Tablets in der Pflege sparen dann Zeit, wenn Pflegekräfte damit direkt am Bett dokumentieren statt nach der Runde am Stationsrechner. Dafür braucht es drei Dinge: eine Doku-Software mit guter mobiler App, flächendeckendes WLAN und Geräte, die zentral verwaltet und schnell getauscht werden. Das Geräte-Thema kannst du an einen Device-as-a-Service-Anbieter wie Everphone abgeben.
Der Druck ist real. Eine Studie in 14 deutschen Pflegeeinrichtungen stellte fest, dass bis zu ein Drittel der Arbeitszeit in die Dokumentation fließt. Das ist natürlich Wahnsinn. Gleichzeitig verlangt der Gesetzgeber digitale Abläufe: Pflegeeinrichtungen müssen an die Telematikinfrastruktur angebunden sein, Krankenhäusern drohen Abschläge ohne digitale Pflegedokumentation.
Unsere Haltung: Ein Tablet spart enorm Zeit, wenn es den Weg zum Dienstzimmer ersetzt. Dazu müssen die Geräte aber auch zweckmäßig eingerichtet sein – sonst landen sie ungenutzt in irgendeinem Schrank.
Warum Pflegedokumentation so viel Zeit kostet
Der größte Zeitfresser ist nicht das Tippen, sondern das Nachtragen. Eine Pflegekraft misst Blutdruck im Zimmer 12, notiert ihn auf einem Zettel oder merkt ihn sich und trägt ihn später am Rechner ein. Jeder Wert wird zweimal angefasst.
Dazu kommen Wege. Der Stationsrechner steht im Dienstzimmer, und dort warten oft schon zwei Kolleg*innen. Wer am Ende der Schicht alles nachträgt, geht später nach Hause oder dokumentiert lückenhaft.
Wie groß der Hebel ist, zeigt eine Time-Motion-Studie aus der Langzeitpflege, veröffentlicht 2026 im Journal of Medical Internet Research. Beobachtet wurden 52 Pflegefachkräfte über 770 Stunden. Nach Einführung eines mobilen Sprachassistenten sank die Dokumentationszeit pro Frühschicht um rund 15 Minuten, etwa 28 Prozent.
Wichtig für die Einordnung: Gemessen wurde eine Software auf Mobilgeräten, nicht das Tablet an sich. Das Gerät ist der Träger. Die Zeitersparnis kommt aus dem Ablauf, den es möglich macht.
Welches Gerät für welche Aufgabe in der Pflege passt
Nicht jede Aufgabe in der Pflege braucht ein Tablet. Ein 11-Zoll-Tablet passt in keine Kitteltasche, ein Smartphone schon. Die Frage ist also: Was wird wo dokumentiert?
| Gerät | Stärken | Schwächen | Passt für |
|---|---|---|---|
| Smartphone | Immer dabei, Kitteltasche, Telefonie und Messenger | Kleiner Bildschirm für Pflegeplanung und Wunddoku | Vitalwerte, Kurzeinträge, Sprachdokumentation, Erreichbarkeit |
| Kleines Tablet (ca. 8 Zoll) | Leicht, oft taschentauglich, gut lesbar | Für lange Texte unbequem | Doku am Bett, Medikationsabgleich, Wundfotos |
| Großes Tablet (11–13 Zoll) | Viel Fläche, gute Kamera, Tastatur möglich | Wird abgelegt und vergessen, muss getragen werden | Pflegeplanung, Übergaben, Visite, Angehörigengespräche |
| Visitenwagen mit Laptop | Großer Bildschirm, volle Tastatur | Schwer, nicht in jedem Zimmer | Arztvisite, umfangreiche Einträge |
Unsere Empfehlung für die meisten Stationen und Wohnbereiche: Smartphones für alle, die am Bett arbeiten, plus einige Tablets pro Bereich für Pflegeplanung und Wunddokumentation. Eine reine Tablet-Strategie hat ein praktisches Problem: Das Gerät liegt auf dem Pflegewagen, wenn man es im Zimmer braucht.
