Gerätebereitstellung im Onboarding automatisieren heißt: Der HR-Eintrag einer neuen Person löst die Bestellung ihrer Arbeitsgeräte selbst aus. Der Lieferant, zum Beispiel ein Device-as-a-Service-Anbieter wie Everphone, verschickt Laptop und Smartphone vorkonfiguriert ins Büro oder nach Hause. Am ersten Tag meldet sich die Person an, und das Gerät richtet sich selbst ein.
Dafür brauchst du kein großes IT-Projekt. Du brauchst eine Regel, welche Rolle welche Geräte bekommt, und einen Lieferanten, der danach ohne Rückfragen arbeitet.
Der Engpass liegt fast nie in der Technik. Er liegt in der Übergabe zwischen HR und IT: Wer sagt wem wann Bescheid? Genau diese Übergabe nimmt dir die Automatisierung ab.
Wie die Gerätebestellung bei Neueinstellungen meist läuft
In vielen Unternehmen hängt die Bestellung an einer E-Mail. HR schickt dem IT-Team den Namen, das Startdatum und die Abteilung. Die IT fragt nach, welches Gerät es sein soll, bestellt beim Händler und richtet den Laptop nach der Lieferung von Hand ein.
Jeder dieser Schritte ist eine Übergabe, und an jeder kann etwas liegen bleiben. Die Mail landet im Postfach von jemandem, der im Urlaub ist. Die Abteilung fehlt. Das Modell ist nicht lieferbar. Das Ganze kann recht kompliziert werden.
Am Ende sitzt die neue Kollegin am ersten Tag mit einem alten Leihgerät aus dem Schrank da. Oder ganz ohne Laptop, weil er noch beim Einrichten ist. Das ist mehr als ein Schönheitsfehler, das ist der Super-GAU beim Onboarding.
Der Onboarding-Super-GAU: leerer Schreibtisch und langes Gesicht
Wer das schon einmal erlebt hat, weiß, was das für einen Eindruck macht: Nicht nur sitzt man als neuer Angestellter absolut sinnlos dekorativ vor einem leeren Tisch. Sondern es hinterlässt auch massive Skepsis am Organisationsgeschick und der Effizienz des Unternehmens, dem man sich gerade angeschlossen hat. Und das gleich am ersten Tag.
In Deutschland kündigen laut Studien von XING/Appinio und aktuellen Branchenberichten rund 50 Prozent aller Angestellten, die ein neues Arbeitsverhältnis beenden, noch innerhalb des ersten Jahres bzw. während der gesetzlichen Probezeit.
Ein pünktlich gelieferter Laptop verhindert keine Kündigung. Ein fehlendes Gerät zeigt aber am ersten Tag, wie verpeilt der neue Arbeitgeber ist. Und dieser schlechte erste Eindruck lässt sich nicht wieder einfangen.
So läuft die automatische Gerätebereitstellung vom HR-Eintrag bis zum ersten Tag
Nehmen wir ein Beispiel: Jonas fängt am 1. Dezember als Projektleiter an und arbeitet überwiegend im Homeoffice. So kommt er zu seinen Geräten, wenn die Bereitstellung automatisiert ist.
- HR legt Jonas im HR-System an, mit Rolle, Startdatum, Kostenstelle und Lieferadresse. Für HR ist das der einzige Schritt.
- Aus dem Eintrag entsteht die Bestellung. Die Rolle „Projektleitung“ steht für ein festgelegtes Gerätepaket, etwa einen 14-Zoll-Laptop und ein Smartphone.
- Der Lieferant bereitet die Geräte vor. Er registriert den Laptop in Windows Autopilot oder, bei Macs, in Apple Business und verknüpft ihn so mit eurem MDM. Auch das Smartphone wird ins MDM integriert.
- Die Geräte gehen rechtzeitig an Jonas' Privatadresse. Status und Seriennummer landen in deinem System, sodass die Zuordnung von Gerät und Person von Anfang an stimmt.
- Am ersten Tag schaltet Jonas den Laptop ein und meldet sich mit seinem Firmenkonto an. Richtlinien und Apps lädt das Gerät selbst aus eurem MDM.
