BYOD, COPE oder CYOD? Drei Gerätevergaben im Vergleich

BYOD, COPE und CYOD unterscheiden sich darin, wem das Gerät gehört und wer es aussucht. Bei BYOD arbeiten Angestellte mit dem eigenen Smartphone, bei COPE mit einem Firmengerät, das auch privat genutzt werden darf. CYOD ist COPE mit Auswahl: Angestellte wählen ihr Modell aus einer freigegebenen Liste, zum Beispiel über einen Device-as-a-Service-Anbieter wie Everphone.

Für die meisten Unternehmen ist ein Firmengerät mit erlaubter Privatnutzung die bessere Wahl als BYOD. Es ist steuerlich günstiger und für die IT leichter zu verwalten.

BYOD spart auf dem Papier Gerätekosten, verschiebt aber Aufwand in Datenschutz, Support und Offboarding. Nebenbei hinterlässt es bei vielen Angestellten ein ungutes Gefühl, dass plötzlich die Arbeits-IT auf dem Privatgerät mitmischt. Denn ohne eine spezielle Verwaltungs-App funktioniert das eh nicht – nur einer der Gründe, warum BYOD tot ist, wie Everphone-CEO Jan Dzulko schon 2019 konstatierte.

Die Begriffe COPE, COBO und COSU erklären wir ausführlich im Artikel MDM und COPE bei privater Nutzung. Hier geht es um die Entscheidung: Welcher Ansatz passt zu deinem Unternehmen, und woran erkennst du das?

Die drei Gerätevergaben auf einen Blick

Der wichtigste Unterschied ist das Eigentum. Wem das Gerät gehört, entscheidet, was die IT darauf darf, wer bei Verlust zahlt und wie der Arbeitgeber steuerlich unterstützen kann.

Daneben gibt es COBO (Corporate-owned, business only): ein Firmengerät ohne Privatnutzung. Das passt für Geräte mit klarer Funktion, etwa Scanner im Lager oder Tablets in der Pflege.

Als Diensthandy für Büroangestellte führt COBO oft dazu, dass Leute zwei Smartphones mit sich tragen. Hier ist Unmut vorprogrammiert.

BYOD: Wann das private Smartphone im Job sinnvoll ist

BYOD lohnt sich nur, wenn Angestellte das Smartphone selten und für wenig sensible Aufgaben dienstlich brauchen. Typisch sind ein Authenticator für die Anmeldung am Laptop oder gelegentlich ein Blick in den Kalender.

Sobald Kundendaten, Mails oder Fachanwendungen auf das Gerät kommen, wird BYOD aufwendig.

Das Unternehmen bleibt für die Firmendaten auf dem privaten Gerät verantwortlich, darf aber nicht in die Privatsphäre eingreifen. Wie sich diese Rechte abgrenzen, beschreibt der Artikel zu den rechtlichen Aspekten von BYOD.

Technisch lässt sich das lösen. Unter Android trennt ein Arbeitsprofil die Firmen-Apps vom Rest des Geräts. Bei iPhones heißt das Gegenstück User Enrollment: Ein verwaltetes Apple-Konto liegt neben dem privaten, und die IT sieht weder Seriennummer noch private Apps (Apple).

Der Haken liegt im Alltag.

• Angestellte nutzen alle möglichen Smartphones, manche mit veraltetem Betriebssystem.
• Ist das Gerät kaputt, steht die Arbeit still, bis die Person privat Ersatz besorgt.
• Und wer kein Firmen-Profil auf dem eigenen Handy will, kann das ablehnen.

Was BYOD steuerlich bringt

Steuerlich verliert BYOD gegen ein Firmengerät. Überlässt der Arbeitgeber ein Smartphone, ist die private Nutzung für Angestellte steuerfrei, egal wie hoch der private Anteil ist. Das regelt § 3 Nr. 45 EStG, und es gilt auch für den Tarif.

Bei BYOD kann der Arbeitgeber nur die beruflichen Kosten ersetzen. Ohne Einzelnachweis sind das pauschal 20 % der Mobilfunkrechnung, höchstens 20 € im Monat (Haufe zu R 3.50 LStR).

Ein Geldzuschuss zum Kauf des privaten Geräts fällt nicht unter § 3 Nr. 45 EStG, weil das Gerät der*dem Angestellten gehört.

Ein Rechenbeispiel: Lena zahlt 40 € im Monat für ihren Handyvertrag und nutzt das Smartphone auch für die Arbeit. Ohne Einzelnachweis darf der Arbeitgeber ihr 8 € im Monat steuerfrei erstatten, also 96 € im Jahr.

Mit einem Firmengerät inklusive Tarif zahlt sie für Gerät und Vertrag nichts, auch nicht für die private Nutzung.

Für Arbeitgeber heißt das: BYOD ist kein Benefit, sondern eine Kostenverlagerung zu den Angestellten. Mehr zur steuerlichen Seite steht im Artikel zur Diensthandy-Steuer.

COPE: das Firmenhandy, das auch privat zählt

COPE ist für die meisten Unternehmen der beste Standard. Das Gerät gehört der Firma, die IT richtet es zentral ein, und Angestellte brauchen nur noch ein Smartphone.

Die Sorge vieler Angestellter lautet: Sieht die IT dann meine Fotos? Bei aktuellen Geräten nicht. Seit Android 11 behandelt Android den privaten Bereich eines COPE-Geräts quasi wie ein eigenes, privates Gerät.

Die IT verwaltet das Arbeitsprofil und einige Geräteeinstellungen, sieht aber keine privaten Apps oder Daten (Bayton). Wie die Trennung im Detail funktioniert, zeigt der Artikel zur Datentrennung auf dem Firmenhandy.

