Device-as-a-Service lohnt sich, sobald du die Arbeit rund ums Gerät mitrechnest: Beschaffung, Einrichtung, Reparatur, Tausch, Löschung und Rückgabe. Beim Kauf kosten diese Aufgaben Zeit und Geld, stehen aber in keinem Angebot. Ein Device-as-a-Service-Anbieter wie Everphone bündelt sie in einer monatlichen Miete.
Die Frage „Kaufen oder mieten?“ wird meist am Kaufpreis entschieden. Genau da liegt der Denkfehler.
Ein Smartphone für 900 Euro ist schnell bestellt. Teuer wird es danach: wenn das Display springt, wenn jemand kündigt und das Gerät wochenlang in einer Schublade liegt.
Unsere Haltung: Für die meisten Unternehmen rechnet sich die Miete, wenn die Zeit der IT ehrlich bewertet wird. Es gibt aber Fälle, in denen der Kauf die bessere Wahl ist. Beide Seiten kommen hier vor.
Nachteile des klassischen Gerätekaufs
Beim Kauf zahlst du das Gerät einmal, die Arbeit hast du aber über die ganze Nutzungsdauer. Und jedes Risiko trägst du selbst. Vier Punkte machen den Kauf teurer, als er auf der Rechnung aussieht.
Das Geld ist sofort gebunden
Rüstest du 60 Angestellte mit Smartphones für je 900 Euro aus, sind 54.000 Euro auf einen Schlag weg. Das Geld fehlt dann für neues Personal oder den nächsten Standort.
Dazu kommt die Abschreibung. Smartphones fallen nicht unter die einjährige Abschreibung für Computerhardware. Laut AfA-Tabelle gelten fünf Jahre, sofern das Gerät nicht als geringwertiges Wirtschaftsgut bis 800 Euro netto sofort abgeschrieben wird.
Kontext: Das Bundesfinanzministerium hat im Zuge der „digitalen Abschreibung“ (BMF-Schreiben vom 22.02.2022) die Nutzungsdauer für Computerhardware, Laptops und Tablets auf ein Jahr verkürzt. Smartphones wurden in diesem Schreiben jedoch explizit ausgeklammert.
Der Wert fällt schnell
Ein Smartphone verliert im ersten Jahr spürbar an Wert. Eine Auswertung des Preisvergleichs Geizhals zeigt: Der Neupreis des Galaxy S25 fiel binnen eines Jahres um 29 Prozent, der des Pixel 9 um 39 Prozent.
Für ein gebrauchtes Gerät bekommst du noch weniger. Und der Verkauf ist selbst Arbeit: Gerät prüfen, löschen, eine*n Käufer*in finden, Zahlung abwickeln. In vielen Firmen landen Altgeräte deshalb einfach im Schrank. Ist billiger, wenn auch nicht gerade nachhaltig.
Jeder Defekt landet bei der IT
Ein gesprungenes Display ist beim Kauf ein Ticket mit mehreren Schritten. Jemand muss ein Ersatzgerät besorgen, es einrichten, die Reparatur beauftragen und die Rechnung prüfen. Bis Ersatz da ist, arbeitet der*die Angestellte ohne Gerät.
Oder man muss sich den berühmt-berüchtigten Dual-Swap-Szenarien unterziehen: Erst wird das defekte Smartphone gegen ein Ersatzgerät ausgetauscht (muss natürlich eingerichtet werden), nur um es dann nach der Reparatur wieder zurückzutauschen. Klingt nicht nur umständlich, sondern ist es auch.
Löschen und Entsorgen ist Pflicht
Ein Firmenhandy, das zurückkommt, ist voller Unternehmensdaten. Das BSI verlangt für Smartphones, dass sie verschlüsselt sind, auf Werkseinstellungen zurückgesetzt werden und danach der Einrichtungsprozess durchlaufen wird.
Das klingt nach fünf Minuten. In der Praxis muss jemand das Gerät einsammeln und die Löschung dokumentieren. Danach wird es neu vergeben oder entsorgt.
