Wer bekommt ein Firmenhandy?

Wer bekommt eigentlich alles ein Firmenhandy im Unternehmen? Nur der CEO oder auch der Praktikant? Die Festlegung der Gerätevergabe ist bei der Planung einer effektiven Smartphone-Flotte im Unternehmen grundlegend. Wie sie sich auf Mitarbeiterzufriedenheit und Produktivität der einzelnen Mitarbeiter und des ganzen Unternehmens auswirken kann, lesen Sie in folgendem Beitrag.

Da beißt die Maus keinen Faden ab: Nicht alle Mitarbeiter*innen benötigen zwingend ein mobiles Endgerät, um im Unternehmen produktiv zu sein. Deshalb findet man in vielen Firmen eine entsprechend selektive Deployment-Strategie vor, wenn es um Smartphones oder Tablets geht.

Es erhält also bei Weitem nicht jeder*r ein solches Gerät. Aber warum eigentlich nicht?

Ich möchte gerne Ihr Bewusstsein dafür schärfen, dass dies erstens nicht unbedingt der Königsweg ist, und zweitens, dass es Alternativen gibt. Mein Plädoyer: Bieten Sie allen Ihren Mitarbeiter*innen ein Smartphone an. Das ist ohne große Mehrkosten für das Unternehmen machbar – es kann sogar Kosten einsparen! Hintergrund dabei ist ein sogenannter Co-Payment-Ansatz, bei dem sich die Angestellten bei der Finanzierung der Smart Devices beteiligen oder diese sogar ganz übernehmen können.

Dazu später mehr. Betrachten wir zunächst den Status quo.

Premium-Firmenhandys bekommen nur die Chefs

In vielen Unternehmen werden nur ausgesuchte Mitarbeiter*innen mit einem Firmengerät ausgestattet. Verbreitet ist zum Beispiel, dass nur leitende Angestellte (Geschäftsführung, C-Level, Head of X, Abteilungsleiter etc.) oder Beschäftigte mit viel Kontakt nach außen (Vertrieb, Customer Service, Office Management) ein Firmenhandy bekommen, während der Rest der Belegschaft leer ausgeht.

Häufig findet man auch die Konstellation, dass hochrangige Mitarbeiter*innen ein teures Flaggschiff-Modell bekommen (zum Beispiel aus der Galaxy-S-Klasse von Samsung ein Pro-iPhone), während der oder die Angestellte sich mit einem schnöden Einsteiger- oder gar Auslaufmodell begnügen muss.

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Nicht jede*r möchte sich mit einem Mittelklasse-Gerät begnügen

Dass das in Teilen der Belegschaft Unmut erzeugt, sollte nicht verwundern: Schließlich lassen sich „die da oben“ auf Firmenkosten teure Hardware finanzieren, während der Ottonormalverbraucher nichts oder maximal ein veraltetes Gerät bekommt.

Kein Wunder also, wenn der sich dann auch als Mitarbeiter*in zweiter Klasse fühlt.

Oder sich nach Alternativen umsieht und beispielsweise das (moderne) privat gekaufte Smartphone auch für den Job nutzt – im schlimmsten Fall sogar ohne Kenntnis der IT (Stichwort: Dark-BYOD).

Veraltete Technik führt automatisch zu einer geringen Akzeptanz bei den Angestellten

„Nicht alle Beschäftigten benötigen ein Handy“

„Bei uns braucht aber nicht jeder ein Smartphone.“

So zutreffend diese Aussage in Bezug auf die Produktivität der Belegschaft im Unternehmen vielleicht sein mag, so falsch ist sie trotzdem: Denn privat benötigen fast alle natürlich schon ein Handy. Und da es kaum noch Enthusiasten gibt, die mit einem Nokia 3210 unterwegs sein möchten, benötigen die meisten eben ein Smartphone.

In Zahlen von 2019: Laut einer Studie des Branchenverbands der deutschen Informations- und Telekommunikationsbranche Bitkom nutzen 81 Prozent der Menschen ab 14 Jahren in Deutschland ein Smartphone, jeder zweite (52 Prozent) gibt sogar an, jede Modellrunde mitzumachen und sich stets mit dem neuesten Modell auszustatten.¹

Warum jede*r ein Firmenhandy bekommen kann

Hier kann das Unternehmen bei seinem Team massiv punkten, wenn es nämlich allen Firmengeräte zur Verfügung stellt. Davor scheuen allerdings viele zurück: Denn Aufwand und Kosten stehen scheinbar in keinem günstigen Verhältnis zum erwarteten Ertrag etwa durch höhere Mitarbeiterzufriedenheit.

Lassen Sie uns diesen Punkt kurz genauer betrachten: Stimmt das denn?

