Die Datentrennung auf dem Firmenhandy spielt vor allem dann eine wesentliche Rolle, wenn die mobilen Geräte gleichermaßen für geschäftliche wie private Angelegenheiten genutzt werden. Wir zeigen, wie Sie die Datentrennung erreichen und worauf in datenschutzrechtlicher Hinsicht sowie bei der Datensicherheit geachtet werden muss.
Das Allround-Device: Was ist mit dem Datenschutz auf dem Firmenhandy?
Es gibt viele Unternehmen, die sich aufgrund von Datenschutz und ordnungsgemäßer Datentrennung scheuen, Dienstgeräte zur Verfügung zu stellen, die die Mitarbeiter auch für private Angelegenheiten nutzen können.
Dabei bringen die Geräte für die Mischnutzung von privat und geschäftlich, die sogenannten COPE-Geräte (Corporate Owned, Personally Enabled), einige Vorteile mit sich:
- Mitarbeiter müssen stets nur ein Gerät mitnehmen,
- höhere Mitarbeiterzufriedenheit durch hochwertige Diensthandys,
- mehr Sorgfalt im Umgang mit den Geräten ,
- einheitlicher Gerätebestand sorgt für einfache Verwaltung und Support sowie
- steuerliche Vorteile bei privater Nutzung.
Kommen wir aber zurück zum Thema Datenschutz und Firmenhandy: Bei der Mischnutzung gibt es in der Tat einige Aspekte, die beachtet werden müssen, insbesondere nach der Einführung der DSGVO im Jahr 2018. Wenn es um das Zusammenspiel von COPE-Diensthandy und DSGVO geht, ist unter anderem problematisch, wenn von dem Diensthandy auf WhatsApp zugegriffen wird, da hier personenbezogene Daten nicht ausreichend geschützt sind und ohne Zustimmung der Betroffenen verarbeitet werden.
Der richtige Firmenhandy-Anbieter für Datenschutz und -sicherheit
Wenn Sie auf der sicheren Seite in Sachen Datenschutz und -sicherheit sein wollen, sollten Sie auf einen seriösen Firmenhandy-Anbieter zurückgreifen, der Ihnen diese Aufgabe abnimmt. Wenn Sie zum Beispiel Firmenhandys über Everphone mieten, stellen wir sicher, dass die Geräte die erforderlichen DSGVO-Vorschriften erfüllen und private Daten sowie Firmendaten geschützt und sicher sind.
Grundlage hierfür bildet die Verwendung einer sogenannten MDM-Software auf den Everphone-Geräten.
Bei Datenschutz und -sicherheit hört das Leistungspaket von Everphone aber noch lange nicht auf. Entscheiden Sie sich dafür, Smartphones oder Tablets von Everphone zu mieten, erhalten Sie alles, was rund herum noch wichtig ist: Von der Bereitstellung der Geräte inklusive der Installation gewünschter Anwendungen bis hin zu Reparatur und Umtausch ist alles in der Dienstleistung “Phone as a Service” inbegriffen. Eine grundlegende Voraussetzung für COPE-Geräte stellt die Nutzung einer MDM-Software dar (Mobile Device Management), auf die wir nun näher eingehen werden.
Datentrennung auf dem Firmenhandy: Unkompliziert mit MDM
Wenn ein Firmenhandy für die Privatnutzung verwendet werden soll, ist eine strikte Datentrennung unumgänglich. Wenn Sie sich für Leihgeräte von Everphone entscheiden, übernimmt die Mobile-Device-Management-Software genau diese Aufgabe. Dabei ist es egal, ob Sie bereits ein MDM nutzen oder noch Lizenzen benötigen: Everphone hilft in beiden Fällen.