Tablets für Pflegekräfte einführen in acht Schritten
Die Einführung gelingt, wenn du vom Ablauf her planst und nicht vom Gerät. So gehst du vor:
- Ablauf festlegen. Welche Einträge sollen künftig am Bett entstehen? Vitalwerte, Lagerung, Medikation, Wunddoku? Schreib es pro Bereich auf.
- Doku-Software prüfen. Hat euer System eine mobile App, die offline zwischenspeichert? Ohne sie bleibt das Tablet ein Browserfenster mit Ladebalken.
- WLAN ausleuchten. Jedes Zimmer, jeder Flur, auch das Bad. Jedes Funkloch schickt Pflegekräfte zurück zum Zettel.
- Geräteklasse wählen. Smartphone, kleines oder großes Tablet, je nach Aufgabe (Tabelle oben). Dazu Hüllen, die sich desinfizieren lassen.
- Verwaltung einrichten. Alle Geräte kommen ins Mobile-Device-Management, bevor sie auf Station gehen.
- Mit einer Pilotstation starten. Vier bis sechs Wochen, mit einer Ansprechperson aus der Pflege, nicht aus der IT.
- Laden und Ersatz planen. Feste Ladeplätze, ein Ersatzgerät pro Bereich. Ein defektes Tablet darf nicht bis zur nächsten Woche fehlen.
- Schulen, und zwar kurz. 30 Minuten am echten Gerät mit echten Fällen schlagen jede Präsentation.
Schritt 6 ist der wichtigste. Die Pilotstation zeigt dir, ob die Software am Bett funktioniert, bevor du hundert Geräte bestellst.
Geteilte Tablets im Schichtbetrieb sicher verwalten
Tablets in der Pflege sind fast immer geteilte Geräte. Bei wechselnden Schichten und Springer*innen gilt: Das Gerät gehört der Station, nicht der Person. Deine Geräteverwaltung muss genau das abbilden.
Bei iPads heißt die Lösung Shared iPad: Mehrere Angestellte melden sich mit eigenem verwalteten Account am selben Gerät an. Laut Apple setzt das ein betreutes iPad, ein Gerätemanagement und verwaltete Apple Accounts voraus. Android Enterprise bietet für geteilte Geräte vergleichbare Modi.
Ohne zentrale Verwaltung landen Patientendaten auf Geräten, die niemand im Blick hat. Mit einem Tablet-Management sperrst du verlorene Geräte aus der Ferne, verteilst Apps und setzt Updates durch. Private Geräte gehören nicht in die Patientenversorgung; warum, zeigt die Position der Deutschen Krankenhausgesellschaft zu Bring-your-own-Device.
Bei der Hygiene entscheidet die Hülle. Stimm mit deiner Hygienefachkraft ab, welche Desinfektionsmittel zugelassen sind, und gleich das mit den Herstellerangaben für Gerät und Hülle ab. Erst dann kommt das Tablet in den Desinfektionsplan.
Förderung und Pflichten für digitale Pflegedokumentation 2026
Die Pflegeversicherung fördert Digitalisierung in Pflegeeinrichtungen mit bis zu 12.000 Euro je Einrichtung. Nach § 8 Abs. 8 SGB XI übernimmt sie 40 Prozent der Kosten, Anträge sind bis 2030 möglich (Übersicht beim Paritätischen). Gefördert werden einmalige Anschaffungen digitaler Ausrüstung samt Einrichtung und Schulung.
Diese Förderung zielt auf Kauf und Einrichtung. Ob laufende Mietkosten anteilig förderfähig sind, klärst du vorab mit deiner Pflegekasse.
Seit 1. Juli 2025 müssen ambulante und stationäre Pflegeeinrichtungen an die Telematikinfrastruktur angebunden sein. Mobile Geräte machen die TI im Alltag erst nutzbar, weil Informationen dort ankommen, wo gepflegt wird.
Für Krankenhäuser gilt das Krankenhauszukunftsgesetz. Fehlt die digitale Pflege- und Behandlungsdokumentation, droht laut Rödl & Partner ein Abschlag von bis zu 0,6 Prozent pro Fall. Ab 2027 zählt nicht mehr nur, ob das System da ist, sondern ob es genutzt wird.
