Schön, wenn Mitarbeiter*innen ihre Laptops und Firmenhandys beim Onboarding rechtzeitig erhalten. Was oft unterschätzt wird, ist der Aufwand bei der Geräterückgabe, etwa, wenn Angestellte das Unternehmen verlassen.
Die gute Nachricht: Auch die Geräterückgabe lässt sich mit DaaS (Device-as-a-Service) weitestgehend automatisieren. Das gelingt am besten, indem schon der Austritt im HR-System die Rückgabe auslöst, zum Beispiel per API-Anbindung an den DaaS-Dienstleister.
Die Angestellten werden benachrichtigt und erhalten einen Rückversandschein mit Frist. Das Gerät wird nach dem letzten Arbeitstag zurückgesetzt und eingeschickt. Ein Device-as-a-Service-Anbieter wie Everphone übernimmt danach auch die Löschung der Daten und Profile sowie die Wiederaufbereitung des Geräts für eine weitere Verwendung.
Die meisten Firmen haben für den Eintritt einen Prozess und für den Austritt eine Excel-Liste. Das Gerät kommt dann zurück, wenn jemand daran denkt, nachzufragen.
Unsere Haltung: Rückgabe ist kein Sonderfall, sondern die Regel. Wer die Bereitstellung automatisiert hat, braucht für die Rückgabe dieselben Bausteine. Liegt ja nahe – nur der Auslöser ist ein anderer.
Wie läuft eine automatische Geräterückgabe ab?
Ein automatischer Ablauf hat sechs Schritte. Der Mensch greift nur an einer Stelle ein: wenn etwas nicht wie geplant zurückkommt.
| Schritt | Was passiert | Wer macht es |
|---|---|---|
| 1. Auslöser | Austritt wird im HR-System erfasst | HR |
| 2. Auftrag | Rückgabeauftrag mit Frist wird angelegt | DaaS-Anbieter |
| 3. Hinweis | Angestellte bekommt Frist und Anleitung per E-Mail | DaaS-Anbieter |
| 4. Sperre | Zugänge enden zum letzten Arbeitstag | System |
| 5. Rückgabe | Gerät wird zurückgeholt oder eingeschickt | DaaS-Anbieter |
| 6. Abschluss | Eingang wird erfasst, Gerät gelöscht und geprüft | DaaS-Anbieter |
Wichtig ist der zweite Schritt. Der Rückgabeauftrag („Return Case“) wird erzeugt, sobald der Austritt im HR-System feststeht, und nicht erst am letzten Arbeitstag. Dann bleibt Zeit für die Frist.
Wie du das HR-System technisch anbindest, steht im Artikel zur Gerätebestellung über das HR-System. Das Ereignis „Austritt“ nutzt dieselbe Schnittstelle wie „Eintritt“.
Warum kommen Geräte nach dem Austritt nicht zurück?
Meist liegt es nicht am Willen, sondern am Prozess. Niemand sagt der Angestellten, bis wann sie was wohin schicken soll, und die IT erfährt vom Austritt erst, wenn das Postfach gesperrt wird.
Typische Gründe, die wir aus dem IT-Alltag kennen:
- Der Austritt wird in HR erfasst, die IT sieht ihn aber nicht.
- Das Gerät steht im Homeoffice, die Rücksendung hat niemand organisiert.
- Zubehör wie Netzteil, Dock oder SIM-Karte fehlt.
- Die Rückgabe wurde mit der Kündigung besprochen, aber nicht festgehalten.
Welche Geräteflüsse lassen sich automatisieren?
Fast alle, die einem Ereignis folgen. Automatisieren lässt sich alles, was einen eindeutigen Auslöser und einen eindeutigen nächsten Schritt hat.
| Gerätefluss | Auslöser | Automatisierbar? |
|---|---|---|
| Neues Gerät bestellen | Vertrag unterschrieben | Ja |
| Rückgabe einleiten | Austritt erfasst | Ja |
| Gerät tauschen | Rollenwechsel im HR-System | Ja |
| Defektes Gerät ersetzen | Meldung der Angestellten | Ja, ab der Meldung, auch im Self-Service über Everphone-Portal möglich |
| Gerät sperren | Letzter Arbeitstag | Ja |
| Fehlendes Gerät nachverfolgen | Frist überschritten | Teilweise |
| Entscheidung bei Streit oder Verlust | Rückfrage nötig | Nein |
Bestellung und Rückgabe sind dabei zwei Seiten desselben Vorgangs. Ein Gerät, das zurückkommt, kann auch einer*m anderen Angestellten übergeben werden. Mehr zur Bereitstellung steht im Artikel zur automatischen Gerätebereitstellung im Onboarding.
Wie funktioniert automatischer Geräteaustausch?
Austausch ist ein Rückgabe- und Bestellvorgang in einem. Das alte Gerät geht zurück, das neue kommt, und beide Vorgänge stehen im selben System.
Drei Anlässe kommen in der Praxis vor:
- Defekt: Die Angestellte meldet das Problem, ein Ersatz wird verschickt, das defekte Gerät wird einfach mit dem Versandkarton des neuen zurückgesendet. Bei Everphone sind beschädigte Geräte als Teil des Services abgesichert und der Austausch verursacht keine Kosten, einen Paketschein für die Rücksendung legen wir bei.
- Rollenwechsel: Wer von der Buchhaltung in den Außendienst wechselt, braucht kein Dock, sondern ein Smartphone mit Mobilfunktarif. Wie ein solcher Rollenwechsel konkret umgesetzt wird, hängt von den hinterlegten Tiers (Gerätegruppen) und Kostenstellen ab. Wenn du wissen willst, wie das in deinem Fall konkret aussehen würde, kontaktiere uns bitte.
