Il se peut que votre entreprise autorise déjà le PAP ou envisage de le faire. Il faut savoir que nombreux sont les aspects juridiques du PAP (prenez vos appareils personnels) à connaître avant de l’autoriser en entreprise. Nous vous expliquons tout dans cet article.
Que faut-il prendre en compte lors de l’accord d’utilisation du PAP ?
Les entreprises ont parfois recours au PAP (prenez vos appareils personnels), que l’on appelle aussi BYOD en anglais, car cette méthode présente de nombreux avantages.
En effet, le PAP consiste à autoriser les salariés à apporter leurs propres appareils électroniques (smartphones, tablettes, ordinateurs) pour les utiliser dans le cadre de leur travail au sein de l’entreprise. De ce fait, les employés disposent d’appareils qu’ils connaissent très bien et qu’ils ont choisis.
Les entreprises y voient également souvent une économie d’argent car les coûts liés à l’équipement électronique des salariés est moindre. Cependant, autoriser le PAP dans l’entreprise n’est pas aussi simple qu’il n’y paraît car il existe une multitude d’aspects juridiques à prendre en compte.
Que dit le droit du travail du PAP ?
Tout d’abord, le PAP (prenez vos appareils personnels) pose un problème du point de vue de la durée du temps de travail. Etant donné que les employés utilisent leurs appareils personnels pour travailler, ils peuvent également le faire depuis chez eux. Il n’est pas rare qu’ils consultent des mails ou des dossiers professionnels à leur domicile. Ce temps supplémentaire de “travail” doit-il être considéré comme du temps de travail ? Justifie-t-il une rémunération ?
Il devient plus difficile pour les entreprises de connaître le temps de travail réel de leurs employés. Il en est de même pour les autorités et leurs contrôles pour vérifier si les salariés respectent ou non la durée légale de temps de travail. Le droit français n’a pas encore tout à fait tranché la question mais il est nécessaire d’être vigilant concernant ces aspects juridiques du PAP.
PAP et RGPD
Le système du PAP, ou prenez vos appareils personnels, pose également un problème du point de vue de la protection des données des salariés utilisant les appareils mobiles. En effet, ces appareils regorgent d’applications collectant les données des utilisateurs et il est parfois difficile d’en faire une gestion adéquate. Nous pouvons par exemple citer les technologies de géolocalisation ou encore les applications enregistrant les coordonnées bancaires.
L’Union Européenne a donc rédigé le RGPD, ou Règlement Général de Protection des Données, pour donner un cadre à la majorité des aspects juridiques du PAP (prenez vos appareils personnels).
Selon ce règlement, les entreprises n’ont pas le droit d’accéder aux données personnelles des salariés présentes sur les appareils utilisés à titre professionnel. Cela vaut également pour les appareils amenés dans l’entreprise dans le cadre du PAP.
Toutes ces mesures contribuent à lutter contre les violations de la vie privée des employés (collecte des données pour les revendre, espionnage, etc) par l’entreprise. En cas de vol des données du salarié dans le cadre de son activité professionnelle, c’est l’entreprise qui sera tenue responsable.
Pour faire face à ce genre de litige, l’entreprise doit apporter la preuve qu’elle a tout mis en œuvre pour assurer la protection des données de ses employés. Une tâche qui peut s’avérer complexe si les appareils ne sont pas détenus par l’entreprise et qu’elle n’a donc aucun contrôle dessus.
PAP et assurances
Avec l’apparition de nouveaux aspects juridiques du PAP (prenez vos appareils personnels), l’entreprise fait face à des enjeux inédits du point de vue de sa sécurité. Le PAP implique souvent de souscrire à des contrats d’assurance supplémentaires pour se protéger des risques que ce programme présente pour les données informatiques de l’entreprise.
En effet, malgré les avantages apportés par l’autorisation du PAP dans l’entreprise, cette méthode est également synonyme de nombreux inconvénients.
