Mettre des appareils mobiles à la disposition des salariés est une très bonne initiative pour améliorer leurs conditions de travail et augmenter leur productivité. Cependant, la gestion des appareils mobiles peut rapidement devenir un casse-tête. Nous allons donc vous présenter les solutions disponibles pour vous faciliter la tâche.

Gérer les appareils mobiles : qu’est-ce que cela signifie ?

La gestion des appareils mobiles de l’entreprise repose sur plusieurs acteurs :

• Les ressources humaines
• Le service technique
• Le service comptable

Chaque service a un rôle bien particulier pour assurer une bonne gestion des appareils mobiles, et étant donné que la numérisation de l’activité des employés est constamment en croissance, ces tâches leur demandent de plus en plus de temps. Nous allons voir quel est le rôle de chaque service dans la gestion des appareils mobiles pour voir ensuite comment l’optimiser.

Inventaire des appareils

Cela dépend aussi bien des ressources humaines que du service technique. L’entreprise doit constamment savoir combien et quels types d’appareils sont utilisés par les salariés. Elle peut ainsi s’assurer que les appareils dans lesquels elle a investi sont rentabilisés. À l’inverse, elle doit également savoir s’il existe une demande d’appareils pour des employés qui ne seraient pas assez bien équipés.

L’inventaire est donc totalement lié à la gestion des coûts pour l’entreprise qui doit ajuster sa flotte mobile par rapport aux besoins réels des employés. De plus, il ne faut pas oublier que les téléphones portables de l’entreprise impliquent généralement la souscription à un contrat de téléphonie mobile pour clients professionnels.

Le service comptable doit s’assurer que tous les téléphones disposent d’une carte SIM liée à un forfait mobile professionnel et que ce forfait est une offre rentable pour l’entreprise. Il est donc également nécessaire de comparer les offres disponibles sur le marché, comme par exemple les offres de SFR pour les clients professionnels.

En outre, il est important de vérifier si les appareils mobiles des salariés sont liés avec le forfait mobile. En effet, plusieurs entreprises ont recours aux téléphones avec contrat – ces téléphones qui sont vendus à prix “réduit” au moment de la souscription à un nouveau forfait. Or, ces offres ne sont pas forcément intéressantes pour les entreprises car elles sont souvent accompagnées d’une longue période d’engagement.

Lisez aussi: Téléphones portables avec contrat en Belgique

Configuration des appareils

Le service technique de l’entreprise doit s’assurer que tous les appareils fonctionnent correctement et de la même manière. Pour ce faire, ils doivent installer les nouvelles applications utilisées dans l’entreprise sur tous les appareils. Il faut également mettre à jour les appareils très régulièrement, que ce soit au niveau du système d’exploitation ou des applications.

De plus, le service technique est là pour solutionner d’éventuels problèmes sur les appareils. Cependant, cette tâche est devenue très chronophage pour les salariés comme pour les techniciens, étant donné que désormais tous les employés disposent d’appareils mobiles et qu’ils les utilisent de plus en plus dans le cadre de leur travail. Il n’est donc plus possible d’envisager une gestion des appareils mobiles au cas par cas. C’est pourquoi, nous vous conseillons d’avoir recours à un MDM.

La sécurité des appareils

L’utilisation d’appareils mobiles dans l’entreprise implique la présence des données de l’entreprise sur de nombreux appareils qui peuvent parfois sortir des locaux. Bien que l’entreprise fasse confiance à ses employés et que ces derniers aient des règles à respecter, elle n’est jamais à l’abri d’un piratage informatique.

En effet, la menace des virus, notamment à cause du hameçonnage de plus en plus courant, est grandissante. La sécurité est donc un point essentiel de la gestion des appareils mobiles dans l’entreprise. Cette dernière doit mettre en place une politique de sécurité efficace qui s’appliquera ensuite à l’échelle de l’entreprise par une configuration adéquate des appareils.

De plus, il ne faut pas négliger la sécurité des données des salariés. Étant donné qu’ils utilisent énormément leurs outils numériques, ils exposent un certain nombre d’informations personnelles, surtout s’ils font une utilisation privée de leurs appareils professionnels en parallèle. L’utilisation des appareils mobiles par les employés, que ce soit dans l’entreprise ou en dehors, doit se faire dans le respect du Règlement Général de Protection des Données. En cas de souci, c’est l’entreprise qui doit apporter la preuve de la bonne application du RGPD dans l’entreprise. Il est donc très important de penser à ce paramètre indissociable de la gestion des appareils mobiles.

