Onboarding: So senken Sie die Kosten bei der Einstellung neuer Mitarbeiter*innen

Neues Personal zu suchen verbraucht Zeit und Geld. Mit einigen einfachen Tricks beim Onboarding können Sie die Kosten bei der Einstellung neuer Kolleginnen und Kollegen senken und die Mitarbeiterzufriedenheit steigern.

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Onboarding professionalisieren

Jedes vierte Arbeitsverhältnis endet laut Haufe bereits innerhalb des ersten Beschäftigungsjahrs. Das bedeutet Kosten: Denn nicht nur die Personalsuche kostet Geld, sondern auch die Einarbeitung und der zwischenzeitliche Produktivitätsverlust.

Ist die Mitarbeitersuche erfolgreich abgeschlossen, gilt es entsprechend zu vermeiden, dass frisch eingestellte Kolleginnen und Kollegen gleich wieder abspringen. Dazu gehört auch professionelles Onboarding: Dies kann die Mitarbeiterzufriedenheit erhöhen und die sogenannten „inneren Kündigungen“ und ungewollte Mitarbeiterfluktuation verhindern. Das senkt dann nicht nur die Kosten, sondern schärft mittelfristig auch Ihr Arbeitgeberprofil.

Arbeitgeber werden öffentlich bewertet

Denn ob Sie es nun möchten oder nicht: Als Arbeitgeber werden in Zeiten von Bewertungsportalen wie Kununu oder Meinchef und Business-Netzwerken wie Xing oder LinkedIn mindestens einige Ihrer Prozesse rund um Ihr Recruiting und Onboarding für Bewerber sichtbar.

Das gilt auch für weitere Aspekte der Unternehmenskultur (etwa das Vorgesetztenverhalten) sowie Mitarbeitervorteile („Perks“ wie zum Beispiel Fitnessangebote, Getränkeversorgung, freie Wahl beim Firmenhandy oder der berühmte Bürohund).

Willst du deinem Team Firmenhandys anbieten, die auch privat genutzt werden dürfen? Es ist einfacher, als du denkst. Lies mehr dazu im kostenlosen Whitepaper „Das Diensthandy als Mitarbeitervorteil“.

Süß, nicht wahr?

Besser jedenfalls, man landet mit seinem Unternehmen nicht in Arbeitgeberbewertungs-Grusel-Galerien wie dieser hier.

Das ist Employer Branding zum Abgewöhnen.

Erwartungen der Mitarbeiter beim Onboarding erfüllen

Alle neuen Mitarbeiter kommen mit einer gewissen Erwartungshaltung, und das tun sie auch zurecht. Eine Mindesterwartung ist, einen funktionierenden Arbeitsplatz zur Verfügung gestellt zu bekommen, der produktives Arbeiten erlaubt – und zwar ab Tag eins. Erwartet werden von den meisten auch eine Begrüßung und/oder Vorstellung im Team sowie die Einarbeitung durch einen kompetenten Kollegen.

Wenn dann …

niemand in der Abteilung überhaupt weiß, dass es überhaupt einen neuen Kollegen gibt,
die Vorgesetzten am ersten Tag komplett unsichtbar bleiben,
Begrüßung und Einarbeitung spontan einem Praktikanten übergeholfen werden,
der neue Mitarbeiter mittags die Kantine nicht findet,
Zugangsdaten, ID-Karten und/oder Schlüssel nicht bereitliegen und
Kommunikationsmittel wie Telefon, E-Mail und Internet nicht funktionieren,

… wird dies kaum für Jubelsprünge bei dem oder der Betreffenden sorgen.

Professionelles Onboarding spart Zeit, Nerven – und letztlich Geld

„Mir hat mal wieder keiner was gesagt“

Im Gegenteil wird durch solche Situationen der Motivation des Mitarbeiters gleich zu Beginn ein möglicherweise nicht wieder gut zu machender Dämpfer versetzt. Unternehmen sollten deswegen das Onboarding neuer Mitarbeiter ernst nehmen und die dafür nötigen Prozesse (zum Beispiel in der Personalabteilung und in der IT) zielgerichtet angehen.

Eine Standardisierung dieser Prozesse hilft dabei enorm.

Denn mit „Mir hat mal wieder keiner was gesagt“ ist eigentlich alles gesagt: Das Unternehmen wirkt unorganisiert, mitarbeiterunfreundlich und wurstig, was seine wertvollsten Assets angeht – die eigenen Mitarbeiter.

Arbeitsplatz vorbereiten, Arbeitsmittel bereitstellen

Arbeitsplatz und -mittel müssen rechtzeitig vorbereitet werden. Das betrifft einerseits Formalitäten rund um den Arbeitsvertrag und die Personaldaten. Hinzu kommen grundlegende Informationen für den neuen Kollegen – Organigramm, Ansprechpartner, Mitarbeiterkontakte und Corporate Guidelines sollten entweder gedruckt oder digital zur Verfügung gestellt werden.

