Het scheiden van de gegevens bij een mobiele telefoon van de zaak biedt heel wat meer voordelen dan u zou denken. Zowel voor de werkgever als voor de werknemer. In deze review zetten we alle aspecten hierover netjes voor u op een rijtje.

Wat betekenen gegevensscheiding en DSGVO eigenlijk?

DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung) is een Duitse afkorting. Ze staat voor de Europese verordening die de regels voor de verwerking van persoonlijke gegevens door overheidsinstanties en particuliere bedrijven in de hele Europese Unie vastlegt. In Nederland spreken we eerder over onze eigen vertaling van de DSGVO: de Algemene Verordening Gegevensbescherming of kortweg de AVG.

U begrijpt dat de privételefoon zakelijk gebruiken voor problemen kan zorgen. De data van de schijnbaar twee verschillende gebruikers kunnen door elkaar beginnen lopen. Dit kan leiden tot discussies en problemen op verschillende vlakken. Denk hier bijvoorbeeld aan het adresboek en de agenda die met elkaar verweven worden als de twee meest voor de hand liggende voorbeelden. Ook stelt zich dan de vraag of een werkgever de privé-gsm mag controleren

En toch kunt u met een en hetzelfde toestel prima deze gegevens gescheiden houden. U zou een toestel waar u met twee simkaarten kunt werken kunnen aankopen. Maar het gebruik van de verschillende telefoonnummers is niet altijd even comfortabel. U moet echt al goed beslagen zijn in de IT branche om de obstakels te omzeilen die de beperkingen daarbij kunnen opleveren. Bijvoorbeeld, tegelijk notificaties van beide nummers te ontvangen om er maar eentje te noemen.

Maar u kunt ook voor een eenvoudige en doeltreffende oplossing kiezen. U kunt het bedrijf Everphone inschakelen. Zij zijn specialisten wanneer het op Mobile Device Management (MDM) aankomt.

Hier switcht de gebruiker namelijk tussen twee mogelijkheden op het toestel. De ene bevat al het zakelijke. De andere is de virtuele privételefoon van de werknemer. De notificaties van beide toepassingen bij deze MDM oplossing worden wel altijd weergegeven. Zo kan de gebruiker steeds reageren op een dringende situatie zowel in de privé als in de werkmodus.

Professioneel scheiden van de gegevens bij een mobiele telefoon van de zaak

MDM zal ervoor zorgen dat het professioneel scheiden van de gegevens bij een mobiele telefoon van de zaak op de juiste manier zal verlopen. Daarnaast zijn er ook heel wat werknemers die er niet rouwig om zullen zijn wanneer ze in hun arbeidsregeling ook een mobiele telefoon van de zaak kunnen hebben waarbij geen beperkingen gelden voor het privégebruik.

Wat moet u weten over de wettelijke regeling van het gebruik van een mobiele telefoon van de zaak

Goede afspraken maken goede vrienden. Bij de voordelen die een werkgever aan zijn personeel aanbiedt naast het loon, zijn wettelijke bepalingen gebonden. Er worden vooraf dan ook beter goede afspraken over gemaakt.

• Kunnen werknemers verplicht worden om de privételefoon ook zakelijk te gebruiken? 

U kunt uw personeel niet zomaar verplichten om werkgerelateerde apps te installeren op hun privételefoon. Als werkgever moet u zelf een een werktelefoon voorzien wanneer de werknemer geen applicatie van het werk wil installeren.

• Wat is het noodzakelijkheidscriterium?

Dat houdt in dat je als werkgever zelf zal moeten beoordelen of een werknemer een mobiele telefoon nodig heeft om zijn werk goed te kunnen uitvoeren. Is dat volgens jou zo, dan zul je de telefoon mogen verstrekken. De werknemer kan die dan zowel zakelijk als voor privé gebruiken. Bij dit noodzakelijkheidscriterium is het de werkgever die de kosten voor de telefoon betaalt.

• Is er nog steeds een belastingvoorwaarde bij het privé gebruik van een zakelijke telefoon?