Durch die strikte Trennung von geschäftlichen und privaten Daten können die Mitarbeiter die Firmenhandys uneingeschränkt für den privaten Gebrauch nutzen. E-Mails, Adressen oder Telefonnummern werden separat auf dem Diensthandy und DSGVO-kompatibel gespeichert. Das Ganze funktioniert, indem innerhalb des Smartphones oder Tablets ein Arbeitsbereich eingerichtet ist, der durch eine Verschlüsselung absolut sicher und geschützt ist.
Datentrennung mit MDM: Unter Android kann man ganz einfach zwischen Arbeit und Persönlich hin- und herschalten. Zusätzlich sind Arbeits-Apps mit einem kleinen Icon gekennzeichnet
Datentrennung auf dem Firmenhandy per ‚Container“
Die Abtrennung dies Bereichs nennt man ‚Containerisierung“, den abgetrennten Arbeitsbereich selbst wiederum nennt man entweder ‚Container“ oder ‚Workspace“. Bei fast allen MDM-Programmen am Markt gehört der Container zu den Standardfunktionen. Es gibt zwar auch Software am Markt, die nur diese Container-Funktion anbietet, allerdings bietet ein MDM in der Regel so viele weitere Vorteile, dass die Nutzung eines ‚richtigen“ MDM fast immer opportun ist.
Als besonders vorteilhaft erweist sich die Verringerung von IT-Ressourcen. Das IT-Team des Unternehmens kann einheitlich auf die integrierten Arbeitsbereiche der Diensthandys zugreifen. Auf diese Weise kann der Verwaltungsaufwand weitgehend reduziert werden.
Was dürfen Mitarbeiter mit dem Firmenhandy?
Wird es vom Arbeitgeber offiziell erlaubt, dass Firmenhandys für die Privatnutzung verwendet werden dürfen und die Datentrennung erfolgt beispielsweise über MDM, müssen sich Mitarbeiter keine Gedanken darüber machen, was mit dem Firmenhandy gemacht werden darf und was nicht.
Der Workspace, der auf dem Firmenhandy eingerichtet ist, ist mit allen dort gespeicherten Informationen verschlüsselt und geschützt. Er ist praktisch vollständig abgekoppelt von dem, was privat passiert. Folglich kann beispielsweise auch der in der Kritik stehende Messenger WhatsApp privat vom Firmenhandy genutzt werden. Dieser stellt durch die strikte Datentrennung auf dem Firmenhandy kein Risiko für den Datenschutz dar.
Eine ganz andere Geschichte stellt natürlich die private Nutzung während der Arbeitszeit dar. Hier kann der Arbeitgeber angeben, was erlaubt ist und was nicht. So darf der Vorgesetzte zum Beispiel verbieten, dass während der Dienstzeit auf private E-Mails oder WhatsApps zugegriffen wird.
Welches Diensthandy ist das richtige?
Wenn es darum geht, die Mitarbeiter mit den richtigen Diensthandys auszustatten, die diese auch privat nutzen können, dann gibt es in der Regel zwei Möglichkeiten. Entweder einigt sich das Unternehmen bzw. die IT-Abteilung auf ein Modell, das einem guten Preis-Leistungs-Verhältnis entspricht und reicht diese Information an den Firmenhandy-Anbieter weiter, der sich um den Rest kümmert.
Die andere Option besteht darin, die Mitarbeiter selber wählen zu lassen. In solchen Fällen geben Unternehmen einen festen Betrag pro Gerät vor, sollte sich ein Mitarbeiter ein teureres Modell wünschen, muss dieser den Differenzbetrag zahlen. Beide Modelle sind bei Everphone wählbar.
Fazit zur Datentrennung auf Firmengeräten
Private und geschäftliche Daten auf dem Diensthandy sauber zu trennen ist kein Hexenwerk – und sollte dennoch sorgfältig umgesetzt werden. Kernstück dabei ist die sogenannte MDM-Software, die einen verschlüsselten Container auf dem Gerät einrichtet und die Geschäftsdaten vom Rest des Geräts softwareseitig trennt. Mehr Infos dazu erhalten Sie in unserem kostenlosen Whitepaper.