Und natürlich muss auch die Hardware organisiert sein: Vom Bürostuhl über Papier und Stift bis hin zum Laptop oder dem Firmentelefon.

Onboarding! Laptop anwerfen, Kaffee holen, loslegen – so einfach sind viele erste Arbeitstage dann leider doch nicht

Es ist schon ein Unterschied, ob sich ein neuer Kollege seinen Arbeitsplatz selbst zusammenstoppeln muss, den „Klassiker“ mit dem vergessenen Laptop erlebt („Oh, ich dachte, Frau Müller hätte den schon längst bestellt …“) oder einen fertig vorbereiteten Schreibtisch mit einer netten Begrüßung obendrauf vorfindet.

Arbeitnehmer honorieren solche vermeintlichen Selbstverständlichkeiten durchaus, zum Beispiel mit Social-Media-Postings unter Hashtags wie #erstertag, #newjob oder #teamlove. Wenn sie sich willkommen fühlen. Hier ein Beispiel.

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Instagram-Beiträge immer entsperren

Auch die Unternehmen selbst können ihr Onboarding natürlich nutzen, um in Sozialen Netzwerken für sich zu werben.

Alles ist bereit für unseren neuen Mitarbeiter und Kollegen, Patrick! Wir freuen uns, ihn ab heute in unserem Team zu haben #SwissHealthcareLeaders #welcome #team #newjob #firstday #WeAreGrowing @AdeccoGroup pic.twitter.com/9Ij4m5XpG7

— Spring Professional Healthcare (@HealthCareSP) 7. Januar 2019

Beim Onboarding glänzen

Es gibt also genug Anlass für Unternehmen, beim Onboarding für positive Erlebnisse zu sorgen, und es gibt auch genug Möglichkeiten: Wie fänden Sie es als Arbeitnehmer beispielsweise, zur Begrüßung eine E-Mail zu erhalten, über die Sie sich das Firmen-Smartphone Ihrer Wahl bestellen können? Unserer Erfahrung nach ist dies ein sehr positives Erlebnis beim Jobeinstieg.

Ermöglicht wird es durch das „Choose Your Own Device“-Modell von Everphone. Hier können Unternehmen für ihre Mitarbeiter deren Wunschhandys mieten. Neben dem Coolness-Faktor profitieren Unternehmen bei diesem Firmenhandy-Mietmodell also auch davon, dass die hohen Anschaffungskosten für das Smartphone entfallen.

Bei vielen Arbeitsplätzen gehört heute ein Smartphone mit zur Grundausstattung

Denn das läppert sich: Kaufpreise für die Top-Modelle der verschiedenen Hersteller liegen schnell im vierstelligen Bereich. Nimmt man dazu noch die Datenpläne/Mobilfunktarife, beläuft sich schon allein die Ausstattung mit einem Smartphone pro neuem Mitarbeiter schnell auf 1.500 Euro oder mehr, die zu den üblichen Eintrittskosten bei einer Neueinstellung hinzukommen.

Übersteht der Mitarbeiter dann die Probezeit leider doch nicht, „oxidieren“ die teuer angeschafften Mobilgeräte oft einfach ungenutzt in irgendeiner Schreibtischschublade vor sich hin. Ein Mietgerät hingegen kann einfach an den Vermieter zurückgegeben werden, bei dem es dank Refurbishing sogar ein zweites Leben beginnt, Stichwort: Nachhaltigkeit.

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Fazit Onboarding: Beschäftigte happy machen und Produktivität ermöglichen

Anstatt neue Mitarbeiter in einer besonders sensiblen Phase vor den Kopf zu stoßen, sollten Unternehmen sie gerade zu Beginn gut „abholen“. Im Netz gibt es dazu zahlreiche Checklisten und Tipps, zum Beispiel hier.

Die wichtigsten Onboarding-Tipps zusammengefasst:

Vorgesetzte/r sollte Zeit für eine Begrüßung und/oder Vorstellung des Kollegen haben
Onboarding sollte standardisiert werden
Arbeitsplatz und Arbeitsmittel müssen vorbereitet sein
Zugänge für Intranet, E-Mail, VPN etc. müssen fertig sein
Hilfreich ist ein „Pate“, der sich um den Neuen/die Neue kümmert. Bei uns heißen die „Buddys“ 🙂
Mitarbeiter können mit einem „Willkommenspaket“ begrüßt werden. Dazu gehören Unternehmensinfos, ein Einarbeitungsplan aber gerne auch kleine Geschenke (zum Beispiel auch die unternehmenseigenen Werbegeschenke)