Firmenhandy, private Nutzung & Kündigung: Beachte diese gesetzlichen Vorgaben
Generell wird ein Firmenhandy als Eigentum des Unternehmens gewertet. Ein gesonderter Fall sind dabei nur die Smartphones, die in einem BOYD-Programm („Bring Your Own Device“) in die Unternehmenskommunikation integriert wurden. In diesem Fall bringen Arbeitnehmer*innen ihr eigenes Gerät mit und nutzen dieses für die Arbeit.
Firmenhandys, die ausschließlich beruflich genutzt werden, müssen nach Beendigung des Arbeitsvertrages abgegeben werden. Anders sieht es beim Firmenhandy mit privater Nutzung aus. Kündigung und Ende der Zusammenarbeit müssen nicht bedeuten, dass das Diensthandy zurückgegeben werden muss. Hier kommt es darauf an, welche Nutzungsvereinbarungen es zwischen dem Unternehmen und den Beschäftigten gibt. Idealerweise werden diese beim Abschluss des Arbeitsvertrags oder bei der Aushändigung des Diensthandys schriftlich festgehalten.
Ähnlich verhält es sich mit den Daten auf dem Handy. Die Datentrennung ist recht einfach, wenn ein MDM-System (Mobile-Device-Management) genutzt wird. Hier ist klar ersichtlich, welche Daten der Firma gehören und wo der private Bereich anfängt. Ein Firmenhandy mit privater Nutzung ohne MDM muss im Extremfall auf den Herstellerstatus zurückgesetzt werden, damit alle firmeninternen Daten gelöscht werden.
Arbeitsrechtliche Richtlinien und Nutzungsvereinbarung für Firmen-Smartphones
Viele Unternehmen haben erkannt, dass ein hochwertiges Firmen-Smartphone, das auch privat genutzt werden kann, einen positiven Anreiz für viele Beschäftigte darstellt. Bevor ihr als Unternehmen jedoch dazu übergeht, die modernen Firmenhandys mit privater Nutzung zu gestatten, solltest du deinen Mitarbeiter*innen einige Richtlinien und Verhaltensregeln erklären.
- Das vom Unternehmen gestellte Firmenhandy darf nur nach ausdrücklicher Genehmigung auch privat genutzt werden.
- Das Herunterladen bestimmter Apps wie beispielsweise Whatsapp oder Social-Media-Apps ist nur in Absprache mit dem Arbeitgeber erlaubt.
- Alle Aktionen müssen gemäß Datenschutz nach DSGVO ausgeführt werden, was zum Beispiel die Nutzung von Whatsapp ohne MDM-Software fast unmöglich macht.
- Private Telefonate können auf die Zeit außerhalb der Arbeitsstunden begrenzt werden.
- Kostenübernahme muss genau definiert sein. Mit einer zweiten SIM-Karte können mittels Twin-Bill die Telefonrechnungen exakt getrennt werden.
- Arbeitgeber sollten auf sichere Datentrennung achten, welche mit MDM-Konzepten erreicht wird.
Nutzungsvereinbarungen, MDM-Management und Containerisierung auf einen Blick
Wir haben bereits einige Punkte hinsichtlich der Nutzungsvereinbarungen im oberen Abschnitt behandelt. Oft kommt jedoch die Frage auf, welche Einsicht der Arbeitgeber auf das Firmenhandy haben kann. Hier muss ganz klar eine Trennung zwischen einem Firmenhandy ohne und mit privater Nutzung gemacht werden.
Ist beispielsweise die private Nutzung nicht erlaubt, dann hat der Arbeitgeber das Recht, eingehende und ausgehende Mails einzusehen. Außerdem können Verbindungsnachweise aufgerufen und der Browserverlauf kontrolliert werden.
Ist den Beschäftigten jedoch die Nutzung auch im privaten Bereich gestattet, kann der Arbeitgeber nicht einfach das Diensthandy einsehen. Dazu bedarf es einer ausdrücklichen Genehmigung durch den*die betroffene Mitarbeiter*in. Das trifft vor allem auf die Handys zu, die als BYOD-Geräte („Bring Your Own Device“) in die Firmenkommunikation integriert werden. In diesem Fall bringen die Beschäftigten ihr eigenes Smartphone mit und nutzen dieses als Diensthandy.
MDM-Management und Containerisierung
MDM-Systeme sind grundsätzlich für alle Unternehmen interessant, die mit sensiblen firmeninternen Daten arbeiten – also eigentlich alle. Kundenkontakte, Verkaufszahlen, neue Produkte oder Ähnliches finden sich schnell auf den Firmenhandys von Vertriebler*innen und Entwickler*innen wieder. Diese Informationen müssen unbedingt dem Datenschutz beim Firmenhandy in privater Nutzung unterliegen und dürfen nur im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben, wie zum Beispiel der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), verarbeitet werden.
Dienstleister wie Everphone bieten nicht nur hochwertige Firmenhandys an, sondern installieren gleichzeitig alle notwendigen Apps und die MDM-Software. Alles kommt aus einer Hand: hochwertige Diensthandys, gewünschte Apps und Software, Wartung und Installierung – ein Rundumpaket, das dir als Unternehmer*in viele Vorteile bringt.
Zum Ende eines Arbeitsvertrages übernimmt der Dienstleister ebenfalls alle erforderlichen Schritte zum Thema „Firmenhandy mit privater Nutzung & Kündigung”. Beide Bereiche sind dank MDM in verschiedene Container getrennt.
Diese Firmendaten sind entsprechend der DSGVO-Anforderungen geschützt und können in Notfällen vom IT-Team auch aus der Ferne gesperrt oder gelöscht werden.
Daten sauber trennen beim Firmenhandy nach Kündigung
Die korrekte Trennung von Daten auf dem Firmenhandy ist besonders dann wichtig, wenn das Firmen-Smartphone auch privat genutzt wird. Sinnvoll ist in diesem Fall die Trennung mit MDM-Software, wie sie Everphone anbietet. Privater und beruflicher Bereich werden sicher voneinander getrennt. Man kann sich dies wie zwei Container vorstellen, die separat mit einem Passwort versehen sind. Dabei können die Firmendaten stärker geschützt werden, um auf Nummer sicher zu gehen.
Eine zweite Option ist die Verwendung einer zweiten SIM-Karte, die für die privaten Gespräche genutzt wird. Mit der Twin-Bill lassen sich die Kosten klar teilen. Beschäftigte übernehmen die Telefonate und das Surfen auf der eigenen SIM und das Unternehmen übernimmt die Kosten, die bei der Firmen-SIM entstehen.
Ist das Firmenhandy geliehen, wird es nach Ablauf der Vertragslaufzeit zurückgegeben und vom Dienstleister refurbisht (wiederaufbereitet), in seltenen Fällen auch entsorgt. Meistens aber wird den Handys ein zweiter Lebenszyklus gewährt. Alle Daten werden sicher entfernt und das Handy für eine erneute Nutzung aufbereitet. Ein sicheres Entsorgen des Firmenhandys ist unabdingbar, gerade dann, wenn firmeninterne Daten im Spiel sind.
