Wenn du Laptops für dein Unternehmen mietest, zahlst du eine monatliche Rate und bekommst dafür fertig eingerichtete Geräte, Austausch bei Defekt, Verwaltung und eine sichere Rückgabe. Die Anschaffung entfällt. Solche Angebote heißen Workplace-as-a-Service (WaaS) und kommen von Anbietern wie Everphone.
Der Preis allein ist dabei selten das Hauptargument. Entscheidend ist, was nicht mehr bei deiner IT landet: die ganzen Tickets nämlich, die man fürs Einrichten, Verschicken, Austauschen, Einsammeln und Löschen braucht.
Wie sich die Kosten gegen den Kauf rechnen, steht im TCO-Vergleich für Laptops. Hier geht es um das, was davor kommt: Wie ein solcher Geräte-Mietservice deine Organisation entlastet und wie das Ganze abläuft.
Die erste Frage natürlich: Lohnt sich das überhaupt für mein Unternehmen? Unsere Haltung: Für die allermeisten Unternehmen ist die Miete die bessere Wahl, sobald regelmäßig Laptops kommen und gehen.
Wenn du nur einen einzelnen Laptop im Lager für die Datenerfassung stehen hast, ist das was anderes. Dann kann der Kauf besser sein. Den Unterschied zeigt der Abschnitt zur Frage, wann sich die Miete nicht lohnt.
Was in der Laptop-Miete für Unternehmen enthalten ist
In Kürze: Alles, bis auf die Produktivitäts-Software. In der monatlichen WaaS-Rate stecken Gerätebeschaffung, Einrichtung, Versand sowie bei Defekten der Austausch und die Verwaltung.
Das bedeutet: Angestellte bekommen einen einsatzbereiten Miet-Laptop. Geht er kaputt, wird er schnellstmöglichst ausgetauscht – ohne zusätzliche Kosten. Weil keine Kosten entstehen, braucht es auch keine Freigabe. Damit kann der ganze Swap-Vorgang ohne Zutun der IT erledigt werden.
Im Einzelnen:
| Leistung | Was du davon hast |
|---|---|
| Gerät und Zubehör | Notebooks, Desktops, Workstations und Zubehör, direkt an die Angestellten geliefert |
| Konfiguration | Geräte kommen fertig eingerichtet an, bei Notebooks mit Autopilot-Registrierung, Staging und BIOS-Einstellungen |
| Versand | kostenfrei, ins Büro oder an eine Wunschadresse |
| Support und Austausch | Angestellte fordern Support oder ein Ersatzgerät im Everphone-Portal an, ohne Zusatzkosten und ohne Freigabe durch die IT |
| Betrieb | Everphone übernimmt Beschaffung, Staging und Betrieb mit Updates und Security |
| Asset-Management | inklusive |
| Rückgabe | Everphone organisiert die Retoure direkt mit den Angestellten |
| Löschung | Daten werden vor der Wiederverwendung gelöscht, du bekommst ein Löschzertifikat |
Beschädigte Geräte werden als Teil des Services ausgetauscht, Schäden sind in der Miete abgesichert. Bei Verlust zählt der Zeitwert laut Restwerttabelle.
So läuft die Laptop-Miete ab: von der Bestellung bis zur Rückgabe
Der Ablauf besteht aus sechs Schritten. Davon liegt nur der erste bei dir:
- Bestellen: Bis 250 Angestellte bestellst du direkt im Everphone-Shop. Bei größeren Unternehmen empfiehlt sich vorher eine Beratung, um die WaaS-Lösung maßzuschneidern (ist bei uns Teil des Vertriebs). Wer Bestellungen aus dem ITSM- oder HR-System auslösen will, nutzt die API.
- Everphone konfiguriert das Gerät nach deinen Vorgaben.
- Das Gerät geht ins Büro oder an die Wunschadresse der Angestellten und ist beim Auspacken einsatzbereit.
- Im Betrieb laufen Support und Austausch über das Everphone-Portal.