Ich meine nicht, denn:

Im „War for Talents“ ist das Angebot eines privat nutzbaren Firmenhandys kaum zu überschätzen. Millenials und Digital Natives lieben ihre Smart Devices, und wenn sie von oder durch die Firma ein nettes Geräte-Upgrade bekommen können, ist das ein riesiger Pluspunkt.
Der unternehmensinterne Aufwand für die Beschaffung und Administration von Firmengeräten kann durch intelligente Lösungen wie „Device as a Service“ von Everphone quasi auf Null reduziert werden.
Die Kosten müssen auch bei einer großen Anzahl von Firmengeräten nicht unbedingt steigen. Im Gegenteil – die Unternehmenskosten könne mit Zunahme der Geräte sogar sinken. Möglich ist dies über ein sogenanntes Co-Payment-Modell, bei dem sich Mitarbeiter*innen bei der Finanzierung der Devices beteiligen.

Firmenhandy-Kosten durch Zuzahlungen decken

Natürlich sind Unternehmen daran interessiert, auch bei Firmenhandys die Kosten möglichst zu senken. Das ist zwar verständlich, hat aber eben oft zum Ergebnis, dass Procurement und/oder IT ein günstiges Modell vorschlagen, um bereits bei den Einkaufskosten zu sparen – zu Lasten der Mitarbeiterzufriedenheit.

Bei vielen unbekannt ist allerdings die Möglichkeit, dass sich die Mitarbeiter bei der Finanzierung der von ihnen dann ja auch privat genutzten Geräte beteiligen können (Mitarbeiterzuzahlung).

Ein Beispiel-Portfolio für die Ausstattung mit Firmenhandys. Das Fixum, das vom Unternehmen beigesteuert wird, lässt sich von 0-100 Prozent flexibel variieren.

Im Rahmen von „Device as a Service“ können die Angestellten die Kosten auch vollständig tragen. Besonders bei den teuren Smartphone-Flaggschiffen von Apple oder Samsung beziehen sie das Gerät dann immer noch deutlich günstiger als bei einem privaten Kauf, profitieren aber gleichzeitig von unseren Serviceleistungen wie der Handyversicherung oder dem 24-Stunden-Austausch bei Gerätedefekten.

Ein Rechenbeispiel: Ein iPhone 11 mit 128 GB Speicher kostet neu 849,- Euro. Das Servicepaket „AppleCare+“ für 24 Monate kostet weitere 169,- Euro. Die Summe von 1.018,- Euro müssten die Nutzer*innen aus ihrem Nettogehalt bezahlen. Im Vergleich dazu bezahlen sie bei einer Firmenhandy-Miete für das gleiche Smartphone bei einer Laufzeit von 24 Monaten nur 815,76 Euro – und das wohlgemerkt aus dem Bruttogehalt, netto also nur rund die Hälfte.

Dank der Service-Leistungen müssen sich die Beschäftigten auch um nichts mehr kümmern. Im Fall eines Defekts wird das Gerät sogleich kostenfrei (!) durch ein neues Gerät ersetzt. Kein Warten auf die Versicherung, kein Papierkrieg, kein Anstehen beim Apple-Store oder bei einer zwielichtigen Hinterhof-Handywerkstatt. Aus Nutzersicht haben die Angestellten also durchaus gewichtige Anreize für ein solches Modell.

Zusammengefasst bedeutet dies Folgendes.

Vorteile der Mitarbeiterzuzahlung

Für das Unternehmen

Kosten können an Mitarbeiter*innen weitergegeben werden
volle Kostenkontrolle, lineare Kosten
Firma kann jeder*m ein Gerät anbieten
Nutzer*innen wählen selbst ihr Wunsch-Handy
Lohnnebenkosten sinken bei der Realisierung über einen Bruttogehaltsverzicht
Unternehmen erhält eine monatliche Zusammenstellung für die Buchhaltung – kaum Aufwand
Handling der Hardware komplett über Dienstleister/Everphone
nach initialem Festlegen von Richtlinien (IT-Compliance) und Portfolio kein IT-Aufwand
positive Employee Experience, starke Mitarbeiterbindung (Employer Branding)

Für die Angestellten

Wahl des Wunschmodells aus definiertem Geräte-Portfolio („Choose your own Device“)
freie Wahl zwischen iOS und Android
typischerweise hochwertige Modelle zu günstigen Preisen
hoher Service-Level mit kostenlosem Reparatur- bzw. Austauschservice
Geräte-Upgrades ab dem 13. Monat möglich

Wer sollte also ein Firmenhandy bekommen?

Nimmt man all diese Aspekte zusammen, lautet die einzig richtige Antwort aus meiner Sicht:

„Jede*r Beschäftigte bekommt ein Firmenhandy.“

Erfahren Sie mehr zur Umsetzung eines solchen Projekts in unserem Case von Henkel.

Falls Sie Fragen zur Planung und Umsetzung eines solchen Vergabemodells haben, stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung. Nehmen Sie einfach hier Kontakt zu Everphone auf.