In deze bespreking over BYOD en gegevensbescherming gaan we na of er voordelen zijn aan BOYD of Bring Your Own Device systeem. We kijken hoe BYOD en gegevensbescherming samen gaan en ook of er andere en misschien wel betere oplossingen voor je bedrijfstelefonie zijn. We zullen afwegen wat BOYD je kan leveren en ook of huurtoestellen met MDM hier beter scoren op gebied van veiligheid.

De mogelijke juridische problemen bij het opstellen van een BYOD gebruiksovereenkomst

En hier vallen we al meteen met de deur in huis. Wanneer je medewerkers hun eigen toestellen meebrengen voor zakelijk gebruik moet er een waterdichte BYOD overeenkomst worden gemaakt. En zoals het bijna altijd gaat met overeenkomsten, er moeten compromissen gesloten worden. En bij die compromissen is er altijd een partij die water bij de wijn zal moeten doen.

Er zijn een aantal zaken die moeten geregeld zijn voor je medewerkers hun eigen mobiele toestellen kunnen inzetten voor professioneel gebruik. We geven je hieronder een korte opsomming van de voornaamste hindernissen die moeten genomen worden bij BYOD.

• Wil of zal de werknemer het toestaan om apps specifiek voor het werk op zijn toestel te installeren? Volgens de Nederlandse wet voor BOYD, is de werknemer hier niet toe verplicht. Dit is een van de BYOD nadelen die al direct voor een twistpunt kunnen zorgen.
• BYOD en gegevensbescherming zijn vrij moeilijk te realiseren. De medewerker zal allereerst akkoord moeten gaan om extra software op zijn toestel te laten plaatsen. Het is via deze MDM (mobile device management) software dat onder andere de gegevens privé en zakelijk gescheiden worden.
• Als er bij BYOD problemen met het toestel zijn, zal het niet altijd duidelijk zijn of de oplossing hiervoor bij de werkgever of de eigenaar, de werknemer dus, moet liggen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan herstellingen en onderhoud.
• Financiële investeringen kunnen ook voor BOYD problemen zorgen. Indien een toestel van een werknemer aan vervanging toe is kan het best zijn dat die om welke reden ook op dat moment geen investering wil doen in een nieuw en actueel mobiel toestel.
• Je werknemers zullen nooit het gevoel hebben dat ze van het bedrijf een extra voordeel wordt aangeboden. Ook al is er tussenkomst voor het zakelijk gebruik, ze blijven wel hun persoonlijke mobiele telefoons ervoor gebruiken.

Je kunt aan deze lijst met BYOD problemen al merken dat dit systeem voor het inzetten van mobiele telefonie in je bedrijf niet altijd de beste keuze is. Een situatie waar ze zich bij Everphone ook sterk van bewust zijn en waar ze met hun PaaS (Phone as a Service) en MDM software een oplossing bieden via het verhuren van mobiele apparaten. Op onze blog over BYOD kun je hierover alles ontdekken.

Juridische aspecten: wat zegt de wet over BOYD en gegevensbescherming?

De AVG, Algemene verordening gegevensbescherming, is de Nederlandstalige benaming van een Europese dienst die ervoor zorgt dat wet op de privacy gehandhaafd wordt en dat ook zo blijft. Dat wil voor telefonie zeggen dat zowel je nummer als de gegevens van je toestel niet zo maar openbaar mogen gemaakt worden. En dat is ook van de Nederlandse wet voor BYOD voorschrijft.

Je moet daar je uitdrukkelijke toestemming voor geven. Dat geldt ook voor je persoonlijke data op je mobiele toestellen. Het is eigenlijk een verderzetting van wat al veel langer kennen als het briefgeheim. M.a.w. BYOD en gegevensbescherming werkt eigenlijk maar in één richting en die is alleen in het voordeel van je werknemers.

