Onboarding professionalisieren

Jedes vierte Arbeitsverhältnis endet laut Haufe bereits innerhalb des ersten Beschäftigungsjahrs. Das bedeutet Kosten: Denn nicht nur die Personalsuche kostet Geld, sondern auch die Einarbeitung und der zwischenzeitliche Produktivitätsverlust.

Ist die Mitarbeitersuche erfolgreich abgeschlossen, wollt ihr entsprechend vermeiden, dass frisch eingestellte Kolleginnen und Kollegen gleich wieder abspringen.

Dazu gehört auch professionelles Onboarding: Dies kann die Mitarbeiterzufriedenheit erhöhen und die sogenannten „inneren Kündigungen“ und ungewollte Mitarbeiterfluktuation verhindern. Das senkt dann nicht nur die Kosten, sondern schärft mittelfristig auch euer Arbeitgeberprofil.

Arbeitgeber werden öffentlich bewertet

Denn ob ihr es nun möchtet oder nicht: Als Arbeitgeber werden in Zeiten von Bewertungsportalen wie Kununu oder Meinchef und Business-Netzwerken wie Xing oder LinkedIn mindestens einige eurer Prozesse rund um Recruiting und Onboarding für Bewerber*innen sichtbar.

Das gilt auch für weitere Aspekte der Unternehmenskultur (etwa das Vorgesetztenverhalten) sowie Mitarbeitervorteile („Perks“ wie zum Beispiel Fitnessangebote, Getränkeversorgung, freie Wahl beim Firmenhandy oder der berühmte Bürohund).

Besser jedenfalls, man landet mit seinem Unternehmen nicht in Arbeitgeberbewertungs-Grusel-Galerien wie dieser hier. Das ist Employer Branding zum Abgewöhnen.

Erwartungen der Mitarbeiter*innen beim Onboarding erfüllen

Alle neuen Mitarbeiter*innen kommen mit einer gewissen Erwartungshaltung, und das tun sie auch zurecht. Eine Mindesterwartung ist, einen funktionierenden Arbeitsplatz zur Verfügung gestellt zu bekommen, der produktives Arbeiten erlaubt – und zwar ab Tag eins. Erwartet werden von den meisten auch eine Begrüßung und/oder Vorstellung im Team sowie die Einarbeitung durch einen kompetenten Kollegen.

Wenn dann ...

niemand in der Abteilung überhaupt weiß, dass es überhaupt jemand neues gibt,
die Vorgesetzten am ersten Tag komplett unsichtbar bleiben,
Begrüßung und Einarbeitung spontan einem Praktikanten übergeholfen werden,
der*die neue Mitarbeiter*in mangels Info mittags die Kantine nicht findet,
Zugangsdaten, ID-Karten und/oder Schlüssel nicht bereitliegen und
Kommunikationsmittel wie Telefon, E-Mail und Internet nicht funktionieren,

... wird dies kaum für Jubelsprünge bei dem oder der Betreffenden sorgen.

*Professionelles Onboarding spart Zeit, Nerven – und letztlich Geld*

„Mir hat mal wieder niemand was gesagt“

Im Gegenteil wird durch solche Situationen der Motivation der Mitarbeiter*innen gleich zu Beginn ein möglicherweise nicht wieder gut zu machender Dämpfer versetzt. Unternehmen sollten deswegen das Onboarding neuer Mitarbeiter*innen ernst nehmen und die dafür nötigen Prozesse (zum Beispiel in der Personalabteilung und in der IT) zielgerichtet angehen.

Eine Standardisierung dieser Prozesse hilft dabei enorm. Denn mit „Mir hat mal wieder keiner was gesagt“ ist eigentlich alles gesagt: Das Unternehmen wirkt unorganisiert, mitarbeiterunfreundlich und wurstig, was seine wertvollsten Assets angeht – die eigenen Angestellten.

Arbeitsplatz vorbereiten, Arbeitsmittel bereitstellen

Arbeitsplatz und -mittel müssen rechtzeitig vorbereitet werden. Das betrifft einerseits Formalitäten rund um den Arbeitsvertrag und die Personaldaten. Hinzu kommen grundlegende Informationen für den neuen Kollegen – Organigramm, Ansprechpartner*innen, Mitarbeiterkontakte und Corporate Guidelines sollten entweder gedruckt oder digital zur Verfügung gestellt werden.

Und natürlich muss auch die Hardware organisiert sein: Vom Bürostuhl über Papier und Stift bis hin zum Laptop oder dem Firmentelefon.

