In bijna elke onderneming worden tegenwoordig mobieltjes gebruikt om mee te werken. Het kunnen mobiele telefoons van het bedrijf zijn, of privémobieltjes die ook voor het werk mogen worden gebruikt. In dit laatste geval spreken we van de ‘Bring Your Own Device’ (BYOD) methode. Dit concept is in de loop van de jaren meer en meer in zwang geraakt. ‘Bring your own device’ betekent uiteraard ‘breng je eigen toestel mee’ (en gebruik het voor het werk).

Waarom MDM (Mobile Device Management)?

Want wat is er nou makkelijker om snel even een zakelijk berichtje te sturen naar je collega met je privémobieltje? Dat heb je toch al bij de hand en je weet precies hoe het toestel werkt.

In eerste instantie lijkt byod alleen maar gunstig te zijn. Je kent immers je eigen apparaat en verliest geen tijd aan het onder de knie krijgen van een zakelijke telefoon. De productiviteit en efficiëntie kunnen zo alleen maar worden verbeterd. Vanuit de werkgever gezien lijkt dit in eerste instantie ook een gewenste situatie. De werknemer heeft toch al een mobieltje, en als bedrijf hoef je geen extra zakelijk mobiel aan te schaffen.

BOYD (Bring YOur Own Device)

De praktijk wijst echter anders uit, want bij deze BYOD-methode rijzen er diverse vragen en ontstaan er vaak ook problemen.

Zo is niet direct duidelijk hoe de fiscale afwikkeling is voor het zakelijk en privégebruik van het privémobieltje. Welk tarief wordt toegepast voor de zakelijke gesprekken? En in hoeverre zijn de bedrijfsgegevens beschermd en wordt de privacy van de werknemer gewaarborgd?

Een BYOD-app is één van de oplossingen die antwoord kan geven op deze vragen.

Een andere oplossing is Mobile Device Management (MDM). MDM staat voor het beheer van de mobiele apparatuur in een organisatie. Dit beheer gebeurt met gespecialiseerde hardware of MDM software.

BYOD-app

Dit is één van de bekendste oplossingen om de problemen te voorkomen als er in een organisatie gekozen is voor de BYOD-methode. Het gaat hierbij om een zogenoemde ‘container-app’ die zakelijke gegevens opsluit in een aparte ‘werkruimte’ die beveiligd is met een code. De privégegevens van de medewerker en de zakelijke gegevens van het bedrijf worden hierdoor apart opgeslagen.

Voorwaarde is echter wel dat de BYOD-app geïnstalleerd is op het privémobieltje. Dit is echter niet altijd het geval, omdat soms niet alle BYOD mobieltjes bekend zijn bij een IT-afdeling.

Een bijkomend effect van deze BYOD-app is dat er wijzigingen zullen zijn in de gebruikswijze van het mobieltje. De gebruiker zal bijvoorbeeld te maken krijgen met twee adresboeken en twee e-mailprogramma’s. Verder kunnen er compatibiliteitsproblemen ontstaan, die voor een negatieve gebruikerservaring kunnen zorgen. Het gevaar hiervan kan zijn dat gebruikers zelf oplossingen gaan zoeken, die de uniformiteit binnen het bedrijf aantast. Desondanks blijft de container-app een goede oplossing om de bedrijfsgegevens en privégegevens gescheiden te houden.

MDM en BYOD

Zoals gezegd kan MDM en de bijbehorende MDM-software eveneens de diverse problemen oplossen als er in de organisatie gewerkt wordt met het BYOD-principe. Wat kan deze software namelijk voor een organisatie betekenen?

We hebben hieronder de belangrijkste punten op een rijtje gezet:

• Gebruiksvriendelijkheid:
  Werknemers werken graag met een mobieltje dat ze kennen. Met een MDM kunnen COPE, CYOD en BYOD probleemloos in het bedrijf worden ingezet en geïntegreerd.COPE staat voor Company Owned Personal Enabled, deze toestellen zijn eigendom van het bedrijf en mogen privé worden gebruikt.

  CYOD staat voort Choose Your Own Device, hierbij gaat het om toestellen die de werknemer zelf heeft gekozen en tevens privé kan gebruiken.

  De initiële inspanningen om alle mobieltjes in het bedrijf van MDM-software te voorzien zijn aan de hoge kant. Zodra dit is gebeurd, heeft de onderneming er echter bijna geen omkijken meer naar. De werknemer kan direct aan de slag en de byod mdm combinatie zorgt voor blijvend gebruiksgemak.

• Reputatie van de werkgever en werknemerstevredenheid:
  Werknemers werken graag met een mobieltje dat bij hen past en dat ook nog privé mag worden gebruikt. Veiligheid, BYOD en privacy zijn aspecten die meespelen in de werknemerstevredenheid. Al deze facetten bij elkaar zorgen voor een positieve kijk op de werkgever, die de productiviteit en betrokkenheid kunnen verhogen.
• Implementatie:
  Zodra er tientallen mobiele telefoons moeten worden beheerd, is het ondoenlijk om de toestellen één voor één in te stellen. De combinatie byod mdm biedt hierbij uitkomst, omdat hiermee configuraties, toegangsrechten en richtlijnen centraal kunnen worden  uit- of ingevoerd.
• Bedrijfszekerheid:
  Bij de BYOD methode zijn het de veiligheidsaspecten die grote aandacht behoeven. De bescherming van bedrijfsgevoelige informatie en de veiligstelling van de privacy van de werknemers spelen hierbij een grote rol. MDM-software zorgt ervoor dat de bedrijfs- en privégegevens gescheiden worden opgeslagen, op twee verschillende partities. De data op beide gedeeltes kunnen niet onderling worden uitgewisseld. In geval van verlies, diefstal of een defect, kunnen de bedrijfsgegevens op afstand worden verwijderd, de zogenaamde ‘remote swipe’.

• Kosten:
  MDM helpt om de werknemers met het juiste materiaal en tarief correct uit te rusten en hiermee een besparing door te voeren in het budget.
• IT-ressources:
  Medewerkers van de IT-afdeling kunnen hun tijd spenderen aan IT-zaken. Hun tijd wordt niet meer in beslag genomen door het beheer van de mobiele telefoons in het bedrijf.

Lees ok:

• Grip op mobiele apparaten met MDM voor kleine ondernemingen
• Waarom een tablet huren interessanter kan zijn kopen

Voor wie is MDM software interessant?

De afgelopen jaren is gebleken dat er jaarlijks vier à vijf uur wordt besteed aan aanschaf, integratie, reparatie en onderhoud van een bedrijfsmobieltje. Zijn er in de onderneming 25 of meer mobiele telefoons waarvoor dit geldt? Dan zijn MDM en MDM-software hierop het antwoord. Deze oplossing kan de organisatie tijd en geld besparen die aan andere, meer belangrijke zaken kunnen worden besteed. Zijn er meer dan 300 mobieltjes in het bedrijf waaraan zoveel tijd per jaar wordt verloren? Dan kan dit zelfs oplopen tot één Fulltime Equivalent (FTE) per jaar.