Waar we ook zijn, thuis, op het werk, bij vrienden of familie: de mobiele telefoon maakt onderdeel uit van ons dagelijks leven. In vrijwel elk gezin heeft in ieder geval één familielid een mobieltje. Sommigen onder ons hebben zelfs meer dan een enkel ‘gsm-etje’. Een mobiele telefoon voor privégebruik en een mobieltje voor zakelijke communicatie.

Het komt tegenwoordig echter ook veel voor dat mensen hun privétoestellen gebruiken voor zakelijke aangelegenheden. Voor sommigen  misschien wel een bewuste keuze, omdat  er zo minder mobiele telefoons geproduceerd hoeven te worden, vanuit ecologisch oogpunt natuurlijk een nobel streven.

Gegevensbeveiliging en bescherming: een delicate kwestie

Indien we echter kijken naar de mate van beveiliging en bescherming van gegevens, kan uw ‘groene streven’ problemen opleveren. U wilt immers niet het risico lopen dat uw bedrijfsgegevens ‘overal en (n)ergens’ terechtkomen.

Een ander precair onderwerp in dit verband is de privacy van uw werknemers. In de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) kunt u teruglezen waar de werkgever zich aan dient te houden.

MDM privacy

Wanneer werknemers hun zakelijke mobiel ook privé gebruiken, kan dit meerdere voordelen voor een bedrijf hebben. Er ontstaat echter meteen ook een spanningsveld tussen de beveiliging en bescherming van bedrijfsinformatie enerzijds, en de privacy van werknemers anderzijds. De regels van de  AVG zijn hierbij leidend.

MDM het Algemene Verordening Gegevensbescherming

En met onze Mobile Device Management (MDM) service en bijbehorende software, kunt u de verschillende belangen perfect op elkaar afstemmen. Bij Everphone hebben we namelijk het unieke ‘Phones as a service’ concept ontwikkeld. Met deze service ’dekken’ we het gehele traject: van aankoop, configuratie en levering van de toestellen aan de werknemer, tot de afhandeling van eventuele reparaties of vervanging.

Telefoons als een service

Binnen deze service bieden wij u twee mogelijkheden:

1. De IT- en inkoopafdelingen bepalen wie welke mobiele bedrijfstelefoon mag ontvangen.
   Het vervolgtraject nemen wij, in samenspraak met de bedrijfsleiding, op ons.De ‘Choose Your Own Device’ (CYOD) optie: de werknemer kiest een mobiele telefoon uit een grote reeks toestellen. Als de gekozen mobiele telefoon meer kost dan u heeft gebudgetteerd, legt de werknemer het verschil bij.

Bij de CYOD-optie zijn er verschillende pluspunten:

1. U betaalt alleen voor de huur van de door uw werknemers gebruikte mobiele telefoons. Dit heeft fiscaal gezien eveneens voordelen. De  kosten voor mobiele telefoons worden door de fiscus namelijk als aftrekbare bedrijfskosten gezien.
2. Duidelijkheid in uw kosten voor mobiele telefoons.
3. De mobiele telefoons die wij aanbieden zijn de als laatste uitgebrachte Android en iPhone modellen.
4. De te huren apparaten worden regelmatig door Everphone vernieuwd.
5. U bepaalt zelf welke applicaties standaard worden geïnstalleerd op de mobiele telefoons. Wij zorgen voor de installatie hiervan. Op een aparte partitie op de mobiele telefoon kan de werknemer zelf programma’s installeren, zoals Whatsapp. De twee partities op de mobiele telefoon zijn duidelijk van elkaar gescheiden. Gegevens van de ene partitie kan niet worden gekopieerd naar de andere.
6. Mocht de mobiele telefoon zoekraken, dan kan Everphone op afstand de bedrijfsgevoelige informatie verwijderen, de zogenoemde ‘remote wipe’.

Met betrekking tot de punten 5 en 6  kan Everphone u haar Mobile Device Management (MDM) software aanbieden. Standaard kunnen wij uw mobiele telefoons hiermee uitrusten. Als u al MDM-software in gebruik heeft en dat zo wilt houden, dan vormt dat natuurlijk geen enkel probleem. Voorwaarde hierbij is wel dat de MDM de AVG richtlijnen volgt.

MDM en AVG

De MDM-software zorgt ervoor dat zakelijke en privégegevens gescheiden worden opgeslagen op de mobiele telefoons. Hiermee worden de richtlijnen van de AVG gerespecteerd.

Door de scheiding van zakelijke en privégegevens, middels MDM en de AVG, kan uw werknemer vervolgens de zakelijke mobiele telefoon onbeperkt ook voor privézaken gebruiken. Dat de werknemer hierbij applicaties naar eigen keuze kan installeren op de ‘privépartitie’ is daarom noodzakelijk.

In het  afgeschermde deel wordt middels de MDM-software voor een beveiligde werkruimte gezorgd op de mobiele telefoons. De werkgever bepaalt welke applicaties op deze partitie worden geïnstalleerd. Indien noodzakelijk kan Everphone met een ‘remote wipe’ het beveiligde, zakelijke gedeelte op afstand verwijderen. Zo kan de schade van het lekken van bedrijfsgegevens worden afgewend dan wel beperkt.

Tenslotte heeft de MDM-software een aantal praktische functionaliteiten:

• uw inventaris wordt up-to-date gehouden;
• Zero-touch roll-outs. De mobiele telefoons worden met standaard software uitgerust die u heeft gekozen. Zodra de werknemer de mobiele telefoon aanzet kan er gelijk mee worden gewerkt. Er wordt geen tijd verloren op deze manier;
• gecentraliseerde distributie van (nieuwe) software en apps op de toestellen;
• gecontroleerde updates van het besturingssysteem.

Mobiel apparaatbeheer AVG

Ter afsluiting willen we nogmaals benadrukken dat de combinatie van MDM en AVG een situatie is die voordelen biedt. Uw medewerkers kunnen de zakelijke mobiele telefoons onbeperkt  voor privézaken gebruiken. De vermenging van zakelijke en privégegevens is immers niet meer mogelijk. De werknemers gebruiken een door hen zelf gekozen mobiele telefoon die het beste bij hen past. Hierdoor gaat er geen tijd onnodig verloren aan het zich eigen maken van de werking van de mobiele telefoon.