- Verlässt jemand das Unternehmen, organisiert Everphone die Retoure direkt mit der Person. Deine IT muss nicht eingebunden werden.
- Everphone löscht Profile, Einstellungen und Daten, bevor das Gerät wiederverwendet wird.
Ein Szenario: Lena fängt am Monatsersten im Vertrieb an. Die Everphone-API empfängt ein entsprechendes Signal von der HR-Software oder dem ITSM. Das Gerät wird für Lena bestellt, fertig konfiguriert an ihre Wunschadresse geschickt und ist beim Auspacken einsatzbereit. Deine IT hat dazwischen nichts angefasst.
Wie das mit der Anbindung an den Eintrittsprozess funktioniert, beschreibt der Artikel zur automatischen Gerätebereitstellung beim Onboarding.
Portal und API arbeiten auf denselben Daten. Was per API bestellt wird, erscheint im Portal, und umgekehrt.
Welche Laptops und PCs du mieten kannst
Du bist bei der Miete nicht an einen Hersteller gebunden. Hier findest du eine Übersicht der Everphone-Laptops. Bei Notebooks und PCs stehen Apple, Dell, HP und Lenovo zur Verfügung, weitere Hersteller auf Anfrage.
| Gerätetyp | Beispiele |
|---|---|
| Notebooks | Business-Laptops, MacBooks |
| Desktops | All-in-one, Tower, Small-Form-Factor, Tiny und Mini |
| Workstations | für rechenintensive Arbeitsplätze |
| Convertibles und Detachables | Laptop-Tablet-Hybride |
| Zubehör | je nach Arbeitsplatz |
Gemischte Flotten sind möglich: MacBooks für das Design-Team, ThinkPads für den Vertrieb. Auch dann gilt ein Vertrag mit einem SLA, über alle Hersteller hinweg. Du hast nicht pro Marke einen eigenen Ansprechpartner.
Zwei Hersteller haben wir ausführlicher beschrieben. Zu Dell gibt es den Artikel Geräte von Dell: bedarfsgerecht mit Workplace-as-a-Service:
Zu Lenovo gibt es den Artikel Workplace-as-a-Service mit Lenovo: flexibel, effizient, nachhaltig:
Laptop-Flotte flexibel anpassen statt neu kaufen
Bei der Miete lassen sich Anzahl und Modelle an den Bedarf anpassen. Das hilft in Phasen, in denen sich die Belegschaft verändert.
Nehmen wir ein Unternehmen, das im Sommer zehn Praktikant*innen einstellt. Beim Kauf stehen zehn Geräte danach im Schrank oder müssen verkauft werden. Bei der Miete gehen sie zurück, werden gelöscht und weiterverwendet.
Hast du schon eine eigene Flotte, musst du nicht bei null anfangen. Mit Buy-and-Rent-Back verkaufst du deine Bestandsgeräte und mietest sie zurück. So lässt sich eine bestehende Flotte in die Miete überführen. Der verlinkte Artikel behandelt zwar Smartphones, das Prinzip ist bei Laptops dasselbe.
Arbeitest du in mehreren Ländern oder mit mehreren Gesellschaften, legt ein Rahmenvertrag globale Standards fest.
Workplace-as-a-Service oder Device-as-a-Service: Was gilt für Laptops?
Bei Laptops und PCs sprechen wir bei Everphone von Workplace-as-a-Service, bei Smartphones und Tablets von Device-as-a-Service. Der Ansatz ist aber derselbe: Du zahlst eine Rate und bekommst Hardware plus Services. Auch die SLA sind einheitlich.
Die Begriffe hingegen sind nicht einheitlich. Dell nennt es PC-as-a-Service, HP und Lenovo sprechen von Device-as-a-Service. Wenn du Angebote vergleichst, achte deshalb auf den Leistungsumfang, nicht auf den Namen. Mehr dazu im Artikel zu PC-as-a-Service und im Vergleich von Device-as-a-Service und Workplace-as-a-Service.