Werkgevers mogen deze gegevens niet inkijken zonder toestemming van de eigenaar van het toestel. Daarom dat Everphone via de MDM software de gegevens van het werk en die van de werknemer zelf helemaal gescheiden houdt en deze BYOD problemen anticipeert.

BYOD en gegevensbescherming wat zijn de opties en alternatieven?

Er zijn een paar mogelijkheden die je zou kunnen overwegen om af te stappen van het BYOD systeem voor je bedrijf.

Zelf bedrijfstelefoons aankopen en zo een BYOD overeenkomst vermijden

Je kunt altijd zelf investeren in bedrijfstelefoons en die voor het werk beschikbaar stellen voor je werknemers. Je kunt er ook zelf MDM software op installeren. Er zijn toch ook enkele bedenkingen hierbij.

• Het doet een forse aanslag op je cashflow. Als alternatief kun je via je bankier gaan financieren, maar dat kan dan weer een hypotheek leggen op andere projecten die op stapel staan.
• Bij de aankoop zul je moeten kiezen voor een bepaald besturingssysteem. Het zal voor je IT-afdeling een hele hoop extra werk zijn als ze zowel Android als iOS moeten ondersteunen. Dit is waarschijnlijk ook een van de veelvoorkomende BOYD problemen die zullen optreden.
• Aansluitend hierbij moet je er rekening mee houden dat bij aankoop de IT-afdeling de hele bedrijfstelefonie zal moeten monitoren.
• De werknemers hebben geen vrije keuze van toestel. Dat betekent dat medewerkers die altijd Apple gebruiken moeten herscholen indien je bedrijf Android telefoons aankoopt, en vice versa.

BOYD problemen omzeilen door huurkoop

Je kunt ook de toestellen aankopen via huurkoop. Zo is de initiële investering minder zwaar, maar je zit hierbij wel de hele looptijd vast aan een mobiele provider waardoor je flexibiliteit verdwijnt. Daarnaast blijven alle andere nadelen, verbonden aan eigen bedrijfstoestellen beheren, bestaan.

Wat kan dan wel een oplossing zijn voor BYOD gegevensbescherming en BOYD problemen?

We lieten het al een paar keer doorschemeren. Door over te schakelen naar huurtelefoons, kun je op een vrij eenvoudige manier de moeilijkheden vermijden die kunnen ontstaan bij BYOD gegevensbescherming en andere BYOD problemen.

Door je werknemers uit te rusten met huurtelefoons haal je nog een extra slag thuis. Omdat deze toestellen software bevatten die de gegevens scheidt en beschermt, kun je die smartphones ook privé aanbieden. Je levert voor hetzelfde geld dus ook nog een extra voordeel voor je medewerkers. Het is bewezen dat dit een positieve invloed heeft op de motivatie van je werknemers. Neem daarvoor voor extra informatie een kijkje op deze blog, Moet je WhatsApp op de mobiele telefoon van de zaak toestaan?, daar wordt dit haarfijn uitgelegd.

Daarnaast kunnen we de overige BYOD problemen en nadelen uitschakelen.

• Je hoeft geen BYOD overeenkomst te maken. En dus ook geen vragen moeten stellen over de Nederlandse wet over BYOD.
• Noch je bedrijf noch de IT-afdeling zal moeten instaan voor alles wat te maken heeft met mobiele apparaten.
• Je bedrijf zal altijd beschikken over het precieze aantal toestellen dat nodig is, dankzij het terugnamesysteem. Op die manier wordt personeelsverloop opgevangen.

Om te besluiten nog een laatste puntje dat toch bij velen van ons steeds belangrijker wordt, en waar we ons bewust bij zijn dat het nodig is. Namelijk een duurzame omgeving. Het lijkt misschien wat raar om dat aan mobiele huurtelefoons te koppelen, maar toch is het zo. Everphone geeft toestellen een tweede leven dankzij refurbishing. Toestellen die onherstelbaar zijn worden gerecycleerd. Je leest de hele uitleg op “Je mobiele telefoon veilig afvoeren: hoe doe je dat?”.