Die IT taucht in diesem Ablauf nicht mehr auf. Ihre Arbeit liegt davor: Sie hat einmal festgelegt, welche Rolle welches Paket bekommt.
Möglich macht das die Registrierung. Bei Microsoft sorgt Windows Autopilot dafür, dass Geräte direkt an die Nutzer*innen gehen, ohne dass die IT sie anfasst. Apple bietet dasselbe mit der automatisierten Geräteregistrierung, Google für Android mit der Zero-Touch-Registrierung.
Der Unterschied zum Ablauf per E-Mail im Überblick:
| Schritt | Ohne Automatisierung | Mit Automatisierung |
|---|---|---|
| Bestellung anstoßen | HR schreibt der IT eine E-Mail | Der HR-Eintrag löst die Bestellung aus |
| Gerät auswählen | IT fragt bei der Führungskraft nach | Gerätepaket pro Rolle ist hinterlegt |
| Einrichten | IT installiert von Hand | Gerät richtet sich beim ersten Login ein |
| Versand | IT verschickt selbst oder legt es auf den Tisch | Lieferant schickt ins Büro oder nach Hause |
| Inventar | Jemand trägt die Seriennummer nach | Gerätedaten kommen automatisch zurück |
Was HR und IT vorher einmal festlegen müssen
Automatisierung führt nur Entscheidungen aus, die vorher jemand getroffen hat.
Diese vier Punkte klärt ihr am besten gemeinsam, bevor der erste Datensatz eine Bestellung auslöst.
- Gerätepakete pro Rolle. Fangt mit wenigen Paketen an, zum Beispiel Büro, Vertrieb, Entwicklung und Außendienst.
- Pflichtfelder im HR-Datensatz. Ohne Rolle oder Lieferadresse kann keine Bestellung rausgehen. Mach diese Felder zur Pflicht, bevor ein Datensatz als vollständig gilt. Laufen diese Bestellungen über das Everphone-Portal, gibt der Nutzer seine Wunschadresse selbst ein.
- Vorlauf. Legt fest, wie viele Tage vor dem Start bestellt wird. Bei Everphone empfehlen wir, zwei Wochen vor dem geplanten Arbeitsbeginn die Bestellung zu platzieren, bei Laptops kann bei gegebenen Modellen auch eine dreiwöchige Vorlaufzeit sinnvoll sein. Für kurzfristige Starts können größere Organisationen, bei denen wir ein Depot vorhalten, einfach eines der Depot-Geräte aktivieren.
- Wahlfreiheit. Sollen neue Angestellte ihr Gerät selbst aussuchen? Mit Choose-your-own-Device bekommen sie zur Begrüßung eine E-Mail und wählen aus einem festgelegten Rahmen, optional mit eigener Zuzahlung. Die Bestellung startet dann erst nach ihrer Auswahl.
Welche Rolle Device-as-a-Service im Onboarding spielt
Eine automatische Bestellung bringt wenig, wenn danach jemand im Lager jedes Gerät von Hand einrichtet. Device-as-a-Service verlagert genau diesen Teil zum Anbieter: Beschaffung, Vorkonfiguration und Versand, später auch Austausch und Rückgabe.
Bei Everphone mietest du Laptops, Smartphones und Tablets gegen eine monatliche Miete. Laptops kommen fertig registriert an, der Versand ins Büro oder an die Wunschadresse ist kostenlos.
Was passiert, wenn jemand die Probezeit nicht übersteht? Dann geht das Gerät gegen eine Abschlagszahlung von 3 Monatsmieten an Everphone zurück und die Miete ist beendet; restliche Raten fallen nicht an. Alternativ wird es kostenfrei einem anderen Mitarbeitenden zugewiesen.
Ein gekaufter Laptop bliebe dagegen bei dir im Bestand. Warum ein gutes Onboarding auch Geld spart, steht in unserem Artikel über Kosten bei der Einstellung neuer Angestellter.
Portal, ITSM oder HR-System: wo die Bestellung ausgelöst wird
Welcher Weg passt, hängt davon ab, wo bei euch ein Onboarding heute beginnt.