Comment simplifier la gestion des appareils mobiles en entreprise ?

Le nombre croissant d’appareils mobiles utilisés dans l’entreprise peut rendre leur gestion difficile, surtout qu’il est désormais possible pour les employés d’amener leurs propres appareils au bureau pour travailler. Cependant, il existe plusieurs solutions pour simplifier la gestion des appareils mobiles dans l’entreprise.

Android Device Manager

L’application Android Device Manager de Google est disponible au téléchargement sur tous les appareils mobiles Android compatibles. Il s’agit d’un moyen très pratique d’assurer la sécurité des données présentes sur l’appareil en cas de perte ou de vol.

Si l’appareil est connecté à Internet par le biais d’une connexion Wi-Fi ou mobile, l’utilisateur aura la possibilité de localiser l’appareil, de le verrouiller à distance, voire même d’en effacer le contenu.

Cette application est très pratique mais elle n’est utilisable que dans la situation particulière d’une perte ou d’un vol d’appareil. La gestion des appareils mobiles ne s’arrête pas à la protection des données.

Utiliser une PaaS

Une PaaS, c’est-à-dire Plateforme en tant que Service, peut être très utile si votre entreprise travaille avec ses propres logiciels. En effet, vous faites appel à un fournisseur de services Cloud pour héberger le hardware et software de l’entreprise sur son infrastructure. On parle là d’externaliser l’hébergement, le système d’exploitation, le logiciel de serveur, le stockage, etc. Plus besoin d’héberger tout ça en interne, c’est un gain de place et de temps pour l’entreprise.

En effet, dans la pratique, vous n’avez plus besoin d’installer le matériel nécessaire à l’hébergement et à la configuration de tous ces services. De plus, le service informatique de l’entreprise n’a plus besoin de gérer l’achat et l’installation des applications sur tous les appareils mobiles de l’entreprise puisqu’ils sont disponibles sur la plateforme Cloud depuis n’importe quel navigateur web.

Il faudra tout de même paramétrer les accès des utilisateurs pour en assurer la sécurité, puis s’occuper du contenu du Cloud sur le long terme pour qu’il soit toujours à jour. Or, le fait de ne pas avoir à s’occuper des côtés techniques c’est-à-dire informatique et logiciel de la plateforme Cloud, allège déjà considérablement la charge de travail des informaticiens liés à la gestion des appareils mobiles de l’entreprise.

Toutefois, il faut prendre en compte le fait que l’entreprise sera très dépendante du fournisseur de la plateforme Cloud. Elle ne pourra pas forcément en changer comme elle le souhaitera en fonction de ses propres évolutions ou de l’évolution des paramètres de la plateforme (langage de programmation qui n’est plus pris en charge par exemple).

Concernant les prix, ils sont assez flexibles en fonction de l’utilisation faite de la plateforme.

Utiliser un MDM

Il existe une autre solution, en interne cette fois, pour simplifier la gestion des appareils mobiles de l’entreprise : le système MDM.

Un logiciel MDM, ou Mobile Device Management, est un logiciel de gestion des périphériques. Il permet d’avoir une vision d’ensemble de tous les appareils connectés à un même serveur ou à une même station de travail.

En plus de pouvoir visualiser tous les appareils depuis un même point central, ce qui permet d’effectuer l’inventaire des appareils beaucoup plus rapidement, le MDM permet aussi d’agir sur les appareils à distance. Ainsi, le service technique de l’entreprise n’aura plus besoin d’avoir tous les appareils à disposition pour effectuer les réglages, les mises à jour ou même les réparations nécessaires.

Nous parlions précédemment de sécurité, qui est une partie essentielle de la gestion des appareils mobiles dans l’entreprise. Grâce au MDM, vous pourrez mettre en place des solutions pour protéger les données privées et professionnelles à l’échelle de l’entreprise.

Conteneur pir les données profesionelles (Android)

En effet, avec la gestion centralisée, il est possible d’ajouter un antivirus et d’autres paramètres de sécurité, comme l’accès restreint à certains sites web par exemple, à tous les appareils en une seule fois.

everphone propose ce type de services dans son offre “Phone as a service” qui consiste en la location d’appareils mobiles aux entreprises. Vous pourrez choisir le MDM de votre choix et le paramétrer selon vos besoins et nous nous chargerons de l’installer sur les appareils que vous souhaitez louer.