Für wen sich Laptops mieten lohnt und für wen nicht
Die Miete lohnt sich, wenn Geräte oft wechseln und deine IT dafür Zeit aufwendet: bei Eintritten und Austritten, bei Defekten, bei Standorten, an denen niemand von der IT sitzt.
Sie lohnt sich auch, wenn du die Einrichtung einfach nicht mehr selbst machen willst und deine IT-Fachkräfte gern für etwas Strategisches einsetzen willst. Die Unternehmensgröße spielt dabei keine Rolle.
Weniger sinnvoll ist sie in drei Fällen:
- Du hast eine kleine, stabile Flotte, ein eingespieltes IT-Team und nutzt Geräte bis zum Ende.
- Du brauchst Spezialhardware, die in keinem Mietangebot vorkommt.
- Du willst die Anschaffung steuerlich im Jahr des Kaufs geltend machen. Seit dem BMF-Schreiben vom 26. Februar 2021 darfst du Computerhardware über ein Jahr abschreiben. Wie sich das zur Miete verhält, klärst du mit deiner Steuerberatung. Grundsätzlich sind Mieten Betriebskosten (Capex-to-Opex-Shift).
Hast du bis zu 250 Angestellte, schau direkt in den Everphone-Shop. Für größere Unternehmen reicht eine kurze Beratung, in der ihr Gerätemix und Standorte durchgeht.
Diese Fragen solltest du vor dem Mietvertrag stellen
Nicht jedes Angebot enthält dasselbe. Frag jeden Anbieter:
- Wer ersetzt ein defektes Gerät, und was kostet das?
- Was passiert bei Verlust oder Diebstahl?
- Was kostet die Rückgabe, und wer löscht die Daten?
- Kann ich die Flotte während der Laufzeit anpassen?
- Gibt es zum Laufzeitende eine Kaufoption?
- Habe ich einen Vertrag und einen Ansprechpartner oder einen je Hersteller?
Bei Everphone sind zertifizierte Löschung und Refurbishment nach der Rückgabe ohne Extrakosten dabei. Eine Kaufoption zum Laufzeitende gibt es nach Absprache.
Häufige Fragen
Was kostet es, Laptops für ein Unternehmen zu mieten?
Der Preis hängt von Modell und Ausstattung ab. Die Rate deckt Gerät, Reparatur, Austausch und Verwaltung ab. Für den Vergleich mit dem Kauf zählt die Gesamtrechnung, nicht der Kaufpreis. Sonst vergleichst du Äpfel mit Birnen. Eine solche Gesamtrechnung kannst du mit unserem TCO-Vergleich für deine Organisation erheben.
Kann ich auch MacBooks mieten?
Ja. Bei Notebooks und PCs stehen Apple, Dell, HP und Lenovo zur Verfügung. Du kannst Marken in einer Flotte mischen und bleibst bei einem Vertrag und einem SLA.
Ab wie vielen Laptops lohnt sich die Miete?
Eine feste Mindestgröße gibt es nicht. Entscheidend ist, wie oft Geräte wechseln und wie viel IT-Zeit sie binden. Bis 250 Angestellte bestellst du direkt im Everphone-Shop, größere Unternehmen sprechen am besten zunächst mit unserem Vertrieb über ihre Anforderungen.
Was passiert mit den Daten auf zurückgegebenen Laptops?
Profile, Einstellungen und Daten werden gelöscht, bevor das Gerät wiederverwendet wird. Du bekommst ein Löschzertifikat. Das ist auch für die Dokumentation gegenüber Datenschutz-Audits und Revision relevant.
Ist Laptop-Miete dasselbe wie Leasing?
Nein. Leasing ist reine Finanzierung, oft mit versteckten Kosten, wie der Artikel zu den Kostenfallen beim Smartphone-Leasing zeigt. Eine Miete mit Workplace-as-a-Service verlagert die Kosten und übernimmt zusätzlich Verwaltung, Rollout, Austausch und Support.