Wer das nicht sauber festhält, kann später kaum belegen, dass keine Daten auf dem Gerät geblieben sind.
Device-as-a-Service oder Geräte kaufen im direkten Vergleich
Der Kauf gewinnt bei der Anfangsrechnung, Device-as-a-Service bei allem, was danach kommt. Die Tabelle zeigt, wer welche Aufgabe übernimmt. Du kannst es ja mal in unserem TCO-Rechner überprüfen.
| Aufgabe | Kauf | Device-as-a-Service bei Everphone |
|---|---|---|
| Anfangsinvestition | Voller Kaufpreis sofort | Keine, monatliche Miete |
| Einrichtung und Rollout | Eigene IT | Übernimmt Everphone, inklusive MDM |
| Schaden am Gerät | Reparatur und Ersatz selbst organisieren | Austausch als Teil des Services, Schäden in der Miete abgesichert |
| Verlust | Neues Gerät zum vollen Preis | Es zählt der Zeitwert laut Restwerttabelle |
| Überblick, wer welches Gerät hat | Eigene Liste oder Software | Asset-Management inklusive |
| Löschung nach Rückgabe | Selbst durchführen und dokumentieren | Zertifizierte Löschung ohne Extrakosten |
| Gerät am Ende | Verkaufen oder entsorgen | Refurbishment durch Everphone, Kaufoption nach Absprache |
Und Leasing? Leasing ist eine Finanzierung. Die Rate verteilt den Kaufpreis, die Arbeit bleibt bei dir.
Dazu kommen oft Kosten, die erst bei der Rückgabe auffallen. Welche das sind, steht in 9 Gründe für zu hohe Kosten beim Smartphone-Leasing. Everphone least nicht, sondern vermietet Geräte mit Service.
Rechenbeispiel zu den Kosten eines gekauften Firmenhandys
Ein gekauftes Smartphone kostet pro Monat deutlich mehr als einfach nur „Kaufpreis geteilt durch Nutzungsdauer“. Das zeigt ein Beispiel mit 80 Angestellten, Geräten für 900 Euro und drei Jahren Nutzung.
Die übrigen Werte sind Annahmen für das Beispiel, keine Marktzahlen. Pro Jahr gibt es zwölf Ein- und Austritte und zehn Defekte.
Die IT braucht für eine Neueinrichtung 1,5 Stunden, für eine Rückgabe mit Löschung eine Stunde und für einen Defekt mit Ersatzgerät zwei Stunden. Eine interne Stunde kostet 60 Euro.
| Posten | Rechnung | Betrag |
|---|---|---|
| Geräte | 80 × 900 € | 72.000 € |
| Ersteinrichtung | 80 × 1,5 h × 60 € | 7.200 € |
| Ein- und Austritte in drei Jahren | 36 × 2,5 h × 60 € | 5.400 € |
| Arbeitszeit für Defekte in drei Jahren | 30 × 2 h × 60 € | 3.600 € |
| Reparaturen in drei Jahren | 30 × 200 € | 6.000 € |
| Summe | 94.200 € | |
| Pro Gerät und Monat | 94.200 € ÷ 80 ÷ 36 | 32,71 € |
Der reine Gerätepreis liegt bei 25 Euro pro Monat. Die Arbeit drumherum legt fast acht Euro drauf.
Noch nicht eingerechnet sind MDM-Lizenzen, verlorene Geräte und der Aufwand für Verkauf oder Entsorgung. Abziehen kannst du einen Restwert, falls du die Geräte verkaufst.
Diesen Betrag vergleichst du mit der Miete pro Gerät und Monat. Setz dafür deine eigenen Zahlen ein. Welche Posten in eine vollständige Rechnung gehören, zeigt der Artikel zum TCO-Rechner für Smartphones.
