Kosten senken durch Firmenhandy-Langzeitmiete

Die Langzeitmiete von Handys bringt eine Reihe von Vorteilen mit sich. Der zu zahlende Betrag ist immer niedriger als der ursprüngliche Anschaffungspreis. Es sind keine Anfangsinvestitionen erforderlich und die Kosten werden von den Investitionsausgaben zu den Betriebskosten verlagert (Capex to Opex). Dadurch könnt ihr die Mietzahlungen für ein Firmenhandy steuerlich absetzen. Weiterhin wird die Finanzplanung vereinfacht und der Verwaltungsaufwand reduziert.

Der Betrag, den du zu Beginn für alle Telefone auf einmal zahlen würdest, wird auf einen bestimmten Zeitraum (in der Regel der Nutzungszeitraum) reduziert. Du kannst das eingesparte Kapital stattdessen in die Produktion oder in neue Angestellte investieren und dein Business weiterentwickeln. Nach der vereinbarten Mietzeit werden die Smartphones einfach zurückgegeben. Falls du den Vertrag verlängerst, sind Updates auf aktuelle Handy-Modelle möglich.

Der Kunde oder die Kundin kann aus allen Handys und Tablets wählen, die von der Mietfirma angeboten werden. In der Regel werden Mietverträge für einen Zeitraum von 24 bis 36 Monaten abgeschlossen: d. h. du verteilst deine Anfangsinvestition über diesen Zeitraum und der Cashflow deines Unternehmens wird nicht gefährdet – was erheblich dazu beiträgt, bei Firmenhandys die Kosten zu senken. Nach Ablauf der Mietdauer kann der Kunde oder die Kundin das Gerät entweder zurückgeben oder zum Restpreis kaufen.

Kosten bei der Firmenhandy-Versicherung senken

Ebenfalls enthalten Mietverträge in der Regel Vollversicherungsoptionen, d. h. bei Verlust, Reparatur usw. entstehen dir keine weiteren Kosten. Im Schadensfall bieten sie dir außerdem oft ein Ersatzgerät an, solange wie sich das Gerät in Reparatur befindet und bis der Schaden behoben ist.

Kosten beim Device-Lifecycle-Management senken

Weiterhin entfallen alle Kosten für Lagerung, Datenlöschung, Versicherung, Reklamation und Entsorgung. All dies trägt ebenfalls dazu bei, um bei einem Firmenhandy Kosten zu senken.

All diese Vorteile treffen auch bei einem Firmenhandy zur Privatnutzung zu. An dieser Stelle möchten wir anbringen, dass der Service von Everphone unter anderem die Integration einer MDM-Software (Mobile-Device-Management-Software) einschließen kann. Auf diese Weise können geschäftliche sowie private Daten innerhalb eines Gerätes unkompliziert getrennt werden. Dies funktioniert, indem auf dem mobilen Device ein separater und gesicherter Arbeitsbereich eingerichtet wird, der extern gesteuert werden kann.

Wie VoIP beim Firmenhandy die Mobilfunkkosten senken kann

Wie du bestimmt weißt, ist mobiles VoIP („Voice over Internet Protocol“) eine Technologie, mit der man von einem Mobiltelefon aus über eine drahtlose Internetverbindung (meist über ein Wi-Fi-Netzwerk) telefonieren kann. Das ist eine einfache Möglichkeit, die Telefonkosten zu senken. Allerdings gibt es immer noch relativ offensichtliche Einschränkungen bei der Einführung von VoIP-Telefonie im Unternehmensumfeld, obwohl es sich in den letzten Jahren erheblich verbessert hat..

An dieser Stelle möchten wir die Gründe nennen, warum die Implementierung von VoIP-Telefonaten in deine Unternehmensinfrastruktur mittlerweile ein kluger Schritt ist. Mit mobilem VoIP können Unternehmen bei Firmenhandys die Kosten senken, ohne große Abstriche bei der Qualität oder Effizienz zu machen.

Günstige Auslandsgespräche

Auslandsgespräche sind zweifellos ein großes schwarzes Loch bei den Telefonkosten. Mobilfunk-Anrufe ins Ausland führen oft zu unglaublichen Beträgen auf den monatlichen Telefonrechnungen. Außerdem ist es in der Praxis sehr schwierig, im Voraus abzuschätzen, wie viel jeder Anruf kosten wird. Auslandsgespräche sind daher ein regelmäßiger Grund für die Einführung von VoIP-Technologien im Unternehmensumfeld.

Bei Anrufen über das Internet können zwei Nutzer*innen kostenlos miteinander sprechen (wenn sie über das gleiche Netz telefonieren); egal wo sich die beteiligten Parteien gerade auf der Welt befinden. Für einen minimalen Betrag können VoIP-Nutzer*innen auch Verbindungen zu Nutzer*innen normaler Festnetz- oder Mobilfunknummern herstellen.