- Laufzeitende: Nach Ablauf der Vertragslaufzeit können die Angestellten ihr Gerät upgraden: Es wird ein neues Gerät ausgeliefert und das alte zurückgeholt.
Was passiert mit den Daten auf dem Gerät?
Die Reihenfolge entscheidet: erst Zugang sperren, dann Gerät einsammeln, dann löschen, dann prüfen. Dreht man sie um, hat man ein gelöschtes Gerät und trotzdem offene Konten.
- Zugänge am letzten Arbeitstag beenden. E-Mail, VPN, Single Sign-on und Authenticator-Registrierungen.
- Fehlendes Gerät per MDM sperren oder zurücksetzen. Das Ergebnis wird protokolliert.
- Nach Rückgabe zertifiziert löschen. Dazu gehört bei Apple-Geräten, dass keine private Apple-ID mehr verknüpft ist, sonst bleibt die Aktivierungssperre bestehen.
- Zustand prüfen und dokumentieren. Seriennummer, Zubehör, Schäden.
Rechtlich geht es um die Integrität und Vertraulichkeit personenbezogener Daten (Art. 5 DSGVO) und um angemessene technische Maßnahmen (Art. 32 DSGVO). Ein dokumentierter, wiederholbarer Ablauf ist dafür der einfachste Nachweis. Mehr dazu im Artikel über den Audit-Trail für Unternehmensgeräte.
Bei Everphone gehören zertifizierte Löschung und Refurbishment nach der Rückgabe zum Service, ohne Extrakosten.
Was du nicht automatisieren solltest
Die Rückgabe läuft automatisch, die Ausnahme nicht. Drei Fälle gehören an einen Menschen:
- Wenn es Streit um die Herausgabe gibt.
- Verlust. Ob ein Gerät verloren, gestohlen oder nur nicht auffindbar ist, entscheidet über das weitere Vorgehen. Der Ablauf dazu steht in Firmenhandy verloren: die ersten 72 Stunden. Im Verlustfall zählt bei Everphone der Zeitwert.
- Übernahme durch die Angestellte. Will jemand sein Gerät kaufen, ist das eine Entscheidung mit steuerlichen und datenschutzrechtlichen Folgen. Bei Everphone gibt es dafür die Kaufoption zum Laufzeitende nach Absprache.
Ein Beispiel zur Größenordnung, ausdrücklich als Rechenbeispiel: Ein Unternehmen mit 120 Angestellten und 15 Prozent Fluktuation hat im Jahr 18 Austritte. Mit Laptop und Smartphone sind das 36 Geräte, die zurückkommen müssen. Das ist zu viel für „jemand denkt dran“ und zu wenig, um dafür eine eigene Stelle zu schaffen.
Für wen lohnt sich die automatische Rückgabe?
Sie lohnt sich, sobald Austritte regelmäßig vorkommen und mehr als eine Person im Prozess steckt. Das gilt für 30 Angestellte genauso wie für 3.000. Je kleiner die Firma, desto eher reicht ein sauber gepflegter Auftrag im Portal. Je größer, desto eher gehört die Anbindung an das HR-System dazu.
Es lohnt sich weniger, wenn alle Geräte privat sind und kein Firmenhandy ausgegeben wird. Dann gibt es nichts zurückzuholen.
Firmen mit bis zu 250 Angestellten bestellen direkt im Everphone-Shop. Für größere Organisationen mit HR- oder ITSM-Anbindung gibt es eine kurze Beratung. Wie die Integration aussieht, zeigt die Seite zu den Integrationsmöglichkeiten.
Häufige Fragen
Wie automatisiere ich Gerätebestellung und Rückgabe gleichzeitig?
Binde das HR-System als gemeinsamen Auslöser an. „Eintritt“ löst die Bestellung aus, „Austritt“ die Rückgabe, „Rollenwechsel“ den Tausch. Der Lieferant bekommt alle drei Ereignisse über dieselbe Schnittstelle, und die Daten stehen im Portal.
Kann ich den Geräteaustausch mit einem DaaS-Anbieter automatisieren?
Ja, wenn der Anbieter Ersatzlieferung und Rückholung als einen Vorgang führt. Bei Defekten startet die Meldung der Angestellten den Tausch, bei Rollenwechseln das HR-System. Bei Everphone sind beschädigte Geräte als Teil des Services abgesichert.
Welche Geräteflüsse können automatisiert werden?
Bestellung, Rückgabe, Tausch, Sperrung zum letzten Arbeitstag und die Löschung nach Rückgabe. Nicht automatisieren solltest du Streit um die Herausgabe, Verlustfälle und die Übernahme eines Geräts durch die Angestellte.
Was passiert, wenn Angestellte das Gerät nicht zurückgeben?
Bei einem Gerät von Everphone erinnern wir die Angestellten beharrlich.
Du kannst das Gerät per MDM sperren und zurücksetzen, den Eigentumsanspruch schriftlich geltend machen und notfalls juristisch durchsetzen. Bei rein dienstlicher Nutzung kannst du die Herausgabe jederzeit verlangen. Für die Durchsetzung im Einzelfall brauchst du juristischen Rat.
Muss ich beim Austritt Daten auf dem Gerät löschen?
Vor dem Rückversand müssen Angestellte ihre Konten und ggf. Speicher- und SIM-Karten entfernen und das Gerät zurücksetzen, dazu erhalten sie von uns detaillierte Anweisungen. Wir überschreiben die Speicher dann mit einer spezialisierten Software und zertifizieren den Löschvorgang für den Audit-Trail des Kunden.