Is uw bedrijf zo efficiënt als mogelijk op technologisch vlak? Zo niet, dan moet u misschien overwegen om te experimenteren met het BYOA-model (bring your own app) – een trend die uw interne bedrijfsvoering en processen in de nabije toekomst wel eens zouden kunnen verbeteren.
Wat is BYOA of ‘bring your own app’?
Bring your own app (BYOA) is de praktijk waarbij werknemers privé-apps en clouddiensten mogen gebruiken voor het werk. BYOA is een trend die is gegroeid uit de BYOD-praktijk (bring your own device), die inmiddels in een aantal sectoren gemeengoed is geworden. Beide trends zijn een indicatie van de consumerisatie van IT en de toegenomen technologische vrijheid die is doorgesijpeld naar de moderne werkplek.
De voordelen van BYOA
Empowerment van werknemers
Het belangrijkste voordeel aan het volgen van de BYOA-trend is dat het uw werknemers zal empoweren om hun werk in eigen handen te nemen en met creatieve oplossingen voor de dag te komen.
Als werknemers weten dat ze apps kunnen gebruiken die ze kennen en leuk vinden, voelen ze zich misschien meer comfortabel tijdens het werken. Dit kan er op zijn beurt weer voor zorgen dat ze gaan uitblinken in hun manier van werken, zowel voor privéprojecten als in een meer collaboratieve setting.
Of het nu is om te communiceren via Slack of samen te werken via Google Docs, iedereen heeft zijn eigen voorkeuren op het vlak van digitale applicaties om mee te werken en ze zullen deze niet graag opgeven, vooral niet als het krachtige, alomtegenwoordige tools zijn zoals DropBox of GoogleDocs.
Bespaar geld
BYOA kan bedrijven helpen geld en middelen te besparen, en dit geldt vooral voor kleinere ondernemingen. Net zoals het BYOD-model (bring your own device) ervoor zorgde dat bedrijven niet voor elke werknemer een laptop en een telefoon hoefden aan te kopen, zorgt BYOA er op dezelfde manier voor dat kleine bedrijven geen middelen hoeven uit te geven aan basisapps die veel werknemers toch al hebben voor persoonlijk gebruik.
Beschikken over uw eigen technologische infrastructuur kan waardevol zijn. Echter, voor veel bedrijven, en dan vooral bedrijven die nog in een vroeg stadium van ontwikkeling zijn, kunt u echter geld en middelen besparen door deze BYOA-trend te omarmen.
Diversifieer uw activiteiten en stimuleer de creativiteit
Als u alleen maar dezelfde reeks van apps gebruikt, zult u waarschijnlijk ook alleen maar specifieke soorten resultaten krijgen. Dit is prima als u repetitieve taken moet uitvoeren of grote hoeveelheden homogene gegevens moet beheren. Echter, als u op zoek bent naar creativiteit en innovatie, is BYOA misschien wel een betere strategie.
Zolang er een stabiel kader is waar u kunt op terugvallen, kan BYOA nieuwe creatieve wegen openen die werknemers in staat zullen stellen om productiever en efficiënter te werken. Als u beschikt over een breed BYOA-palet, heeft u meer kans om op creatieve oplossingen te stuiten en uw workflows te diversifiëren.
De uitdagingen van BYOA
Beveiliging
Naarmate de technologieën waarover uw werknemers beschikken, een grotere rol gaan spelen binnen het bedrijfsnetwerk, wordt de beveiliging problematischer. Als bedrijfsdata worden opgeslagen in omgevingen van derden, staan ze niet langer onder de volledige controle van uw IT-afdeling.
Een grondige doorlichting van de beveiliging van alle apps is misschien wel het belangrijkste onderdeel bij het omarmen van BYOA. Slaat de gekozen app gegevens op? Zo ja, worden de gegevens versleuteld en waar worden de gegevens opgeslagen? Zijn er compliance-kwesties waar u of uw werknemers weg van moeten blijven?
Een goede manier om deze risico’s te bestrijden, is door een lijst op te stellen met goedgekeurde apps die uw IT-team met een gerust hart door uw werknemers laat gebruiken, wetende dat het risico minimaal is.
Privacy
Beveiliging gaat hand in hand met het vraagstuk van privacy. Als al uw apps worden beheerd door uw interne IT-team, kunt u een relatief strikte controle over privacy hebben. In het geval van BYOA is privacy echter meer een situatie van ‘free-for-all’ en dus moeilijker te controleren voor het management.
Uit onderzoek is gebleken dat ongeveer 85% van de werkende millennials een beroep zal doen op niet-goedgekeurde apps als ze binnen het bedrijf niet kunnen vinden wat ze nodig hebben. Dit kan een bedreiging vormen voor de privacy van personen en de vertrouwelijkheid van de projecten waaraan u werkt.
De beste aanpak, net als bij algemene beveiliging, is om betrokken te zijn en te luisteren naar de behoeften van uw werknemers. Door te begrijpen hoe uw werknemers aankijken tegen de apps die u aanbiedt in vergelijking met de apps die zij gebruiken, kunt u eventuele privacyrisico’s beperken.
Licenties
Een van de belangrijkste uitdagingen bij het gebruik van een privé-app voor het werk is het mogelijke ongeoorloofde gebruik van licenties. Normaal gesproken moet u een gepaste licentie aanschaffen voor de applicaties die u gebruikt, vooral als u ze gebruikt worden voor zakelijke doeleinden.
Bij BYOA is het echter minder waarschijnlijk dat werknemers de moeite zullen nemen om ervoor te zorgen dat ze over de juiste licenties beschikken, en dat ze de licenties waarover ze wel beschikken voor het gebruik van de apps, niet schenden. Daarom moeten werknemers goed nadenken over de licentiekwestie voordat ze met volle overtuiging kiezen voor een BYOA-aanpak.
Lees ook:
Hoe kunt u BYOA gebruiken om uw bedrijfsactiviteiten te verbeteren?
De opmars van BYOA was onvermijdelijk nu slimme apparaten en software zo’n alomtegenwoordig onderdeel zijn geworden van ons persoonlijke en professionele leven. Om ervoor te zorgen dat uw bedrijf inspeelt op deze trend, moet u een doordacht BYOA-beleid formuleren en dit beleid op een doeltreffende manier communiceren aan uw werknemers.
BYOA kan vrij eenvoudig in uw bedrijf worden geïmplementeerd via software voor het beheer van mobiele apparaten, en u kunt een directory maken met apps zodat uw werknemers gemakkelijk toegang hebben tot de beste opties.
Al met al is BYOA een trend die niet meer weg te denken is. Daarom is het zo belangrijk dat bedrijven passende BYOA-strategieën uitstippelen die een antwoord bieden op de terugkerende uitdagingen en die werknemers de beste kansen bieden op succes.