*Onboarding! Laptop anwerfen, Kaffee holen, loslegen – so einfach sind viele erste Arbeitstage dann leider doch nicht*

Es ist schon ein Unterschied, ob sich ein*e neue*r Mitarbeiter*in den Arbeitsplatz selbst zusammenstoppeln muss, den „Klassiker“ mit dem vergessenen Laptop erlebt („Oh, ich dachte, Herr Müller hätte den schon längst bestellt …“) oder einen fertig vorbereiteten Schreibtisch mit einer netten Begrüßung obendrauf vorfindet.

Arbeitnehmer*innen honorieren solche vermeintlichen Selbstverständlichkeiten durchaus, zum Beispiel mit Social-Media-Postings unter Hashtags wie #erstertag, #newjob oder #teamlove. Wenn sie sich willkommen fühlen. Hier ein Beispiel.

Auch die Unternehmen selbst können ihr Onboarding natürlich nutzen, um in Sozialen Netzwerken für sich zu werben.

Alles ist bereit für unseren neuen Mitarbeiter und Kollegen, Patrick! Wir freuen uns, ihn ab heute in unserem Team zu haben #SwissHealthcareLeaders #welcome #team #newjob #firstday #WeAreGrowing @AdeccoGroup pic.twitter.com/9Ij4m5XpG7
— Spring Professional Healthcare (@HealthCareSP) 7. Januar 2019

Beim Onboarding glänzen

Es gibt also genug Anlass für Unternehmen, beim Onboarding für positive Erlebnisse zu sorgen, und es gibt auch genug Möglichkeiten: Wie fändest du es als Arbeitnehmer*in beispielsweise, zur Begrüßung eine E-Mail zu erhalten, mit der du dir das Firmen-Smartphone deiner Wahl bestellen könnest? Unserer Erfahrung nach ist dies ein sehr positives Erlebnis beim Jobeinstieg.

Ermöglicht wird es durch das „Choose your own Device“-Modell von Everphone. Hier können Unternehmen für ihre Mitarbeiter*innen deren Wunschhandys mieten. Neben dem Coolness-Faktor profitieren Unternehmen bei diesem Firmenhandy-Mietmodell auch davon, dass die hohen Anschaffungskosten für das Smartphone entfallen.

*Bei vielen Arbeitsplätzen gehört heute ein Smartphone mit zur Grundausstattung*

Denn das läppert sich: Kaufpreise für die Top-Modelle der verschiedenen Hersteller liegen schnell im vierstelligen Bereich. Nimmt man dazu noch die Datenpläne/Mobilfunktarife, beläuft sich schon allein die Ausstattung mit einem Smartphone pro neuem*r Mitarbeiter*in schnell auf 1.500 Euro oder mehr, die zu den üblichen Eintrittskosten bei einer Neueinstellung hinzukommen.

Überstehen New Joiner dann die Probezeit leider doch nicht, „oxidieren“ die teuer angeschafften Mobilgeräte oft einfach ungenutzt in irgendeiner Schreibtischschublade in der IT vor sich hin. Ein Mietgerät hingegen kann einfach an den Vermieter zurückgegeben werden, bei dem es dank Refurbishing sogar ein zweites Leben beginnt, Stichwort: Nachhaltigkeit.

Fazit Onboarding: Beschäftigte happy machen und Produktivität ermöglichen

Anstatt neue Mitarbeiter*innen in einer besonders sensiblen Phase vor den Kopf zu stoßen, sollten Unternehmen sie gerade zu Beginn gut „abholen“. Im Netz gibt es dazu zahlreiche Checklisten und Tipps, zum Beispiel hier.

Die wichtigsten Onboarding-Tipps zusammengefasst:

Vorgesetzte sollten Zeit für eine Begrüßung und/oder Vorstellung der New Joiner haben
Onboarding sollte standardisiert werden
Arbeitsplatz und Arbeitsmittel müssen vorbereitet sein
Zugänge für Intranet, E-Mail, VPN etc. müssen fertig sein
Hilfreich ist eine Art „Patenschaft“, in deren Rahmen sich Dienstältere um den Neuen oder die Neue kümmern. Bei uns heißen die „Buddys“ :)
Mitarbeiter*innen können mit einem „Willkommenspaket“ begrüßt werden. Dazu gehören Unternehmensinfos, ein Einarbeitungsplan aber gerne auch kleine Geschenke (zum Beispiel auch die unternehmenseigenen Werbegeschenke)

Onboarding-Weblinks

Smartphones und Mitarbeiterzufriedenheit (Staffbase)
Onboarding (Karrierebibel)
Onboarding-how-to (Personalmarketing-Nerds)

Onboarding: So senkt ihr die Kosten bei der Einstellung neuer Mitarbeiter*innen