Om voor een mobiele telefoon van de zaak de belasting te regelen is de laatste jaren aardig wat veranderd. Er doen dan ook heel wat ’feiten’ de ronde, die hun oorsprong in het verleden hebben, maar nu helemaal niet meer actueel zijn. In deze bespreking gaan we na wat vandaag de dag de bepalingen zijn die de Nederlandse belastingdienst hanteert voor de belastingen op een zakelijk mobiel telefoontoestel.
De regeling voor een mobiele telefoon van de zaak
Er is een verschil of het gaat om een telefoon van een Zzp’er (zelfstandige zonder personeel) of om telefoons die een bedrijf beschikbaar stelt voor hun personeel. En er is ook een verschil of de toestellen worden gekocht, of bij een MDM (Mobile Device Management) bedrijf worden gehuurd. Neem vandaag nog contact met ons op voor meer informatie over MDM!
De afspraken over de belasting van een mobiele telefoon van de zaak
Zoals we in de inleiding al even aanhaalden verandert er regelmatig wat in onze belastingwetgeving. Soms zijn we daar helemaal niet blij mee. Maar voor wat betreft de regeling over een mobiele telefoon van de zaak, is die sterk vereenvoudigd. Vooral voor werknemers die een bedrijfstoestel ook privé gebruiken. We leggen uit.
Is de aanschaf van een mobiele telefoon aftrekbaar van de belastingen?
Hier kunnen we eigenlijk een beetje ‘ja en nee’ op antwoorden. De aankoop van een mobiele telefoon wordt als een investering beschouwd. Dat betekent dat de telefoon in uw balans zal worden opgenomen, en over verschillende jaren een belastingvoordeel oplevert. Ieder jaar een beetje, het is wat we in boekhoudkundige termen ‘afschrijving’ noemen. Voor elektronica is de afschrijvingstermijn vastgesteld op vijf jaar.
Hou er echter wel rekening mee dat de fiscale controlediensten soms aanvechten of u die telefoon wel degelijk nodig hebt voor de uitvoering van uw beroep. In een eenmanszaak kan het eventueel voordeliger zijn om een tweede toestel te hebben. Anders zal de belastingsdienst mogelijk maar 10% van uw gebruikskosten als aftrekbare kostenpost willen aanvaarden. Uw tweede toestel zal als uw privételefoon worden beschouwd, en het andere toestel is 100% zakelijk.
Gaat u de telefoon via een MDM bedrijf huren, dan zijn de kosten hiervoor onmiddellijk aftrekbaar van de omzet. U zult bij iedere belastingaangifte het totale bedrag dat u in dat belastingjaar betaalde als aftrekpost kunnen opvoeren. Het is dus geen afschrijving die slechts over vijf jaren belastingvoordeel oplevert.
De btw op je telefoon daarentegen is altijd onmiddellijk terugvorderbaar. Dat wil zeggen, dat bij iedere kwartaalaangifte u de btw van uw aankopen in mindering kunt brengen. Bij de aankoop van een mobiele telefoon als Zzp’er moet u er rekening mee houden dat u het bedrag van de btw op je telefoon soms zelf zult moeten berekenen. Zeker als het op eigen naam wordt aangekocht. Voor telefoons bedraagt het btw-tarief in Nederland 21% van het aankoopbedrag.
De belasting van een mobiele telefoon van de zaak voor je medewerkers
Voor het bedrijf dat investeert in mobiele telefoons voor zijn werknemers is de regeling hetzelfde. Toestellen die worden aangekocht zijn investeringen, en de afschrijvingen lopen over vijf jaar. Facturen voor telefoons die worden gehuurd zijn onmiddellijk aftrekbaar. Ook terugbetaling van de btw op de telefoons die via een MDM bedrijf worden gehuurd is mogelijk.
Voor de medewerkers die een telefoon van het bedrijf krijgen is er wel wat veranderd. Tot 2015 werd dit beschouwd als een voordeel ‘in natura’. De werknemer werd op dit voordeel belast en moest er een geschat bedrag over betalen.
De belastingdienst ziet het niet langer als een voordeel, omdat de werknemer de telefoon ook echt voor het werk nodig heeft. Dat hij er privéberichten en e-mails mee verstuurt, maakt voor de belastingdienst niet meer uit. Het enige wat voor hun van belang is, is dat telefoon een noodzakelijk instrument vertegenwoordigt dat de werknemer nodig heeft om zijn werk goed te kunnen uitvoeren.
De belasting van een mobiele telefoon van de zaak voor je werknemers valt onder dezelfde voorwaarden wanneer het beheer van die telefoons door een MDM bedrijf geregeld worden. Dus ook wanneer een werknemer een huurtoestel wordt aangeboden dat hij zowel privé als voor het werk kan gebruiken, is dat helemaal belastingvrij.
De belasting van een mobiele telefoon van de zaak: tot slot…
Voor de werknemers is er heel wat positiefs veranderd wanneer het gaat over de belasting van een mobiele telefoon van de zaak. Er hoeft niet langer belasting voor betaald te worden omdat het ‘inkomsten’ (in natura) zouden zijn.
De werkgever daarentegen moet duidelijk kunnen aantonen dat de mobiele telefoon voor de medewerker een noodzakelijk werktuig is. Anders zal het bedrijf de kosten voor de telefoons niet kunnen opvoeren als zakelijke onkosten in de boekhouding. Hetzelfde zal dan gelden voor de btw op de telefoons.
De regeling voor mobiele telefoons van de zaak kunt u maar beter ernstig nemen. U kunt als werkgever het personeel namelijk niet verplichten om hun eigen toestel voor het werk te gebruiken. U kunt werknemers ook niet verplichten om zakelijke apps te installeren die ze niet op hun privétoestel willen.
Daarnaast kunt u ook beter de discussies vermijden, die bij het zakelijk gebruik van het eigen toestel van de werknemer kunnen ontstaan. We denken hier bijvoorbeeld aan het bedrag dat ter compensatie moet worden aangeboden. En wie betaalt reparatiekosten als het toestel tijdens het werk of privé beschadigd raakt?
Een MDM bedrijf benaderen en vrijblijvend hun voorwaarden bekijken is dus serieus het overwegen waard. Met professioneel mobile device management kunt u meerdere ‘lastige vliegen’ in één klap mobiel wegmeppen. Uw eigen kostenplaatje is duidelijk, en u betaalt verspreid via maandelijkse facturen.
Tot slot, ook de belasting van een mobiele telefoon van de zaak is met uitbesteed MDM gunstig, en levert voldoende fiscaal voordeel op. Dus tel uit uw winst, zowel voor uzelf als voor uw werknemers!
