Choose-your-own-Device (CYOD) führst du ein, indem du ein Budget pro Gerät festlegst, einen Katalog freigegebener Modelle bestimmst, die Zuzahlung regelst, den Betriebsrat einbindest und jedes Modell einmal im MDM vorbereitest.
Danach wählen Angestellte selbst. Ein Device-as-a-Service-Anbieter wie Everphone liefert Auswahl und Zuzahlung als Teil seines Services und bietet deinen Angestellten eine webshopähnliche Oberfläche zur Auswahl der genehmigten Geräte schon fix und fertig an. Für uns ist „CYOD“ quasi nur „DaaS mit Benefits“. Machen wir täglich.
Wer CYOD einführt, verbindet alle Vorteile von DaaS mit einem konsequent nutzerzentrierten Fokus auf die Bedürfnisse seiner Angestellten. Man tauscht Kontrolle über jedes einzelne Smartphone-Modell gegen die Kontrolle über den Prozess. Das ist heute problemlos umsetzbar.
Geräteauswahl für CYOD vordefinieren
Grundlegendes zur Geräteauswahl: Unserer Erfahrung nach ist es sinnvoll, sich auf die gängigsten Geräte zu konzentrieren. Bei Smartphones wären dies natürlich iPhones, die Google-Pixel-Reihe, dazu die Premium-Geräte sowie ausgesuchte Mittelklasse-Modelle von Samsung. Sie bilden den Kern der CYOD-Geräteauswahl, vielleicht noch ergänzt um ein paar Preis-Leistungsschlager.
Da die Portfolios wie das gesamte DaaS-Angebot sich andauernd dem Markt anpassen, kann die tatsächliche Zahl in einem Portfolio leicht schwanken.
Das Portfolio kann jedes Unternehmen nach eigenem Gutdünken mit Everphone bestimmen. Sinnvollerweise müssen es mindestens zwei Geräte sein, sonst gibt es ja keine Wahlmöglichkeit.
Der Portfolio-Sweet-Spot, der eine ausreichend große Auswahl für die Mitarbeiter*innen bietet, liegt zwischen 15 und 20 Modellen. Dann ist für jeden Geschmack was dabei.
Jedes einzelne Einsteigermodell abzubilden, ist hingegen nicht sinnvoll: Es sind schlicht zu viele und sie sind auch kaum dazu angetan, eine herausragende Nutzererfahrung zu erzeugen, was eine der grundlegenden Motivationen ist, um CYOD überhaupt einzuführen.
Wann lohnt sich Choose-your-own-Device?
CYOD lohnt sich in zwei Fällen besonders, die sich nicht gegenseitig ausschließen.
Erstens, wenn das Gerät für Angestellte mehr ist als ein gelegentliches Werkzeug, sondern wenn es intensiv genutzt wird. Dann sind Angestellte produktiver, wenn sie mit einem Gerät und vor allem Betriebssystem arbeiten können, das ihnen liegt und mit dem sie vertraut sind. Wenn hingegen iOS-Enthusiasten mit Android arbeiten sollen, ist Frust vorprogrammiert.
Zweitens, wenn Angestellte das Gerät auch privat nutzen können. Das ist bei DaaS von Everphone grundsätzlich so angedacht, weil es nachhaltiger ist und eben ein Benefit. Richtig geil ist der Benefit natürlich erst dann, wenn man sich das Handy selbst aussuchen kann.
Schritt 1: Budget pro Gerät festlegen
Das Budget ist die Obergrenze, die das Unternehmen übernimmt. Alles darüber zahlen Angestellte selbst. Es wird pro Gerätekategorie festgelegt.
Ein Beispiel mit erfundenen Zahlen, nur zur Veranschaulichung: Liegt das Budget für ein Smartphone bei 35 € im Monat, ist ein Standardmodell mit 33 € vollständig gedeckt. Ein Pro-Modell mit 48 € führt zu einer Differenz von 13 €. Diese Differenz ist die Zuzahlung.
| Modell (Beispiel) | Kosten im Monat | Budget | Zuzahlung |
|---|---|---|---|
| Standardmodell | 33 € | 35 € | 0 € |
| Pro-Modell | 48 € | 35 € | 13 € |
| Faltbares Modell | 70 € | 35 € | 35 € |
Wichtig für die Einführung: Das Budget richtet sich nach dem, was Angestellte für ihre Arbeit brauchen, nicht nach dem teuersten Gerät im Katalog.
Schritt 2: CYOD-Portfolio (Modellkatalog) definieren
Wähle eine Handvoll Modelle. Mindestens eines sollte unter dem Budget liegen, damit auch Angestellte, die keine Zuzahlung leisten wollen, sich ein privat nutzbares Gerät ziehen können.
Wir empfehlen, sowohl iOS als auch Android anzubieten. Wenn der IT-Support sich das nicht zutraut: Egal, denn den Support leistet im Rahmen von Device-as-a-Service sowieso Everphone.
Das Portfolio ist natürlich nicht in Stein gemeißelt. Neue Modelle kommen regelmäßig hinzu, alte fallen weg. Die Details besprichst du bei Everphone einfach mit deinem Account-Manager, um dein Portfolio ab und zu upzudaten.
Schritt 3: Regeln zur Zuzahlung festlegen
Die Zuzahlung ist der Teil, der in der Praxis die meisten Fragen auslöst. Typische Fragen sind:
- Gilt die Zuzahlung für alle Modelle über Budget oder nur für ausgewählte?