Sinds 2015 wordt dit niet meer als een belastingvoordeel aanzien. Het persoonlijk gebruik van een zakelijk toestel wordt niet langer beschouwd als een extra loon. Er moeten daarom geen belastingen of sociale bijdragen voor betaald worden door de medewerker. Het is voor de belastingdienst niet langer belangrijk of de werknemer met de telefoon ook zijn privémails en tekstberichten regelt. Voor hen geldt alleen maar of het toestel ook daadwerkelijk voor het uitvoeren van de dagelijkse werktaak nodig is.

Telefoon van de zaak privacy regeling

Een werkgever heeft het recht om een werknemer te controleren. Dat strekt zich ook uit tot het domein van mobiel telefoongebruik voor het werk. Privégegevens zoals de eigen e-mails, berichten en surfgeschiedenis vallen onder de voorwaarden van de gegevensscheiding van de DSGVO of in vlotter Nederlands de AVG. De werkgever heeft volgens de wet geen inzage in de privégegevens van een medewerker.

Het scheiden van de gegevens bij Android (Samsung)

Maar de praktijk leert ons dat dit niet altijd zo evident is. We illustreren het even met een voorbeeld.

U vermoedt dat een werknemer het niet zo nauw neemt met de afspraken rond gepresteerde uren. Dan zou de verleiding groot kunnen zijn om toch een kijkje te nemen in die privégegevens om dat vermoeden te bevestigen.

U kunt dit vermijden wanneer het scheiden van gegevens van de mobiele telefoon van de zaak via de geïnstalleerde software van een MDM bedrijf wordt geregeld. Tot de zakelijke gegevens hebt u altijd wettelijk toegang, en hier zullen de prestaties van de medewerker ook worden bijgehouden.

Het MDM-bedrijf Everphone zal niet zo maar software leveren om de bedrijfstelefoons daarvoor aan te passen. De oplossing die ze bieden gaat veel verder. Ze zullen de hele problematiek rond het gebruik en het onderhoud van het mobiele telefoonnetwerk van uw bedrijf voor zich nemen.

Dat loopt van de aanlevering en terugname van de hardware, het onderhoud van de toestellen tot de installatie van de software die het scheiden van de gegevens van een mobiele telefoon van de zaak mogelijk maakt.

Lees ook: Hoe kunt u op uw mobiele telefoon Whatsapp gegevens beschermen?

Wat doen we nu in de praktijk met al deze informatie?

Wanneer we alle elementen samen leggen is de privételefoon zakelijk gebruiken toch niet altijd de beste oplossing. Ook niet wanneer de gebruiker met verschillende simkaarten aan de slag zou gaan.

U kunt het ook omdraaien en de werktelefoon ook privé laten gebruiken. Maar ook daar stuit u weer op enkele belangrijke belemmeringen. De IT afdeling zal het niet echt op prijs stellen wanneer er privé-apps op de toestellen worden geïnstalleerd. Ze zullen, en misschien wel terecht, bang zijn voor de veiligheid van de bedrijfsgegevens.

Professioneel scheiden van de gegevens bij een mobiele telefoon van de zaak zou volgens onze opinie toch de betere oplossing kunnen zijn. Wanneer de juiste programmatuur op een smartphone wordt geïnstalleerd kan dat perfect verwezenlijkt worden.

Een MDB bedrijf in de hand nemen lijkt hier toch wel aangewezen. En met een bedrijf als Everphone neemt u dan meteen ook afscheid van heel wat meer kopzorgen rond het hele telefoonverhaal. De hele regeling van de mobiele telefoons van de zaak wordt dan door dit bedrijf geregeld. U weet perfect wat u maandelijks uitgeeft aan mobiele telefoons. U bent steeds geüpdatet en kunt uw werknemers altijd de nieuwste toestellen aanbieden. Wanneer het gaat over het scheiden van de gegevens bij een mobiele telefoon van de zaak lijkt dit toch wel veruit de beste manier om dit tot tevredenheid van alle betrokken partijen te doen.