Welche Vorschriften gibt es bei Diensthandys mit privater Nutzung?

Jedes Unternehmen handhabt die Vergabe von Diensthandys und die Regeln, die mit der Nutzung einhergehen, eigenständig. Viele Unternehmen haben bisher auf die strikte Trennung von Firmenhandy und Privathandy bestanden. Doch die Weiterentwicklung der Technik erlaubt es schon seit einiger Zeit, beide Aspekte in einem Gerät zu vereinen.

Firmenhandy und Privatnutzung muss also nicht mehr getrennt sein. Möglich wird die „Mischnutzung“ durch die Verwendung einer MDM-Software (Mobile-Device-Management).

Bei Everphone ist die Verwendung eines MDM auf unseren Mietgeräten von vornherein mitgedacht. Dabei wird das gemietete Diensthandy für die private Nutzung entweder mit einer bereits vorhandenen Software ausgestattet, die ihr schon habt, und die eine sichere Datentrennung im Firmenhandy erlaubt. Alternativ helfen wir euch gerne bei Auswahl und Bereitstellung einer geeigneten MDM-Lösung.

Wie genau die Abmachung mit den Arbeitnehmer*innen beim Firmenhandy mit Privatnutzung ausfällt, musst du als Arbeitgeber*in entscheiden.

Damit ist nun nicht die Nutzung während der Arbeitszeit gemeint – hier hat sowieso jedes Unternehmen andere Vorstellungen; einige untersagen die Nutzung des privaten Bereichs generell, andere erlauben die Nutzung in bedingtem Rahmen oder in den Pausen.

Einige Social-Media-Dienste stehen beim Datenschutz immer wieder in der Kritik und entsprechen nicht den europäischen Standards – zum Beispiel TikTok. Kritisiert werden neben einer Spionagegefahr auch die mögliche Einflussnahme der chinesischen Regierung auf die Inhalte.

Hier solltest du als Arbeitgeber*in also genau hinschauen, welche Applikationen auf dem Firmenhandy installiert werden dürfen –am besten erstellt die IT eine Whitelist.

Was musst du dabei beachten?

Um ein Firmenhandy mit Privatnutzung in den Arbeits- und Privatalltag problemlos zu integrieren, sollten einige Punkte berücksichtigt werden. Datenschutz ist ein wichtiger Punkt; gefolgt von den Kontrollvorgaben, denen der Arbeitgeber unterliegt.

Datenschutz für Diensthandy & private Nutzung

Während der Arbeit werden im Firmenhandy viele vertrauliche und sensible Informationen gespeichert und registriert, die unter Umständen in den Bereich der Firmengeheimnisse fallen. Um die private Nutzung im Firmenhandy zu erlauben, wird am besten eine MDM-Software genutzt.

Das MDM trennt einen sicher verschlüsselten Arbeitsbereich ab – das entspricht sowohl den Vorschriften der DSGVO aus Arbeitgebersicht, als auch den Anforderungen der Nutzer*innen, die diese an ein Firmenhandy eben haben, das sie auch privat nutzen dürfen (und wozu dann eben auch die Nutzung von TikTok, WhatsApp und Co gehört). Dank MDM werden bei der privaten Nutzung die Firmendaten auf dem Handy nicht kompromittiert.

Das Diensthandy mit Whatsapp-App stellt folglich keine Bedrohung mehr dar. Die Applikation kann ohne Probleme im Sektor „Privat” des Diensthandys genutzt werden. Denn der Firmenbereich ist in diesem Fall sicher verschlüsselt, gemäß den gesetzlichen Vorschriften der DSGVO.

Firmenhandy in Privatnutzung: Vorteile für den Arbeitgeber

Device-as-a-Service-Geräte von Everphone sind grundsätzlich für eine private Nutzung angedacht, welche eben durch das MDM technisch sauber ermöglicht wird. Nur wenn ihr euch als Unternehmen bewusst für die rein dienstliche Nutzung als Firmenhandy entscheidet, wird die private Nutzung untersagt und die Funktionen des Geräts entsprechend eingeschränkt („restringiert“ ). Besonders nutzerfreundlich ist das allerdings nicht.