Im Portal: HR oder IT bestellt im Everphone-Portal mit ein paar Klicks.
Per Ticket: Startet ein Onboarding bei euch als Ticket, z. B. in ServiceNow, bindet eure IT den Workflow an die Everphone-API an. Das Ticket schickt die Bestellung dann automatisch an uns. Wie das funktioniert, erklärt unser Artikel zur API-Schnittstelle für die Laptop-Bestellung.
Aus dem HR-System: Euer HR-System legt neue Mitarbeitende per API an. Sie bekommen einen Login-Link per E-Mail und wählen ihr Gerät selbst im Portal. Alternativ bestellt das System direkt per API.
Portal und API arbeiten auf denselben Daten. Einen Überblick gibt die Seite zu den Integrationsmöglichkeiten.
Typische Stolpersteine bei der automatischen Gerätebereitstellung
Die meisten Probleme entstehen nicht in der Schnittstelle, sondern davor und danach.
Späte HR-Einträge. Die Automatisierung ist nur so schnell wie der Datensatz. Landet der Vertrag eine Woche vor dem Start im System, hilft auch die beste Integration nicht. Regel: Eintrag direkt nach der Unterschrift.
Noch kein Firmenkonto. Das Gerät darf früher ankommen als das Konto. Spätestens bei der ersten Anmeldung muss das Konto aber stehen, sonst kann der Laptop keine Richtlinien laden.
Nur der Eintritt ist automatisiert. Dann stimmt die Zuordnung am ersten Tag, aber beim Rollenwechsel oder Austritt wieder nicht. Verknüpfe auch diese Ereignisse mit Tausch und Rückgabe.
Für wen sich die automatische Gerätebereitstellung lohnt
Automatisiere, sobald Neueinstellungen kein Einzelfall mehr sind. Stellst du jeden Monat Leute ein, verlierst du bei jedem Onboarding Zeit mit Nachfragen, Abtippen und Nachtragen. Diese Zeit fehlt der IT für alles andere.
Stellst du nur zwei, drei Leute im Jahr ein, reicht das Portal mit hinterlegten Paketen. Du bekommst dieselben vorkonfigurierten Geräte, nur ohne Integration.
Wenn du sehen willst, wie das mit euren Systemen aussehen kann, zeigt dir das Everphone-Team gern den Ablauf von der Bestellung bis zur Rückgabe.
Häufige Fragen
Wie lange vor dem ersten Arbeitstag sollte ich Geräte für neue Angestellte bestellen?
Löse die Bestellung aus, sobald der Vertrag unterschrieben im HR-System steht. Bei Everphone solltest du mit 2–3 Wochen rechnen, je nach Geräteklasse und -modell. Ist die Bestellung automatisiert, muss niemand an den Termin denken.
Wie bekommen neue Angestellte im Homeoffice ihre Arbeitsgeräte?
Everphone schickt die Geräte wahlweise an einen der Unternehmensstandorte oder an die Privatadresse der Nutzer*innen. Weil der Laptop in Windows Autopilot oder Apple Business registriert ist, richtet er sich beim ersten Login selbst ein. Die IT muss ihn vorher nicht in der Hand gehabt haben.
Was passiert mit dem Gerät, wenn jemand in der Probezeit kündigt?
Bei Mietgeräten schickt die Person das Gerät zurück. Everphone löscht die Daten zertifiziert und refurbisht das Gerät. Ein gekauftes Gerät bliebe dagegen bei dir im Bestand.
Brauche ich eine API, um die Gerätebereitstellung zu automatisieren?
Nein, es geht auch ohne. Die API lohnt sich, wenn Onboardings bei euch ohnehin als Ticket oder im HR-System starten und regelmäßig anfallen.
Kann der Laptop verschickt werden, bevor das Firmenkonto existiert?
Ja. Versand und Kontoanlage hängen nicht voneinander ab. Das Konto sollte aber bei der ersten Anmeldung aktiv sein, damit das Gerät Richtlinien und Apps laden kann.