- Wann und wie wird sie fällig, einmalig oder laufend?
- Was passiert, wenn die Person das Unternehmen vor Ende der Laufzeit verlässt?
- Wie wird sie im Auswahlprozess angezeigt? Die Differenz sollte sichtbar sein, bevor jemand bestellt.
In der Praxis ist das alles unproblematisch: Die Angestellten erhalten Zugang zum Everphone-Portal (auch beim Onboarding schon frühzeitig möglich mit einem Login-Token) und suchen sich einfach dort ihr Gerät aus.
Die Zuzahlungsstufen werden voll transparent für jedes Gerät abgebildet. Der Arbeitgeber entscheidet, ob die Zuzahlung vom Bruttogehalt oder vom Netto abgeht. Die Übergabe der Zuzahlungsdaten erfolgt automatisiert von Everphone an die Buchhaltung/HR-Software des Kunden.
Schritt 4: Betriebsrat und Datenschutz früh einbinden
Sobald das Gerät Daten über Nutzung oder Standort erfassen kann, hat ein bestehender Betriebsrat nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG ein Mitbestimmungsrecht. Das gilt unabhängig davon, ob du CYOD, COPE oder ein Einheitsgerät einführst.
Das Auswahlmodell selbst ist selten das Problem. Konflikte entstehen bei der Frage, was das MDM sieht. Lege deshalb gemeinsam fest, welche Daten erfasst werden und welche nicht, und halte es in einer Vereinbarung fest. Wer das nach dem Rollout nachholt, verliert Zeit und Vertrauen.
Bei privater Nutzung des Geräts ist eine saubere Datentrennung für Privates und Dienstliches unerlässlich. Das ist heute durch einfache technische Maßnahmen und die Verwendung eines MDMs (Mobile-Device-Management-Software) problemlos möglich. Wie das aussieht, beschreibt der Artikel zur Datentrennung auf dem Firmenhandy.
Schritt 5: Jedes Modell einmal im MDM vorbereiten
Der Aufwand für die IT entsteht nicht bei der Auswahl, sondern bei der Vorbereitung. Für jedes Modell im Katalog legst du einmal Konfigurationsprofil, App-Pakete und Sicherheitsrichtlinien an. Danach ist die Einrichtung eines Geräts ein Standardvorgang, egal welches Modell gewählt wurde.
Teste jedes neue Modell vor der Aufnahme in den Katalog mit einem Gerät. Ein Modell, das im MDM nicht sauber läuft, gehört nicht in die Auswahl, auch wenn es beliebt ist. Wie Verwaltung und Rollout zusammenspielen, zeigt der Überblick zur Geräteverwaltung. Bei Everphone musst du dafür nichts machen; das Enrollment gehört zu unserem Service.
Schritt 6: Auswahl in den Onboarding-Prozess einbauen
Der beste Zeitpunkt für die Auswahl ist vor dem ersten Arbeitstag. Das Gerät soll da sein, wenn die neue Kollegin ankommt. Dafür braucht der Auslöser eine feste Stelle: HR legt die Person an, sie bekommt einen Link zur Auswahl, wählt ihr Modell, die Bestellung läuft.
Wie sich das aus dem HR-System anstoßen lässt, beschreibt der Artikel zur Gerätebestellung über das HR-System. Easy.
Bestandsgeräte lassen sich übrigens auch zu CYOD-Geräten wandeln: Wenn sich ein Unternehmen für DaaS mit Everphone entscheidet, bieten wir einen sogenannten Mietrückkauf an (BARB). Das integriert die Bestandsgeräte und diese können dann nach einer vereinbarten Frist (zum Beispiel ein Monat) „upgegradet“ werden – die Angestellten können dann im Portal ein CYOD-Smartphone wählen.
Häufige Fragen
Was ist der Unterschied zwischen CYOD und COPE?
Bei COPE bestimmt das Unternehmen das Gerät, das auch privat genutzt werden darf. Bei CYOD wählen Angestellte aus einem vorab freigegebenen Katalog. Eigentümer des Geräts ist in beiden Fällen das Unternehmen. CYOD ist also COPE + Gerätewahl.
Wie viele Modelle sollte ein CYOD-Katalog haben?
Mindestens zwei. Optimale Auswahl ist bei 15-20 Geräten. Bei einer noch größeren Auswahl wird es unübersichtlich, ohne dass Angestellte wirklich was davon haben.
Müssen Angestellte beim Choose-your-own-Device zuzahlen?
Nein, die Zuzahlung ist optional für Geräte, die teurer sind als das Firmenbudget. Das Budget deckt Modelle bis zu einer Obergrenze komplett. Nur wer ein teureres Modell möchte, trägt die Differenz selbst. Wie das bei Everphone abgewickelt wird, lässt sich im Angebot zu Choose-your-own-Device nachlesen.
Muss der Betriebsrat bei CYOD zustimmen?
Wenn es einen Betriebsrat gibt und die Geräte technisch Nutzungs- oder Standortdaten erfassen können, greift das Mitbestimmungsrecht nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG. Es betrifft die Geräteverwaltung insgesamt, nicht speziell die Auswahl.
Ab wie vielen Angestellten lohnt sich CYOD?
Eine feste Untergrenze gibt es nicht. Bei Everphone kann grundsätzlich jede Kundenorganisation mit DaaS auch CYOD einführen.