Die Vorteile, die du als Arbeitgeber*in bei den Mitarbeiter-Angeboten von Diensthandys durchaus in Betracht ziehen solltest, sind:

• Die Private Nutzung vom Diensthandy reduziert die Anschaffungskosten für deine Angestellten.
• Die Funktionsweise des MDM mit DSGVO garantiert eine sichere Datentrennung im Firmenhandy und senkt die Gefahr von Schatten-IT und dem unkontrollierten Einsatz privater Endgeräte (Dark-BYOD).
• Der Aufwand für das IT-Management sinkt dank Device-as-a-Service auf das absolute Minimum, weil DaaS
• Der Ersatz beschädigter Geräte ist bei DaaS inkludiert – das Service-Level für die Angestellten konkurrenzlos hoch.
• Durch Geräte-Upgrades freuen sich Angestellte regelmäßig über neuere Geräte und die gesamte Firmenflotte wird in Zyklen modernisiert.

Kontrolle der Diensthandys mit privater Nutzung

Bei Diensthandys, die rein geschäftlich gebraucht werden und deren Nutzung nicht für den privaten Gebrauch freigegeben wurde, darfst du als Arbeitgeber*in ohne Einschränkungen kontrollieren. Bei geschäftlichen Smartphones, die für den privaten Verbrauch zulässig sind, darf dagegen der Arbeitgeber nur dann kontrollieren, wenn der oder die Angestellte eine Genehmigung erteilt hat.

Wer übernimmt die Haftung beim Firmenhandy mit Privatnutzung?

Generell liegt die Haftung bei Firmenhandys beim Arbeitgeber. Jedoch kann es einige Sonderfälle geben, die einzeln betrachtet werden müssen. Grobe Fahrlässigkeit, bei der das Diensthandy beschädigt oder gestohlen wird, kann auch auf den Arbeitnehmer bzw. die Arbeitnehmerin zurückfallen. Ein solcher Fall wäre beispielsweise das Vergessen des Diensthandys im Restaurant oder Ähnliches. Geht ein Firmenhandy verloren, schlägt nicht nur der Materialwert zu Buche, sondern auch die vielen firmeninternen Daten, die auf den Handys gespeichert waren. Der Verlust dieser Daten wiegt meistens schwerer als der Geldwert des Geräts.

Das tolle bei Rundum-Diensten, wie sie von Everphone angeboten werden, ist, dass beschädigte oder veraltete Geräte ohne einen Aufpreis umgetauscht werden. Im Falle verlorener oder gestohlener Geräte kann der Firmenbereich extern gesperrt werden. Außerdem lassen sich Programme installieren, die regelmäßig ein Back-up durchführen, um Datenverlust zu vermeiden. Es lassen sich also die Firmenhandy-Kosten senken. Denn du bezahlst weiterhin deinen monatlichen festen Mietpreis für die Anzahl der gemieteten Geräte und das Risiko, sensible Daten zu verlieren, sinkt ebenfalls.

Wer darf ein Firmenhandy beanspruchen?

Natürlich sind einige Bereiche eines Unternehmens stärker an die Kommunikation mit dem Telefon gebunden. Hierunter fallen vor allem Vertriebler*innen, Projektmanager*innen, Abteilungsleiter*innen etc. Doch die Nutzung von Smartphones dringt mit der fortschreitenden Digitalisierung fast in alle Betriebsbereiche vor. Deswegen können auch Angestellte, die eigentlich nicht unbedingt ein Diensthandy benötigen, von den interessanten Mitarbeiter-Angeboten von Everphone profitieren.

Mit dem Firmenhandy in Privatnutzung kannst du als Arbeitgeber punkten und die Belegschaft ist in Sachen Kommunikation hochmodern ausgestattet. Eine Diensthandy-Steuer fällt für den Arbeitnehmer bzw. die Arbeitnehmerin nicht an, denn das Handy wird sowohl beruflich als auch privat genutzt. Das wird steuerlich nicht als Vorteil angesehen.