Bei iPhones im Firmenbesitz läuft die Einrichtung über Automated Device Enrollment.

Das Gerät ist dann „betreut“ (supervised), und die IT kann es sperren, in den Verlustmodus setzen oder vollständig löschen. Fotos, Nachrichten und Inhalte privater Apps kann auch ein MDM nicht auslesen.

Der Vorteil zeigt sich vor allem beim Austritt. Das Gerät kommt zurück, wird gelöscht und geht an die nächste Person. Bei BYOD bleibt dagegen offen, ob alle Firmendaten vom privaten Gerät verschwunden sind.

CYOD: COPE mit Auswahl für Angestellte

CYOD löst das größte Problem von COPE: Nicht alle wollen dasselbe Smartphone. Die IT legt fest, welche Modelle infrage kommen, zum Beispiel drei iPhones und zwei Android-Geräte. Angestellte wählen daraus selbst.

Für die IT bleibt die Flotte überschaubar. Sie unterstützt fünf Modelle statt fünfzig, und alle sind im MDM sauber eingerichtet. Für Angestellte fühlt sich das Gerät wie ihr eigenes an, obwohl es der Firma gehört.

Bei Everphone gehört dazu eine optionale Zuzahlung: Wer ein teureres Modell möchte als vorgesehen, zahlt die Differenz selbst und kann dafür zu den Pro-, XL oder Fold-Geräten greifen.

Angestellte wählen aus den freigegebenen Geräten – die Höhe der gegebenen Zuzahlung wird natürlich bei der Auswahl mit angezeigt. Wie das in der Praxis aussieht, zeigt die Seite zu Choose-your-own-Device.

CYOD lohnt sich besonders, wenn Smartphones auch ein Argument im Recruiting sind. Ein Firmenhandy, das sich niemand ausgesucht hat, ist ein Arbeitsmittel. Ein selbst gewähltes Gerät mit erlaubter Privatnutzung wird als Vorteil wahrgenommen. Mehr dazu in unserem Whitepaper: Das Firmenhandy als Benefit.

Datenschutz und Betriebsrat: was bei jedem Modell gilt

Egal welches Modell: Sobald ein MDM Geräte verwaltet, ist das in der Regel eine technische Einrichtung, die Verhalten oder Leistung überwachen kann. Gibt es einen Betriebsrat, hat er deshalb nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG mitzubestimmen.

Plane deshalb eine Betriebsvereinbarung ein, die festhält, welche Daten die IT sieht und welche nicht.

Bei BYOD kommt eine schriftliche Vereinbarung mit jeder*jedem Angestellten dazu, weil es um ein privates Gerät geht. Was Arbeitgeber auf Firmengeräten kontrollieren dürfen, beschreibt der Artikel zur Firmenhandy-Überwachung.

Welches Gerätemodell zu deinem Unternehmen passt

Die Entscheidung hängt weniger von der Unternehmensgröße ab als davon, wie wichtig das Smartphone für die Arbeit ist.

• BYOD passt, wenn das Smartphone nur Nebensache ist: Anmeldung per App, gelegentlich ein Kalendereintrag, keine Kundendaten.
• COPE passt, wenn Angestellte täglich mit Mail, Chat und Fachanwendungen auf dem Smartphone arbeiten und du die Flotte schlank halten willst.
• CYOD passt, wenn du zusätzlich Wert auf Zufriedenheit und Employer Branding legst und die IT trotzdem nur wenige Modelle betreuen soll.

Wenn du dich für Firmengeräte entscheidest, musst du sie nicht kaufen und selbst verwalten. Mit Device-as-a-Service mietest du die Geräte, und Einrichtung, MDM, Austausch und Rücknahme sind Teil des Service.

Häufige Fragen

Ist BYOD in Deutschland erlaubt?

Ja, BYOD ist erlaubt. Der Arbeitgeber darf Angestellte aber nicht verpflichten, ihr privates Smartphone dienstlich zu nutzen. Nötig sind eine Vereinbarung über Nutzung, Kostenersatz und Datenzugriff sowie eine technische Trennung von privaten und dienstlichen Daten.

Darf der Arbeitgeber auf einem COPE-Gerät private Daten sehen?

Bei aktuellen Android- und Apple-Geräten ist der private Bereich technisch vom Arbeitsbereich getrennt. Die IT verwaltet Firmen-Apps und Sicherheitseinstellungen, sieht aber keine privaten Fotos oder Nachrichten. Auf iPhones im Firmenbesitz kann sie allerdings die Liste der installierten Apps abrufen. Was genau erfasst wird, sollte eine Betriebsvereinbarung festhalten.

Was ist der Unterschied zwischen COPE und CYOD?

In beiden Fällen gehört das Gerät dem Unternehmen. Bei COPE legt die IT das Modell fest. Bei CYOD wählen Angestellte selbst aus einer Liste freigegebener Modelle, teils mit Zuzahlung für ein teureres Gerät.

Was bedeutet COBO?

COBO steht für Corporate-owned, business only. Das Gerät gehört dem Unternehmen und darf nur dienstlich genutzt werden. Das eignet sich für Geräte mit fester Aufgabe, etwa Scanner, Kassen- oder Pflege-Tablets.

Ist BYOD günstiger als ein Firmenhandy?

Nur auf den ersten Blick. Der Arbeitgeber spart den Gerätepreis, trägt aber Aufwand für Support, Datenschutz und Offboarding. Steuerfrei erstatten kann er ohne Nachweis höchstens 20 € im Monat, während die private Nutzung eines Firmengeräts komplett steuerfrei ist.