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Digitalisierung öffentlicher Verwaltungen: Stadt Erkelenz

Everphone stattet als Dienstleister die Beschäftigten der Stadtverwaltung Erkelenz bedarfsgerecht mit Smartphones und Tablets aus. Erfahre hier mehr über „Device-as-a-Service“ in der Praxis bei öffentlichen Verwaltungen.

Über die Stadt Erkelenz

Erkelenz ist mit einer Einwohnerschaft von ca. 46.000 Personen die größte Stadt im Kreis Heinsberg (Nordrhein-Westfalen). Die Stadt Erkelenz bietet ihren Bürger*innen ein umfangreiches Angebot an Leistungen der öffentlichen Verwaltung.

Die Verwaltung der Stadt Erkelenz ist in vier Dezernate gegliedert. Jedes Dezernat umfasst unterschiedliche Ämter mit anderen Themenschwerpunkten. Neben der Stadtverwaltung im engeren Sinne gibt es mit den Kindergärten, den Schwimmbädern, dem Baubetriebshof oder der Kläranlage zahlreiche verschiedene Bereiche, in denen die über 500 Mitarbeiter*innen der Stadt Erkelenz beschäftigt sind.

Handlungsfeld

Mit der Digitalisierung steht die Stadt Erkelenz fortlaufend vor neuen Herausforderungen. Die flexible Ausstattung der Verwaltungsangestellten mit mobilen Endgeräten rückt immer mehr in den Vordergrund, da sich Smartphones und Tablets als produktive mobile Arbeitsmittel etabliert haben.

Anforderungen

Der herkömmliche Gerätekauf wird den sich immer schneller verändernden Anforderungen an die Stadtverwaltung nicht mehr gerecht. Bei der Stadt Erkelenz galt es daher, nach einer alternativen und flexiblen Lösung für die Beschaffung von Mobilgeräten zu suchen. Dabei wurde man auf Everphone aufmerksam.

Erhöhung der Flexibilität

Zuvor wurde bei der Beschaffung mobiler Endgeräte auf den Gerätekauf gesetzt. Dieses Vorgehen erwies sich im digitalen Wandel aber als nicht mehr zeitgemäß: Der Gerätekauf war kostenintensiv und unter dem Druck steigender Anforderungen der Digitalisierung insgesamt zu unflexibel, berichtet Dominik Dornhardt, der als IT-Verantwortlicher mit der Realisierung des Projekts betraut war.

Durch die Umstellung auf „Device-as-a-Service“ gelingt die Auswahl geeigneter und zeitgemäßer Smartphones und Tablets und deren zügige Bereitstellung spielend leicht – auch unter dem Blickwinkel eines transparenten, planbaren Budgets im Haushalt der Stadt. Lange Support-Zyklen und hohe Sicherheitsstandards wie bei den Pixel-Geräten von Google tragen zur Planungssicherheit in der IT zusätzlich bei.

Smartphones und Tablets bedarfsgerecht beschaffen

Die Beschaffung mobiler Endgeräte im Mietmodell ist vor allem wegen der Zeitersparnis und des deutlich geringeren Aufwands vorteilhaft. Klare Vorteile seien zudem die bedarfsgerechte Flexibilität des Mietmodells sowie die inkludierte Mobile-Device-Management-Software (MDM) bei Everphone, so Dornhardt.

Neben dem MDM bot Everphone zudem auch die Übernahme der Bestandsgeräte und die schrittweise Modernisierung der Smartphoneflotte an. Maßgeblich hierfür ist ein sogenannter Mietrückkauf (buy and rent back = BARB).

Smartphones und Tablets bedarfsgerecht beschaffen

Übernahme von Bestandsgeräten

Everphone hat den Mietrückkauf für Mobilgeräte („buy and rent back“ = BARB) perfektioniert. Everphone erwarb zunächst die Bestandsgeräte der Stadt, um sie dann – ausgestattet mit einem umfassenden Servicepaket – zurückzuvermieten. Die Geräte verbleiben während des Vorgangs bei ihren Besitzer*innen und werden ohne Unterbrechung weiter genutzt.

Mehr über BARB

Flottenmodernisierung mit Google Pixel

Die IT kann nun die Geräte sukzessive modernisieren und neuere Modelle ordern. Bei der Stadtverwaltung Erkelenz sind Google-Pixel-Smartphones besonders gefragt, weil sie Android-Updates am Tag Null erhalten, die Performance nicht mit Bloatware beeinträchtigen und mit einer langen Akkulaufzeit zu überzeugen wissen. In Summe hat die Stadtverwaltung beschlossen, sämtliche Android-Geräte im Einsatz durch Google Pixel zu ersetzen.

“Der sukzessive Austausch gegen Geräte der Google-Pixel-Serie gab unserer Android-Flotte einen spürbaren Modernisierungsschub. Einerseits stieg die Produktivität dank der performanten und vielseitig einsetzbaren Pixel-Modelle - andererseits ist auch die Budget- und Planungssicherheit unter Android für uns in der IT ein großer Vorteil.”