COPE en MDM: de combinatie voor bescherming van gevoelige informatie

In ons dagelijks leven is een mobiele telefoon alom vertegenwoordigd. Velen van ons hebben zelfs twee mobieltjes: één voor zakelijk doeleinden en één voor privégebruik. Voor een onderneming is het natuurlijk van groot belang dat de bedrijfsgegevens beschermd zijn. Niemand wil immers dat die informatie zomaar op straat komt te liggen. In dit licht is het begrijpelijk dat organisaties het ‘COBO’  (Company Owned Business Only) principe toepassen. Dit principe houdt in dat de zakelijke mobieltjes alléén voor zakelijke doeleinden mogen worden gebruikt. Privégebruik van de zakelijke mobiele telefoons is hierbij dus niet toegestaan.

Tegenwoordig zijn er echter diverse mogelijkheden om bedrijfsgegevens te beschermen, ook als het zakelijke mobieltje voor privégebruik wordt aangewend. Een van de mogelijkheden is om het zakelijke mobieltje uit te rusten met Mobile Device Management (MDM) software.

Is de software eenmaal geïnstalleerd, dan kunnen de medewerkers zonder problemen het zakelijke mobieltje ook privé gaan gebruiken. COPE (Company Owned Personally Enabled) en MDM in perfecte harmonie. Bij deze Cope methode is het bedrijf eigenaar van de zakelijke mobieltjes. De werknemers mogen ze echter ook voor privézaken gebruiken.

MDM en COPE: vrijheid en bescherming in één

Voor het succes van een organisatie is de werknemerstevredenheid een belangrijk aspect dat hieraan bijdraagt. Eén van de zaken die hierin een rol kan spelen, is de mogelijkheid om het zakelijke mobieltje voor privégebruik te kunnen gebruiken. De werknemer krijgt hiermee tenslotte een bepaalde mate van vrijheid in handelen. Ook raakt de werknemer sneller bekend met de mobiele telefoon waardoor ook de productiviteit kan worden verhoogd.

De uitdaging voor de werkgever ligt in het feit dat de bedrijfsgegevens beschermd moeten zijn en blijven. Daarnaast dient ook de werkgever ervoor te zorgen dat de privacy van de werknemer niet wordt geschonden. Hiervoor zal de werkgever de richtlijnen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) moeten volgen. MDM software is hierop het antwoord.

MDM met BYOD of met COPE

Binnen organisaties is het steeds gebruikelijker geworden dat werknemers hun eigen mobieltje gebruiken voor het werk. De zogenaamde ‘Bring Your Own Device’ (BYOD) methode. Eén van de gevaren hierbij is dat bedrijfsgevoelige informatie ongewenst wordt vermengd met privégegevens. De organisatie wil niet dat bedrijfsgegevens in verkeerde handen vallen, de werknemer wil niet dat diens privacy wordt geschonden. Net zoals bij de mdm-cope combinatie, biedt ook hier MDM-software de oplossing.

Voordelen van MDM software

Met MDM-software worden een fiks aantal zaken voor een organisatie vergemakkelijkt en geregeld. Hieronder noemen we de belangrijkste voordelen:

• De bedrijfsgegevens en privégegevens van de werknemer worden op gescheiden partities van het zakelijke mobieltje opgeslagen. Deze gegevens zijn niet onderling uitwisselbaar en kunnen ook niet met ‘copy-paste’ worden overgeheveld.
• Er kan gecentraliseerd nieuwe software en apps op de zakelijke partitie worden geïnstalleerd. Hierdoor blijft het zakelijke gedeelte van elke mobiele telefoon in de organisatie op dezelfde manier geconfigureerd.
• Updates kunnen worden gemonitord en centraal worden doorgevoerd op het zakelijke gedeelte van het mobieltje. Ook dit voordeel zorgt ervoor dat de zakelijke partitie van de mobieltjes allemaal op dezelfde manier geconfigureerd blijven.
• Integratie van verschillende mobiele besturingssystemen zijn mogelijk.
• Het beheer van de mobieltjes wordt vergemakkelijkt.
• Het zakelijke gedeelte kan (vooraf) door ons worden geconfigureerd, afgestemd op de wensen van de werkgever. Na deze pre-configuratie is het mobieltje klaar voor gebruik voor de werknemer en kan er direct mee worden gewerkt.
• De werknemer kan zonder problemen op het privégedeelte zelf gekozen applicaties installeren.
• Doordat zakelijke mobiele telefoons ook privé kunnen worden gebruikt, zijn er minder mobieltjes in omloop. Vanuit ecologisch standpunt gezien is dit een groot pluspunt.
• In geval van verlies of diefstal kan de (gevoelige) bedrijfsinformatie op afstand worden verwijderd. Dit is de zogenaamde ‘remote swipe’. Hiermee wordt voorkomen dat deze informatie in verkeerde handen valt.

Lees ook:

• Grip op mobiele apparaten met MDM voor kleine ondernemingen
• Onderhoud van mobiele telefoons: kan MDM uitkomst bieden?

Voor wie is MDM software interessant?

Onze ervaring is dat er jaarlijks vier à vijf uur wordt gespendeerd aan aanschaf, integratie, reparatie en onderhoud van een (enkel) mobieltje. Zijn er in de onderneming 25 of meer mobiele telefoons waarvoor dit geldt? Dan is MDM software hierop het antwoord. Deze oplossing kan de organisatie tijd en geld besparen, die op een andere, meer productieve manier kunnen worden ingezet. Zijn er meer dan 300 mobieltjes in het bedrijf waaraan zoveel tijd per jaar wordt besteed? Dan kan dit zelfs oplopen tot één Fulltime Equivalent (FTE) per jaar.