Firmenhandys outsourcen: Was du abgibst und was bei dir bleibt

Wenn du Firmenhandys outsourcest, gibst du den operativen Betrieb ab: Beschaffung, Einrichtung, MDM, Reparatur, Austausch und Support.

Bei dir bleiben die Entscheidungen: wer welches Gerät bekommt, welche Regeln gelten und wer für den Datenschutz geradesteht.

Am einfachsten gelingt das mit einem Device-as-a-Service-Anbieter wie Everphone, der Geräte und Verwaltung in einer Miete bündelt.

Die meisten IT-Teams haben das Firmenhandy-Management nie bewusst übernommen. Es ist dazugekommen: erst zehn Geräte, dann dreißig, dann ein MDM, das jemand „nebenbei“ pflegt. Irgendwann hängt an einer Person, dass neue Angestellte am ersten Tag ein eingerichtetes Gerät haben und dass ein verlorenes Handy schnell gesperrt ist.

Dieser Artikel sagt dir, welche Aufgaben du sinnvoll abgibst, welche du nicht abgeben kannst und wo du die möglicherweise gründlich die Finger verbrennst beim Verwalten.

Welche Aufgaben beim Firmenhandy sich auslagern lassen

Auslagern lässt sich alles, was nach festen Regeln immer gleich abläuft. Entscheiden musst du dort, wo Regeln überhaupt erst entstehen. Die Tabelle zeigt die Aufteilung, die sich in der Praxis bei uns schon hundertfach bewährt hat.

Wir gehen davon aus, dass du einen Device-as-a-Service-Anbieter wie Everphone gewählt hast und spiegeln im Grunde hier unseren eigenen Service wider. Was andere Unternehmen machen, können wir im Detail nicht einschätzen.

Was bei dir bleibt, auch wenn du alles auslagerst

Die Verantwortung für den Datenschutz bleibt bei dir. Nach der DSGVO bist du Verantwortlicher, auch wenn ein Dienstleister die Geräte verwaltet. Der Anbieter verarbeitet Daten in deinem Auftrag und braucht dafür einen Vertrag nach Artikel 28 DSGVO. Das alles haben wir für unsere Kunden natürlich fertig bereitliegen.

Grundsätzlich sind unsere Geräte durch ein sauberes Konzept der Datentrennung via MDM schon datenschutzkonform. Besondere Anforderungen werden im Vorfeld geklärt.

Zwei weitere Fragen bekommen wir sehr oft gestellt:

Ist private Nutzung erlaubt?

Bei Everphone sind wir starke Befürworter der privaten Nutzung: Sie lässt sich heutzutage problemlos technisch lösen, kann zu einem sehr beliebten Benefit werden und ist unterm Strich für eure Angestellten nicht nur praktischer, sondern auch nachhaltiger. Man braucht halt nicht zwei Geräte, sondern eben nur eins.

Was passiert bei einem Verlust?

Wird eines unserer Geräte gestohlen oder geht verloren, ist das natürlich ärgerlich. Es wird sofort per Remote-Lock gesperrt oder per Remote-Wipe gleich gelöscht, um unbefugten Zugriff auf die Unternehmensdaten zu verhindern.

Ob das Everphone macht oder deine IT, hängt von der Integrationstiefe des MDM ab – manche Kunden möchten sich selbst darum kümmern.

Wir verschicken dann ein Ersatzgerät an die*den betroffene*n Angestellte*n. Für das verloren gegangene Gerät berechnen wir den Zeitwert zum Zeitpunkt des Verlusts.

Outtasking oder Komplett-Outsourcing

Fachleute unterscheiden zwei Modelle. Beim Outtasking gibst du einzelne Aufgaben ab, den Rest behältst du. Beim Outsourcing übergibst du einen ganzen Bereich mit Ergebnisverantwortung.

Für Firmenhandys ist Device-as-a-Service der goldene Mittelweg: Du hast nur noch einen einzigen Anbieter für Gerät und Verwaltung und nur noch die strategische Steuerung liegt bei dir.

Die Alternativen sind aufwändig. Ein Händler liefert die Geräte, eine Firma betreibt das MDM, der Mobilfunkanbieter kümmert sich um die Tarife, eine Werkstatt repariert. Das sind vier Verträge mit vier Ansprechpersonen, und bei jedem Vorfall fragt die IT, wer gerade zuständig ist. Und das alles muss auch noch abgerechnet werden.

https://youtu.be/K_7YCJjuSrY

Bei einem Device-as-a-Service-Vertrag steckt das alles in einer Miete. Everphone übernimmt MDM, Tarife, Rollout, Geräteaustausch und 1st-Level-Support. Beschädigte Geräte werden als Teil des Services ausgetauscht, Schäden sind in der Miete abgesichert.

