | 32 × 350 € | 11.200 € |
| Akkutausch | 25 × 150 € | 3.750 € |
| Rückgabe und Löschung am Ende | 100 × 0,5 h × 60 € | 3.000 € |
| Restwert nach vier Jahren | 10 % vom Kaufpreis | −14.000 € |
| Summe | 172.510 € | |
| Pro Laptop und Monat | 172.510 € ÷ 100 ÷ 48 | 35,94 € |
Der reine Gerätepreis abzüglich Restwert liegt bei 26,25 Euro pro Monat. Die Arbeit drumherum legt knapp zehn Euro drauf. Das sind rund 37 Prozent mehr, als die Rechnung vom Händler vermuten lässt.
Noch nicht eingerechnet sind Lizenzen für das Geräte-Management, verlorene Geräte und die Zeit, in der Angestellte ohne Laptop dasitzen. Ebenso wenig das gebundene Kapital: 140.000 Euro, die am ersten Tag fehlen.
Diese 35,94 Euro vergleichst du mit der Mietrate pro Laptop und Monat. Setz dafür die Zahlen aus deinem letzten Jahr ein: Ein- und Austritte, Defekte und die Stunden, die deine IT dafür gebraucht hat.
Laptops mieten oder kaufen im direkten Vergleich
Der Kauf gewinnt beim Startpreis, die Miete bei allem, was danach kommt. Die Tabelle zeigt, wer welche Aufgabe übernimmt, wenn du Laptops über Workplace-as-a-Service bei Everphone mietest.
| Aufgabe | Kauf | Miete bei Everphone |
|---|---|---|
| Anfangsinvestition | Voller Kaufpreis sofort | Keine, nur monatliche Miete |
| Steuer | Abschreibung, bei Laptops oft in einem Jahr | Miete als laufende Betriebsausgabe |
| Einrichtung und Rollout | Eigene IT | Übernimmt Everphone |
| Defekt | Reparatur und Ersatz selbst organisieren | kostenloser Austausch als Teil des Services, Schäden in der Miete abgesichert |
| Verlust | Neues Gerät zum vollen Preis | Es zählt der Zeitwert laut Restwerttabelle |
| Überblick über die Geräte | Eigene Liste oder Software | Asset-Management inklusive |
| Veraltete Technik | Risiko trägt das Unternehmen | Tausch zum Laufzeitende |
| Gerät am Ende | Löschen, verkaufen oder entsorgen | Zertifizierte Löschung und Refurbishment ohne Extrakosten, Kaufoption nach Absprache |
Und Leasing? Leasing finanziert nur den Kaufpreis. Die Arbeit aus der Tabelle bleibt bei dir, und bei der Rückgabe kommen oft Zusatzkosten dazu.
Welche das sind, steht in 9 Gründe für zu hohe Kosten beim Smartphone-Leasing. Everphone least nicht, sondern vermietet Geräte mit Service.
TCO bei Workplace-as-a-Service
Bei Workplace-as-a-Service ist die TCO fast identisch mit der Mietrate. Einrichtung, Austausch, Asset-Management und Löschung sind schon enthalten. Was intern übrig bleibt, ist vor allem die Freigabe der Bestellung und die Übergabe an die Angestellten.
Das macht die Kosten planbar. Ein neues Teammitglied kostet ab dem ersten Monat eine feste Rate, kein Investitionsbudget. Geht jemand, endet die Miete für dieses Gerät oder es geht an die nächste Person.
Für wen sich Laptops mieten lohnt und wann der Kauf besser ist
Die Miete lohnt sich für jede Unternehmensgröße, vom Betrieb mit 20 Angestellten bis zum Konzern. Am deutlichsten rechnet sie sich, wenn mindestens einer dieser Punkte zutrifft:
- Viele Ein- und Austritte, etwa durch Wachstum, Projektgeschäft oder Werkstudierende
- Kein eigenes IT-Team, die Laptops betreut jemand nebenbei
- Angestellte im Homeoffice oder an mehreren Standorten, Geräte gehen per Post hin und zurück
- Hohe Anforderungen an den Nachweis gelöschter Daten
Der Kauf ist die bessere Wahl, wenn ein Laptop kaum Arbeit macht. Das gilt für Geräte, die jahrelang am selben Platz stehen, etwa ein Rechner an der Laborwaage oder im Lager.
Hast du gerade erst eine Flotte gekauft, musst du nicht bis zu deren Lebensende warten. Mit Buy-and-rent-back verkaufst du Bestandsgeräte und mietest sie zurück.
Für Unternehmen mit bis zu 250 Angestellten gibt es den Everphone-Shop: Geräte aussuchen, bestellen, fertig. Größere Unternehmen klären Flotte und Abläufe in einer kurzen Beratung mit dem Everphone-Team.
Häufige Fragen
Ist es günstiger, Laptops zu mieten oder zu kaufen?
Vergleichst du nur Kaufpreis und Mietrate, wirkt der Kauf fast immer günstiger. Fair ist der Vergleich der Gesamtkosten pro Laptop und Monat, inklusive Einrichtung, Defekten und Personalwechseln. In unserem Beispiel legt diese Arbeit knapp zehn Euro pro Gerät und Monat auf den Gerätepreis.
Wie lange sollte man einen Firmen-Laptop nutzen?
Üblich sind drei bis vier Jahre. Länger drückt zwar den Gerätepreis pro Monat, erhöht aber Reparaturen, Akkutausch und das Risiko, dass ein Betriebssystem-Update die Hardware ausschließt. Bei der Miete legst du die Laufzeit vorab fest und bekommst danach neue Geräte.
Kann ich gemietete Laptops steuerlich absetzen?
Die Miete ist eine laufende Betriebsausgabe und mindert den Gewinn im Jahr, in dem sie anfällt. Gekaufte Laptops dürfen seit 2022 mit einer Nutzungsdauer von einem Jahr abgeschrieben werden. Welche Variante steuerlich besser passt, klärst du am besten mit deiner Steuerberatung.
Was passiert mit den Daten, wenn ich einen Mietlaptop zurückgebe?
Everphone löscht zurückgegebene Geräte zertifiziert und bereitet sie danach auf. Das kostet nichts extra, und du musst dich nicht selbst um Löschung und Dokumentation kümmern.