Für welche Unternehmen sich Device-as-a-Service besonders lohnt
Device-as-a-Service lohnt sich für jede Unternehmensgröße, vom Betrieb mit 20 Angestellten bis zum Konzern. Am deutlichsten rechnet es sich, wenn mindestens einer dieser Punkte auf dein Unternehmen zutrifft:
- Viele Ein- und Austritte, etwa durch Wachstum, Saisonarbeit oder Projektgeschäft
- Kein eigenes IT-Team, die Geräte betreut jemand nebenbei
- Angestellte an mehreren Standorten oder im Homeoffice, Geräte müssen per Post hin und zurück
- Hochwertige Geräte, bei denen jeder Ausfall Umsatz oder Kundentermine kostet
- Strenge Anforderungen an Datenschutz und den Nachweis gelöschter Daten
Gerade kleine Firmen unterschätzen den Effekt. Bei 30 Angestellten gibt es niemanden, dessen Job die Geräte sind. Also erledigt es jemand aus dem Office-Management zwischen zwei anderen Aufgaben. Jeder Defekt bremst diese Person aus.
Für Unternehmen mit bis zu 250 Angestellten gibt es den Everphone-Shop: Geräte aussuchen, bestellen, fertig. Größere Unternehmen klären Flotte und Abläufe in einer kurzen Beratung mit dem Everphone-Team.
Wann sich der Kauf mehr lohnt
Der Kauf ist die bessere Wahl, wenn ein Gerät kaum Arbeit macht. Das ist der Fall, wenn es jahrelang am selben Ort bleibt und selten in andere Hände wechselt.
Ein Beispiel ist das Tablet, das als Raumkalender neben dem Besprechungsraum hängt. Es wird einmal eingerichtet und danach nur noch selten angefasst. Hier bezahlst du bei der Miete einen Service, den du kaum brauchst.
Auch wer gerade erst eine ganze Flotte gekauft hat, muss nicht warten, bis die Geräte alt sind. Mit Buy-and-rent-back verkaufst du die Bestandsgeräte und mietest sie zurück.
Wie das funktioniert, steht in Von Capex zu Opex: Firmenhandys mieten mit „Buy and rent back“.
Für alle anderen gilt: Rechne einmal mit echten Zahlen nach. Nimm die Zahl der Ein- und Austritte und Defekte aus dem letzten Jahr und schätze die Stunden dafür. Dann siehst du, was deine Geräte pro Monat kosten.
Häufige Fragen
Ist Device-as-a-Service teurer als der Kauf?
Vergleichst du nur Kaufpreis und Miete, wirkt der Kauf fast immer günstiger. Die Miete enthält aber Leistungen, die du beim Kauf selbst erbringst, etwa Austausch, Löschung und Asset-Management. Fair ist nur der Vergleich der Gesamtkosten pro Gerät und Monat.
Lohnt sich Device-as-a-Service auch für kleine Unternehmen?
Ja. Kleine Unternehmen haben selten jemanden, der sich hauptberuflich um Geräte kümmert. Genau diese Arbeit nimmt die Miete ab. Für Firmen mit bis zu 250 Angestellten gibt es dafür den Everphone-Shop.
Was passiert, wenn ein Mietgerät kaputtgeht oder verloren geht?
Ein beschädigtes Gerät tauscht Everphone als Teil des Services aus, der Schaden ist in der Miete abgesichert. Geht ein Gerät verloren, zählt sein Zeitwert laut Restwerttabelle, nicht der Neupreis.
Kann ich die Geräte am Ende der Miete kaufen?
Ja, eine Kaufoption zum Laufzeitende ist nach Absprache möglich. Gibst du die Geräte zurück, löscht Everphone sie zertifiziert und bereitet sie ohne Extrakosten für den nächsten Einsatz auf.
Ist Device-as-a-Service dasselbe wie Leasing?
Nein. Leasing finanziert den Kaufpreis, Verwaltung, Reparatur und Rückgabe bleiben bei dir. Bei Device-as-a-Service mietest du die Geräte mit diesen Leistungen zusammen.