Genau hier helfen Tablets: Ein System, das nur im Dienstzimmer läuft, wird weniger genutzt als eines, das am Bett griffbereit ist.
Was zehn Minuten weniger Dokumentation pro Schicht bringen
Nehmen wir eine Station mit 20 Pflegekräften. Jede arbeitet rund 220 Schichten im Jahr. Wir nehmen an, dass mobile Dokumentation pro Schicht zehn Minuten Nachtragen spart. Das ist bewusst weniger als die 15 Minuten aus der JMIR-Studie.
| Annahme | Wert |
|---|---|
| Pflegekräfte auf der Station | 20 |
| Schichten pro Person und Jahr | 220 |
| Ersparnis pro Schicht | 10 Min. |
| Ersparnis pro Jahr | 44.000 Min. ≈ 733 Std. |
Das sind über 700 Stunden im Jahr, die wieder bei Patient*innen oder Bewohner*innen ankommen können. Rein rechnerisch ist das knapp eine halbe Vollzeitstelle. Ob die Rechnung bei dir aufgeht, hängt an der Software und am WLAN, nicht am Tablet.
Wann sich Tablets in der Pflege lohnen und was für Miete spricht
Tablets lohnen sich für jede Einrichtung, die eine mobile Doku-Software hat oder einführt. Sie lohnen sich nicht, solange die Dokumentation nur am Stationsrechner läuft. Dann kaufst du Geräte für einen Ablauf, den es noch nicht gibt.
Die Förderung macht den Kauf auf den ersten Blick attraktiv. Auf Dauer kostet aber nicht der Einkauf, sondern der Betrieb, egal ob du zehn oder 500 Tablets hast. Wer tauscht das Tablet mit gesprungenem Display? Wer hält Updates aktuell? Wer löscht Daten sicher, wenn Geräte ausgemustert werden?
Mit Tablets zur Miete über Device-as-a-Service gibst du genau das ab. Bei Everphone sind beschädigte Geräte Teil des Services und werden ausgetauscht. Die Geräte kommen vorkonfiguriert im Gerätemanagement an, nach der Rückgabe werden die Daten zertifiziert gelöscht. Deine IT kümmert sich um Doku-Software und WLAN, nicht um Displays.
Unsere Empfehlung: Starte mit einer Pilotstation und rechne danach, nicht vorher. Dann weißt du, wie viele Geräte du wirklich brauchst.
Häufige Fragen
Dürfen Pflegekräfte private Smartphones für die Dokumentation nutzen?
Davon ist abzuraten. Auf Privatgeräten lassen sich Patientendaten kaum kontrollieren, und Messenger wie WhatsApp sind für Gesundheitsdaten ungeeignet. Dienstliche Geräte im Gerätemanagement sind der sichere Weg.
Wie viele Tablets braucht eine Station?
Das hängt am Ablauf. Wenn Smartphones die Kurzeinträge am Bett übernehmen, reichen oft zwei bis vier Tablets pro Station für Übergabe und Wunddoku, plus ein Ersatzgerät. Die genaue Zahl zeigt dir die Pilotphase.
Kann man Tablets in der Pflege desinfizieren?
Ja, mit einer passenden Hülle. Entscheidend ist, dass Hülle und Gerät für die Mittel aus eurem Desinfektionsplan freigegeben sind. Die Abstimmung mit der Hygienefachkraft gehört vor den Rollout.
Welche Förderung gibt es für Tablets in Pflegeeinrichtungen?
Pflegeeinrichtungen können nach § 8 Abs. 8 SGB XI bis zu 12.000 Euro je Einrichtung erhalten, als Zuschuss von 40 Prozent der Kosten. Anträge stellst du bei der Pflegekasse, möglich bis 2030.
Was passiert, wenn ein Tablet auf Station verloren geht?
Ist das Gerät im Gerätemanagement, sperrst oder löschst du es aus der Ferne. Ohne Verwaltung bleibt nur die Hoffnung, dass niemand die Daten liest. Bei gemieteten Geräten von Everphone zählt im Verlustfall der Zeitwert laut Restwerttabelle.