Firmenhandys beschaffen: drei Wege

Durch Konzepte wie „Samsung DeX“ kann das Smartphone sogar zum zentralen Arbeitsmittel werden; bei manchen Mitarbeiter*innen ist dies heute schon der Fall. Prinzipiell stehen dem Procurement oder dem Office-Management drei Wege offen, um in der benötigten Anzahl Firmenhandys zu beschaffen.

Wie können sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer*innen von einem Co-Payment-Modell für Firmenhandys profitieren? Das steht in unserem Whitepaper.

1. Der „klassische“ Einkauf

Liegt beim Thema Beschaffung ja eigentlich auf der Hand: einfach kaufen. Bezugsquellen für die Firmengeräte sind einerseits Systemhäuser und Distributoren, andererseits kommen auch Mobilfunkbetreiber beim Hardware-Sourcing in Betracht. Und man kann natürlich auch im Einzelhandel über den Onlineshop oder im Ladengeschäft zuschlagen.

2. Firmenhandy auf Raten kaufen

Eine weitere Möglichkeit ist der Ratenkauf. Der gängigste Fall dabei dürfte der Bezug über den Mobilfunkbetreiber sein. Die sogenannten Bundle-Angebote („gebündelte“ Angebote aus Business-Mobilfunktarif und mobilem Endgerät) locken oft mit sehr niedrigen Gerätezuzahlungen – wie zum Beispiel ein iPhone für 49 Euro oder andere Modelle sogar für nur einen Euro.

Sieht man allerdings etwas genauer hin, sind die Angebote beileibe nicht so günstig, wie sie scheinen – denn die Geräte werden über den Vertrag subventioniert und letztlich dann doch vom Kunden oder der Kundin bezahlt.

Details dazu erfährst du in unserem Artikel:
5 Fakten über Business-Tarife, die die Mobilfunkanbieter lieber verschweigen.

Mehr als nur ein „nice to have“: In vielen Jobs ist ein Smartphone inzwischen quasi unverzichtbar.

3. Firmenhandy mieten

Aber du kannst Firmenhandys auch mieten. Das macht euch insgesamt flexibler, denn ihr trennt die Geräte vom Tarif und der SIM-Karte. Verlässt ein* Mitarbeiter*in zum Beispiel das Unternehmen oder wünscht sich ein anderes Handymodell, gibt man das Mietgerät einfach zurück und „lagert“ es nicht in irgendeiner IT-Deponie-Schublade – was bei 26 Prozent der Unternehmen der Fall ist, die bei unserer Umfrage zu Firmenhandys in deutschen Unternehmen mitgemacht haben.

Frage: Was macht ihr mit euren Firmenhandys nach der Nutzung?

Friedhof der Endgeräte: In vielen Unternehmen türmen sich ausrangierte Smartphones (Bild: Everphone)

Im Schadensfall greift bei einem Mietmodell wie dem von Everphone zudem ein Austauschservice und bei der Verwaltung der Geräte werden die Unternehmen auch unterstützt – das heißt, die IT wird dauerhaft entlastet.

Das Mietmodell bietet zudem die Möglichkeit, die Mitarbeiter bei der Wahl des Modells mitreden zu lassen („Choose Your Own Device“/CYOD) – ohne, dass es für das Unternehmen teurer wird. Das macht die Mitarbeiter*innen glücklich und die IT auch.

Mehr dazu erfährst du hier: Firmensmartphones mit CYOD ausrollen.

„Weiche Faktoren“ bei der Smartphone-Beschaffung berücksichtigen

Was solltest du bei der Beschaffung der Diensthandys beachten? Empfehlenswert ist, nicht ausschließlich den tatsächlichen Kaufpreis in den Blick zu nehmen. Nur allzu oft werden sonst vermeintliche Schnäppchen vom Preishit zum Preistreiber – wenn sie zum Beispiel den Helpdesk zusätzlich belasten oder anderen Zusatzaufwand erzeugen. Hier deswegen einige Hinweise.

Für echte Produktivität sind Einsteigermodelle meist nicht gut geeignet. Sorg' für ausreichend Rechenpower und Speicher auf den Devices.
Vermeiden es, aus reinen Kostengründen oder technischen Gründen eine Geräteauswahl zu treffen. Dies lässt insbesondere den Aspekt der Produktivität und Mitarbeiterzufriedenheit vollkommen außen vor.

„Endanwender entscheiden, welches Device sie nutzen. Die Zeiten, in denen die IT die Ausstattung der Mitarbeiter bestimmt, sind lange vorbei.”
Dr. Martin Engel, CIO des Jahres 2019

Nimm auch den Aufwand für die Beschaffung und Wartung der Geräte in den Blick: Kannst du neue Geräte einfach ordern oder muss dafür eine hochspezialisierte Fachkraft (Stichwort: IT-Compliance) Ressourcen zur Verfügung stellen?
Was passiert, wenn ein Smartphone oder Tablet defekt ist und repariert oder ausgetauscht werden muss? Wird dies unkompliziert und zeitnah gemanagt oder muss dazu eine wenig begeisterte IT-Fachkraft zu einer Handy-Werkstatt fahren? Was kostet die Reparatur?
Dürfen die Angestellten das Smartphone auch privat nutzen?
- Wenn nein, wieso nicht?
- Wenn ja, sind die Vorschriften der DSGVO für Firmenhandys umgesetzt?
- Wenn ja, sind die Unternehmensdaten von den privaten Daten mittels einer MDM-Software oder zumindest einer Container-App getrennt?
Wären deine Mitarbeiter*innen gegebenenfalls sogar willens, per Co-Payment für ein Top-Smartphone etwas dazuzuzahlen? Frag' doch mal deine Kolleg*innen, ob sie zu einer Mitarbeiterzuzahlung bereit wären, wenn sie anstelle eines iPhone SE ein iPhone 11 bekämen (Stand 2019).

Werden bei dir privat nutzbare Arbeitsmittel als Mitarbeiterangebot kommuniziert? Dann solltest du dir im „War for Talents“ die Chance nicht entgehen lassen, auch das Diensthandy für das Employer Branding zu nutzen. Lies dazu auch: Diensthandy statt Firmenfeier.
Steueraspekte berücksichtigen: Möchtest du lieber Investitionskapital binden oder doch lieber die Betriebskosten erhöhen? Steuerlich kann dieser Unterschied bei Firmen-Smartphones durchaus beachtlich sein.

Musst du Firmenhandys beschaffen?

Kaufen, vom Mobilfunkbetreiber „leasen“ oder doch lieber mieten? Wenn du für das Sourcing der Mobilgeräte verantwortlich bist und Kosten für deine Firmenhandys senken willst, vergleiche doch einfach mal: Wir beraten dich unverbindlich und natürlich kostenlos: Fordere hier ein Angebot an.

Firmenhandys beschaffen – drei Varianten für Einkäufer*innen