Flughafen Köln/Bonn: Kosten­senkung bei der Mobilgerä­te­­­beschaffung

Beim Kauf von Mobilgeräten war für die Flughafengesellschaft zwar die Beschaffungssumme gut planbar – allerdings schlossen sich daran noch schwer kalkulierbare Kosten durch anstehende Reparaturen, Neubeschaffung verlorener Geräte und dem dabei entstehenden internen Aufwand an. Everphone brachte Transparenz und senkte die Kosten.

Flughafen Köln/Bonn GmbH

Der Köln Bonn Airport zählt zu den bedeutendsten Verkehrs­flug­häfen in Deutsch­land und als Fracht­flug­hafen zu den Top-10 in Europa. Geo­grafisch befindet er sich in einer der am dichtesten besiedelten und einer der größten Import- und Export­regionen Europas. Etwa 16 Millionen Menschen leben und arbeiten im Um­kreis von 100 Kilometern um den Flughafen. Mit dem Passagier­verkehr und der Luft­fracht betreibt Köln/Bonn zwei nahezu gleich starke Geschäftssegmente.

Handlungsfeld

Der Flughafen Köln/Bonn (FKB) kaufte mobile Endgeräte selbstständig und stellte diese den Mitarbeiter*innen zur Verfügung. Beim Gerätekauf war zwar die Beschaffungssumme gut planbar, allerdings schlossen sich daran noch schwer kalkulierbare Kosten durch anstehende Reparaturen, Neubeschaffung verlorener Geräte und dem dabei entstehenden internen Aufwand an.

Anforderungen

Der Flughafen Köln/Bonn stattet rund 500 Mitarbeiter*innen mit mobilen Endgeräten aus. Der FKB suchte nach einer alternativen Beschaffungsart, die die Kostentransparenz herstellen, Kostenfaktoren begrenzen und den Aufwand beim ICT-ServiceDesk (Information and Communications Technology) dauerhaft und nachhaltig senken würde.

 

Device as a service

Treibende Kraft hinter dem Wechsel zu Everphone war der Abteilungsleiter des IT-Service, Volker Gregorius. Sein Ziel war es, einen neuen Beschaffungsansatz zu finden, der die Kosten planbarer machen und insgesamt senken würde.

Per Mietrückkauf („BARB“) zu aktuellen Smartphone-Modellen und planbaren Kosten

Bei der Ausschreibung erhielt Everphone den Zuschlag, weil „Device as a Service“ vollständige Kostentransparenz erzeugt und die Kalkulation für die Endgeräte deutlich vereinfacht.

Buy and rent back (BARB)

  • Die Bestandsgeräte wurden im Rahmen eines sogenannten Mietrückkaufs (buy and rent back = BARB) von Everphone übernommen und in einen Managed Service integriert. Die Angestellten konnten ihre Smartphones dabei wie gewohnt und ohne Unterbrechung weiter nutzen.
  • Nach dem Mietrückkauf können die Bestandsgeräte zu sehr günstigen Konditionen auf neuere Modelle „upgegradet“ werden.
  • Die Geräte-Upgrades sorgen für eine iterative Modernisierung der Geräteflotte. Nutzer*innen erhalten dann zum Beispiel anstelle ihres bisherigen iPhone 8 ein iPhone 12.
  • Auf den ausgetauschten Geräten werden die Unternehmensdaten zertifiziert gelöscht und die Sicherheitsvorgaben des FKB stringent umgesetzt.
  • Die Ausstattung mit den moderneren Modellen wirkt sich außerdem positiv auf die Mitarbeiterzufriedenheit aus.

Ergebnisse beim Flughafen Köln/Bonn

Mit der Umstellung auf „Device as a Service“ wurden die operativen Tasks rund um mobile Endgeräte größtenteils ausgelagert. Durch dieses Outtasking steuert die ICT-Abteilung des Flugfens zwar nach wie vor die Mobilgerätestrategie, muss sich aber nicht mehr konkret um die Ausstattung der Angestellten oder um Reparaturen kümmern und kann sich anderen Aufgaben zuwenden.

Alles weitere erledigt jetzt Everphone. Durch die Integration der vorherigen Bestandsgeräte in den Managed Service und den Austausch durch neuere iPhones erfolgt dabei in kleinen Schritten die sanfte Modernisierung des gesamten Gerätebestands.

Bei den Mitarbeiter*innen wurde die flexible Modellauswahl sehr gut angenommen, insbesondere die Möglichkeit zu kostengünstigen Upgrades (also moderneren Smartphones) wird sehr geschätzt.

Insgesamt arbeiten über 1.700 Menschen bei der Flughafen Köln/Bonn GmbH (Bildmaterial: Flughafen Köln/Bonn GmbH, CC BY-SA 4.0, via Wikimedia Commons)

In der Praxis bringt „Device as a Service“ folgende Vorteile mit sich:

  • Outtasking:
    Everphone übernimmt das Handling der Geräte vollständig

  • Kostentransparenz:
    fixe Preise ohne versteckte Zusatzkosten im Kleingedruckten

  • Self Service:
    Angestellte veranlassen Tasks wie Reparaturen im Kundenportal selbst 
  • Skalierbarkeit:
    mit dem Everphone-Service hält die Mobilgeräteflotte mit den aktuellen Anforderungen des Mobilen Arbeitens Schritt

  • Flottenmodernisierung:
    Durch Upgrades der alten Bestandsgeräte erfolgt eine sanfte Modernisierung der gesamten Mobilgeräteflotte.
„Mit Everphone haben wir einen sehr zuverlässigen Vertragspartner gefunden; ich bin sehr zufrieden mit meiner Entscheidung. Das Everphone-Portal wird stetig verbessert und dadurch für alle Angestellten leicht bedienbar. Mein direkter Ansprechpartner bei Everphone antwortet sehr zeitnah auf alle Anfragen.“
Volker Gregorius
Abteilungsleiter IT-Service | Flughafen Köln/Bonn GmbH

Use Cases

Entdecke mehr Fallbeispiele für „Device as a Service“

Wir unterstützen bereits über 1.000 Organisationen bei der Beschaffung und Verwaltung mobiler Endgeräte. Entdecke hier weitere Praxisbeispiele.

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