Les inconvénients du PAP (prenez vos appareils personnels)
- Départ soudain de l’employé avec l’appareil et ses données
- Mauvaise gestion des risques informatiques
- Mauvaise configuration des appareils
Il est souvent difficile de lier BYOD et protection des données, et il s’agit là d’un inconvénient majeur du PAP. En effet, les appareils ne sont pas détenus par l’entreprise, cette dernière ne peut donc pas s’assurer qu’ils sont correctement configurés du point de vue de la sécurité.
Si les employés ne sont pas bien informés à propos des aspects juridiques du PAP, ils peuvent passer à côté de certains critères essentiels en matière de sécurité. Par exemple, l’absence d’un antivirus sur un appareil mobile peut représenter une menace pour l’entreprise. En effet, les appareils mal protégés peuvent amener des virus informatiques et autres malwares dans les locaux.
Nous avons surtout parlé de la sécurité des données de l’employé jusqu’à maintenant mais le PAP peut également mettre en danger les données de l’entreprise si les appareils ne présentent pas les mesures de sécurité adéquates. Une fois de plus, il sera difficile pour l’entreprise de faire reconnaître la faute de l’employé en cas de vol de données confidentielles de l’entreprise sur un appareil issu du programme PAP.
Comment pallier les problèmes liés aux aspects juridiques du PAP?
Une flotte de mobiles gérée par l’entreprise
Pour faire face aux problèmes du PAP que nous avons précédemment cités, il existe plusieurs alternatives. D’abord, d’autres programmes ont vu le jour tels que le CYOD (Choisissez votre propre appareil) ou le VAP (Voici votre appareil personnel) pour une meilleure intégration de l’employé dans le choix des appareils utilisés en entreprise.
En outre, nous vous conseillons d’acquérir une flotte d’appareils pour le compte de l’entreprise afin de les mettre ensuite à la disposition de vos employés. Pour ce faire, vous avez le choix entre l’achat, le leasing ou la location à long terme.
Chez Everphone, nous vous proposons Phone as a Service, une offre de location de smartphones à long terme parfaitement adaptée aux entreprises qui souhaitent équiper leurs salariés avec des appareils mobiles.
Nous vous proposons de configurer les paramètres de sécurité des téléphones que vous louerez en fonction de vos besoins et des aspects juridiques des téléphones d’entreprise en général.
Une flotte mobile homogène et protégée grâce à un MDM
De plus, nous vous conseillons d’intégrer un logiciel de MDM à votre flotte mobile. Un système MDM ou Mobile Device Management est un système de gestion centralisée des appareils mobiles connectés au même serveur ou à la même station de travail.
Si vous n’étiez pas certain de maîtriser tous les aspects juridiques du PAP, vous aurez le contrôle sur tous les paramètres de votre flotte mobile avec un logiciel MDM. En effet, ce système permet d’agir sur les appareils à distance pour leur appliquer des mises à jour ou des changements de paramètres.
Étant donné que vous disposez d’une vue d’ensemble de tous les appareils mobiles de l’entreprise, vous connaissez le nombre exact d’appareils utilisés, leur état de fonctionnement ainsi que les mesures de sécurité qui y sont intégrées.
Vous êtes donc assurés que leur utilisation est conforme à la politique informatique de l’entreprise et donc au RGPD. Les risques de violation des données personnelles des employés ou de vol des données confidentielles de l’entreprise sont alors moindres.
En outre, le fait que les appareils utilisés par les employés soient détenus et gérés par l’entreprise n’implique pas de gros changement pour eux : ils pourront tout aussi bien utiliser Whatsapp sur le téléphone professionnel qu’ils le faisaient auparavant sur leur téléphone personnel.
La location de téléphones présente un avantage similaire au PAP : l’entreprise n’a pas à gérer les réparations du téléphone. En effet, Everphone s’occupe de tout en cas de problème avec les téléphones loués.
Enfin, il est important de s’assurer que vous vous fournissez auprès d’une entreprise qui se charge d’éliminer le téléphone portable en toute sécurité lorsqu’il ne fonctionne plus. Everphone s’engage à effacer toutes les données présentes sur les appareils qui ne sont plus utilisables avant de les recycler.