Früher war es nur über Festnetzanschlüsse möglich, über das Internet zu telefonieren. Dadurch war der Anrufer bzw. die Anruferin ständig ans Büro gebunden. Heute ist es hingegen möglich,, von einem Mobiltelefon aus über das Internet zu telefonieren. Der Anrufer bzw. die Anruferin ist dabei durch nichts eingeschränkt.

Kostenlose innerbetriebliche Telefonate

Ein weiterer Bereich, in dem ein großes Interesse besteht, um bei Firmenhandys die Kosten zu senken, ist der Bereich der innerbetrieblichen Anrufe. Viele Unternehmen haben bereits Verträge mit Mobilfunkbetreibern, die kostenlose Anrufe zwischen einzelnen Angestellten innerhalb des Unternehmens ermöglichen. Aber viele dieser Verträge erfordern einen hohen Pauschalbetrag.

Durch den Einsatz mobiler VoIP-Technologie (und natürlich auch fester VoIP-Anschlüsse) erhält das Unternehmen die Möglichkeit, unternehmensinterne Gespräche völlig kostenlos zu führen. Dies ist vordergründig deshalb möglich, weil dem VoIP-Anbieter bei Gesprächen innerhalb des eigenen Netzes keine Kosten entstehen. Daher können VoIP-Anbieter diese Anrufe kostenlos anbieten. Dies ist auch eine große Einsparung in Bezug auf die Firmenhandy-Tarife.

Bewertung von Firmeneinkäufen

Unternehmen, die mobile Angestellte beschäftigen, achten oft auf deren Flexibilität und Mobilität. Sie stellen ihnen leistungsstarke Smartphones mit drahtloser Internetverbindung und Datenverbindung zur Verfügung. Damit können die Angestellten auch Online-Tools wie E-Mail, Internet oder verschiedene andere Anwendungen nutzen und darauf zugreifen.

Wenn diese, oftmals nicht billigen, technischen Hilfsmittel angeschafft werden, ist es logisch, alle ihre Funktionen so zu nutzen, dass sie für die finanzielle Bilanz des Unternehmens möglichst vorteilhaft sind. Der Einsatz von Internet-Telefonie ist eine Möglichkeit, Smartphones zu nutzen, um die Gesamtkosten und natürlich auch bei allen Firmenhandys die Kosten zu senken.

Höherer Komfort für die Angestellten

Viele Unternehmen haben bereits VoIP-Anrufe über das Festnetz in ihre Strukturen integriert, um ihre Festnetzkosten zu senken. Viele Angestellte nutzen jedoch mehr Handys als Festnetztelefone – selbst, wenn sie im Büro sitzen und auch wenn sie für das Firmenhandy selbst zahlen müssen.

Das ist eine reine Frage der Bequemlichkeit, denn das eigene Mobiltelefon enthält in der Regel  immer eine aktuelle Liste von Kontakten. Ebenfalls ist es einfach mitzunehmen, während man telefoniert. Und die Nummern auf dem Mobiltelefon sind die, die die Angestellten am häufigsten kennen und benutzen.

Mit der richtigen mobilen VoIP-Lösung, die spezielle Funktionen wie ein Telefonbuch oder eine Voicemail enthält, können die Angestellten jedoch problemlos zu VoIP-Telefonaten wechseln – das ist effizienter und vor allem kostengünstiger. In dieser Frage kannst du entsprechende Mitarbeiter-Angebote machen und auf die Kosteneinsparungen durch Firmen wie Everphone hinweisen.

Vergleich von Mobiltelefonen mit der Unternehmensstrategie

Durch die Einführung der mobilen VoIP-Technologie haben Unternehmen die Möglichkeit, ihre Telekommunikationskosten bei einem einzigen Anbieter zu zentralisieren. Es besteht keine Notwendigkeit, die Telefonkosten zwischen dem Festnetz- und dem Mobilfunkbetreiber aufzuteilen.

Der VoIP-Betreiber kann eine umfassende Kommunikationslösung für jedes Unternehmen anbieten. VoIP verschafft dem Unternehmen einen besseren Überblick über alle Telefonkosten und hilft bei der Analyse, Verwaltung und Rationalisierung unternehmensinterner Anrufe. Die Angestellten werden mobil, flexibel und effizient.

Besteuerung von Firmenhandys

Um die wirtschaftliche Zweckmäßigkeit des Kaufs oder der Anmietung von Firmenhandys zu bewerten, ist folgendes gut zu wissen: Der Prozentsatz für den Abzug von Telefonkosten für das Unternehmen ist 100 Prozent. Das heißt, die Diensthandy-Steuer wird voll zurückerstattet.

Bezüglich der Modalitäten des Kaufs und des Besitzes des Firmenhandys hat der Gesetzgeber keine Zwänge, Beschränkungen oder verschiedene Arten von Abzügen hinsichtlich der verschiedenen Modalitäten der Nutzung des Firmenhandys festgelegt.

