Du möchtest deine Firmen-Laptops zukünftig per Workplace-as-a-Service flexibel mieten und fragst dich jetzt: Was mache ich denn mit den Laptops, die aktuell schon im Einsatz sind? Ganz einfach: Du kannst die Laptops verkaufen und zurückmieten: Beim Buy-and-rent-back kauft ein Anbieter deine vorhandenen Geräte, die Angestellten arbeiten unverändert weiter, und du zahlst ab dann eine Monatsrate mit Service. Der Clou: Sobald der Service läuft, kannst du die Laptops nach einem festgelegten Zeitpunkt modernisieren (d. h. austauschen). So gelingt dir die Modernisierung der gesamten Flotte ohne Big-Bang-Mammutprojekt und wochenlange Lähmung der IT. Angeboten wird das zum Beispiel von einem Device-as-a-Service-Anbieter wie Everphone. Das Modell kennst du vielleicht als Sale-and-lease-back. Wir sagen Buy-and-rent-back, weil Everphone nicht least, sondern vermietet. Wie das bei Smartphones aussieht, steht im Artikel zu Sale-and-lease-back bei Firmenhandys. Hier geht es um Laptops bzw. gemischte Flotten.
Was Buy-and-rent-back bei Laptops bedeutet
Buy-and-rent-back tauscht Eigentum gegen Miete, ohne dass sich im Alltag etwas ändert. Dieselben Laptops bleiben bei denselben Angestellten. Nur der Eigentümer wechselt, und mit ihm die Zuständigkeit für Austausch, Löschung und Überblick über die Geräte. Bei Laptops lohnt sich der Blick darauf besonders. Sie sind teurer als Smartphones, werden länger genutzt und machen bei jeder Einrichtung mehr Arbeit. Ein Verkauf mit Rückmiete verlagert also nicht nur Kapital, sondern auch eine Menge Routine. Die Tabelle zeigt, was mit Bestandsgeräten möglich ist und was jede Variante dir abnimmt.
| Behalten | Einzeln verkaufen | Sale-and-lease-back mit Leasinggeber | Buy-and-rent-back | |
|---|---|---|---|---|
| Geld heute | Nein | Ja, pro Gerät | Ja | Ja |
| Geräte bleiben im Einsatz | Ja | Nein, Ersatz nötig | Ja | Ja |
| Verwaltung und Austausch | Eigene IT | Eigene IT | Eigene IT | Teil des Services |
| Löschung und Rückgabe am Ende | Eigene IT | Eigene IT | Oft mit Zusatzkosten | Zertifizierte Löschung und Refurbishment ohne Extrakosten, Kaufoption nach Absprache |
Wer reine Finanzierung sucht, findet sie beim Leasinggeber. Typische Kostenfallen dort beschreibt der Artikel 9 Gründe für zu hohe Kosten beim Smartphone-Leasing.
So läuft der Verkauf mit Rückmiete ab
Der Ablauf besteht aus fünf Schritten, und der erste dauert meist am längsten.
- Bestandsliste erstellen
Modell, Seriennummer, Baujahr, Zustand und zugeordnete*r Angestellte*r. Liegt diese Liste in drei Excel-Dateien und einem Ticketsystem, kostet allein das Tage. - Bewertung
Der Anbieter schätzt den Zeitwert der Geräte und nennt einen Kaufpreis. Alter, Modell und Zustand bestimmen ihn. - Prüfung intern
Finance und Steuerberatung klären, wie Verkauf und Rückmiete verbucht werden (siehe unten). - Vertrag und Auszahlung
Du verkaufst die Geräte, der Kaufpreis wird ausgezahlt, und der Mietvertrag startet. - Rückmiete
Die Geräte laufen im Asset-Management des Anbieters. Defekte werden als Teil des Services ausgetauscht, Schäden sind in der Miete abgesichert.
Rechenbeispiel: 100 Laptops, drei Jahre alt
Ein Verkaufserlös fühlt sich nach Ersparnis an, ist aber ein Vorschuss auf die Miete. Das zeigt ein Beispiel mit 100 Laptops. Alle Werte sind Annahmen für das Beispiel, keine Marktzahlen und keine Everphone-Preise. Der angenommene Zeitwert beträgt 450 Euro pro Gerät, die angenommene Rückmiete 30 Euro pro Gerät und Monat.