Was das im Vergleich zum Kauf ändert, beschreibt der Artikel Vorteile von DaaS gegenüber klassischen Systemhäusern.

Wann sich das Outsourcen von Firmenhandys lohnt

Es lohnt sich, wenn das Firmenhandy-Management bei dir Zeit frisst, die niemand eingeplant hat. Das lässt sich in einer Woche messen. Zähl, wie viele Anfragen zu Geräten bei der IT landen und wie lange jede dauert: Einrichtung, Austausch, SIM-Tausch, Zugangsdaten, Rückgabe.

Dann rechnest du in drei Posten:

1. Stunden pro Monat für Geräteaufgaben, multipliziert mit dem internen Stundensatz.
2. Ausfallzeiten: Wie lange arbeitet jemand ohne Gerät, bis der Ersatz da ist?
3. Der Aufwand, der sich schlecht beziffern lässt: Lagerhaltung, Altgeräte, Abschreibungen, Rückgabe-Chaos beim Austritt.

Diese Summe stellst du der Mietrate gegenüber. Eine Mindestgröße gibt es nicht.

Entscheidend ist nicht die Zahl der Geräte, sondern ob die Aufgabe einen Menschen auslastet oder nebenher mitläuft. Auch in einem kleinen Unternehmen wird es teuer, wenn die einzige IT-Kraft jeden Monat zwei Tage mit Handys verbringt. Mehr zur Frage der Größe steht im Artikel Ab welcher Größe ist Device-as-a-Service sinnvoll?

Worauf du im Vertrag achten solltest

Der Vertrag entscheidet, ob Outsourcing funktioniert. Fünf Punkte gehören hinein:

• Auftragsverarbeitung: Vertrag nach Art. 28 DSGVO, mit Angabe, wo Daten verarbeitet werden.
• Reaktionszeiten: Wie schnell wird ein verlorenes Gerät gesperrt? Wie schnell kommt Ersatz? Zahlen statt „zeitnah“.
• Datenlöschung: Zertifizierte Löschung bei Rückgabe, mit Nachweis pro Gerät.
• Ausstieg: Was passiert mit Geräten und Konfiguration, wenn du kündigst? Gibt es eine Kaufoption zum Laufzeitende?
• Transparenz: Siehst du Bestand, Status und Zuordnung jederzeit selbst, im Portal oder per API?

Die Fragen, die jedes Angebot beantworten muss, stehen ausführlicher in DaaS-Anbieter auswählen: 9 Fragen. Zum Datenschutz im Detail hilft Ist Device-as-a-Service DSGVO-konform?.

Für wen sich das Outsourcen von Firmenhandys lohnt

Wenn bei dir die Geräteverwaltung an einer Person oder einem Team hängt, die eigentlich andere Aufgaben haben: ja. Wenn du mehrere Dienstleister für Geräte, MDM und Tarife jonglierst: ja, aber bündle sie.

Der nächste Schritt ist die Woche mit der Strichliste. Danach weißt du, was die Aufgabe kostet, und kannst Angebote vergleichen, statt Bauchgefühl gegen Bauchgefühl zu stellen.

Wenn dich die Kostenfrage antreibt, kannst du auch mit unserem TCO-Rechner einen Vergleich anstellen: https://deviceforecast-v2.everphone.org/

Häufige Fragen

Was bedeutet es, das Firmenhandy-Management zu outsourcen?

Du gibst Aufgaben wie Beschaffung, MDM-Betrieb, Reparatur, Austausch und Support an einen externen Anbieter ab. Richtlinien, Budget und Datenschutzverantwortung bleiben bei dir. Bei Device-as-a-Service sind Geräte und Verwaltung in einer monatlichen Miete gebündelt.

Verliere ich beim Outsourcen die Kontrolle über meine Daten?

Nicht, wenn der Vertrag stimmt. Du bleibst Verantwortlicher nach DSGVO, der Anbieter verarbeitet als Auftragsverarbeiter nach deinen Weisungen. Wichtig sind der Vertrag nach Art. 28 DSGVO, ein klarer Ort der Verarbeitung und eine zertifizierte Löschung bei Rückgabe.

Was kostet es, Firmenhandys zu outsourcen?

Eine pauschale Zahl wäre erfunden. Die Kosten hängen von Gerätemodell, Laufzeit und Leistungsumfang ab. Vergleich die Mietrate mit deinen internen Kosten für Stunden, Ausfallzeiten und Lagerhaltung. Für Smartphones hilft dabei der TCO-Rechner für Smartphones.

Lohnt sich das auch für kleine Unternehmen?

Ja. Es gibt keine Mindestgröße. Entscheidend ist, ob die Geräteverwaltung bei dir Zeit bindet, die an anderer Stelle fehlt. Bei einer einzelnen IT-Kraft ist das oft schon bei einer kleinen Flotte der Fall.