Einerseits fallen die Kosten für die Nutzung des Firmenhandys an, andererseits die Kosten für den Datenverkehr und damit für die Nutzung von Anrufen (national und international) und der Internetverbindung.

Geschäftlich genutzte Mobiltelefone: Kauf, Leasing, Leihgabe zur Nutzung

Folgende Vertragsarten können steuerlich in deinem Unternehmen abgesetzt werden: Kauf, Finanzierungsleasing oder Mieten wie bei Everphone, sowie ein unentgeltliches oder entgeltliches Nutzungsdarlehen. Bei den Steuerersparnissen, die sich aus diesen verschiedenen Arten ergeben, gibt es keinen Unterschied.

Es gibt keine Beschränkungen hinsichtlich des Betrags oder des zulässigen jährlichen Höchstwerts, die man sowohl bei dem einen als auch bei dem anderen Vertrag anwenden kann. Lediglich die buchhalterische Gruppierung ändert sich, wenn die Kostenbestandteile in der Gewinn- und Verlustrechnungsbilanz fallen. Im Falle des Kaufs sind die Kosten aufgrund der Abschreibungsquoten für Firmenhandys absetzbar.

Im Falle des Leasings, Mietens oder bei einem Darlehen sind die Kosten dafür aufgrund der monatlichen, zwei-monatlichen oder jährlichen Zahlungen des Unternehmens abzugsfähig – was auch bei den Firmenhandys die Kosten senkt. Auch bei den damit verbundenen Kosten gibt es keine Unterscheidung auf der Ebene der Steuervorauszahlung, da die Kosten immer auf der Grundlage der wirtschaftlichen Zuständigkeit abzugsfähig sind.

Geschäftskosten für Telefon und Internet senken

Als Unternehmer*in liegt es immer in deinem Interesse, das beste Angebot mit den niedrigsten Tarifen auf dem aktuellen Markt zu finden. Das ermöglicht eine echte Senkung der Geschäftskosten und somit eine effektive Einsparung bei den Telefonkosten.

Senkung der Internetkosten und Auslandsgespräche

Zusätzlich zur Festnetz- und Mobiltelefonie solltest du auch Maßnahmen ergreifen, um die Kosten in deinem Unternehmen in Bezug auf das Internet und häufige Auslandsgespräche zu senken. Wie schon oben in diesem Artikel beschrieben ist VoIP eine Möglichkeit, um Kosten sowohl für das Roaming als auch für Auslandsgespräche einzusparen.

Aber beides ist gleich wichtig. Und wie schon erwähnt, können insbesondere Auslandsgespräche, Roaming und Datenroaming einen großen Einfluss auf die Unternehmenskosten und die jährlichen Telefonausgaben haben. Also suche immer nach dem günstigsten Telefonanbieter.

Dies trifft natürlich auch auf Internetanbieter zu. Denn es kann einen großen Unterschied für dein Unternehmen machen, entweder einen 5G-Anschluss oder zumindest eine schnelle Glasfaser-Internetverbindung zu haben.

Auf diese Weise können die Angestellten im Unternehmen oder Geschäft viel schneller arbeiten und sind dementsprechend auch produktiver. Schnelles und produktives Arbeiten ist heutzutage ein wichtiger Punkt in einer Unternehmensstrategie und kann einen großen Unterschied machen, ob du ein dynamisches und erfolgreiches Unternehmen hast oder nicht.

Hier noch einmal eine Zusammenfassung um bei Firmenhandys Kosten zu senken

Miete deine Firmenhandys und nutze die Vorteile:

• Du zahlst nur eine monatliche Mietrechnung
• Handys werden nach einer bestimmten Zeit durch neue Geräte ersetzt
• Entschädigung bei Verlust oder Diebstahl
• Du erhältst innerhalb von drei Tagen ein Ersatzgerät
• Große Flexibilität bei der Abholung und Rückgabe der Geräte
• Du kannst die Miete über die Betriebskosten abrechnen
• Du zahlst insgesamt weniger, als wenn du ein neues Gerät kaufen würden
• Ein gemietetes Firmenhandy ist steuerlich absetzbar

Benutze VoIP:

• Günstige Auslandsgespräche
• Höherer Komfort für die Mitarbeiter*innen
• Kostenlose interne Telefonate

Nutze alle steuerlichen Vorteile.

Suche nach dem günstigsten mobilen Anbieter.

Nutze 5G- oder schnelle Glasfaser-Anschlüsse für dein Firmeninternet.

Wie du siehst, gibt es etliche Möglichkeiten zur Kosteneinsparung bei Firmenhandys, die sich in jedem Fall über einen gewissen Zeitraum auszahlen. Speziell das Mieten und die Nutzung von VoIP kann deinem Unternehmen erhebliche Kosten sparen.