| Posten | Annahme | Betrag |
|---|---|---|
| Flotte | 100 Laptops, drei Jahre alt | |
| Zeitwert | 100 × 450 € | 45.000 € |
| Rückmiete | 100 × 30 € pro Monat | 3.000 € pro Monat |
| Erlös aufgebraucht nach | 45.000 € ÷ 3.000 € | 15 Monaten |
Heute stehen 45.000 Euro auf dem Konto, und nach 15 Monaten Miete hast du diese Summe rechnerisch wieder abgegeben. Danach zahlst du weiter für Nutzung und Service. Dem steht gegenüber, was die Verwaltung der Flotte intern kostet. In unserem TCO-Beispiel für 100 Laptops machten Einrichtung, Personalwechsel, Defekte und Rückgabe knapp zehn Euro pro Gerät und Monat aus. Dieser Teil entfällt bei der Miete vollständig und dein IT-Team kann sich wieder um Substanzielles kümmern. Nutze für die Ermittlung der TCO einfach unser Device-Forecast-Tool. Rechne es für deine Flotte nach: Zeitwert pro Gerät, interne Stunden pro Jahr und die Mietrate aus dem Angebot. Erst dann siehst du, ob die Rate den Service und die frei gewordene Liquidität aufwiegt.
Was bei Mischflotten anders ist
Bei einer Mischflotte bewertest du jede Gerätegruppe für sich. Windows-Laptops, MacBooks, Tablets und Smartphones haben unterschiedliche Zeitwerte, und innerhalb einer Gruppe zählt das Baujahr. Nehmen wir ein Unternehmen mit 150 Laptops aus drei Beschaffungsrunden, dazu 60 Tablets und 80 Smartphones. Die jüngste Laptop-Generation bringt am meisten Erlös. Die älteste bringt weniger, aus prozessualen Gründen lohnt sich der Verkauf dennoch. Der Vorteil einer Mischflotte: Alles läuft danach unter einem Vertrag und in einem Asset-Management, statt in drei Listen. Für den Ersatz der ältesten Geräte findest du die Eckpunkte im Artikel zum Laptops mieten für Unternehmen.
Für wen sich Buy-and-rent-back lohnt und wann nicht
Buy-and-rent-back lohnt sich für jede Unternehmensgröße, wenn die Flotte noch Wert hat und die Verwaltung Zeit frisst. Am deutlichsten rechnet es sich, wenn mindestens einer dieser Punkte zutrifft:
- Ihr wollt auf einen Managed-Device-Lifecycle-Service (DaaS, WaaS) umsteigen.
- Die Laptops sind ein bis drei Jahre alt und bringen einen spürbaren Erlös.
- Das Geld wird anderswo gebraucht, etwa für ein Projekt oder Wachstum.
- Die Flotte ist uneinheitlich, und niemand hat den vollen Überblick.
- Ein Austausch steht in den nächsten zwölf Monaten an.
Dein nächster Schritt ist die Bestandsliste: Sortiere die Geräte nach Alter und streiche alles, was Windows 11 nicht unterstützt. Mit dieser Liste klärst du in einer kurzen Beratung mit dem Everphone-Team, was Verkauf und Rückmiete für deine Flotte bedeuten.
Häufige Fragen
Was ist der Unterschied zwischen Buy-and-rent-back und Sale-and-lease-back?
Bei beiden verkaufst du Geräte und nutzt sie weiter. Beim Sale-and-lease-back zahlst du an einen Leasinggeber, der den Kaufpreis finanziert. Beim Buy-and-rent-back zahlst du Miete an einen Anbieter, der Verwaltung, Austausch und Löschung mit übernimmt.
Kann ich Laptops verkaufen und zurückmieten, wenn sie noch nicht abgeschrieben sind?
Ja. Ein höherer Buchwert senkt sogar den steuerpflichtigen Gewinn aus dem Verkauf. Liegt der Erlös unter dem Buchwert, entsteht ein Verlust. Welche Folgen das für dich hat, klärst du mit Finance oder deiner Steuerberatung.
Muss ich die Geräte nach der Laufzeit zurückkaufen?
Zum Laufzeitende gibt es eine Kaufoption nach Absprache. Du kannst die Geräte also behalten oder zurückgeben. Zertifizierte Löschung und Refurbishment nach der Rückgabe kosten nichts extra.
Was passiert mit den Daten auf den Laptops?
Bei der Rückgabe löscht Everphone die Geräte zertifiziert. Wie das abläuft, beschreibt der Artikel zum sicheren Löschen von Daten bei der Geräterückgabe.
Wie viele Geräte brauche ich für Buy-and-rent-back?
Device-as-a-Service lohnt sich für jede Unternehmensgröße, eine Faustregel nach Geräteanzahl gibt es nicht. Entscheidend sind Alter und Zustand der Geräte und was dir Liquidität und Verwaltung wert sind.