Tegenwoordig lijkt het normaal dat je werkt met een mobieltje van de zaak. In werkelijkheid dienen vooraf een aantal zaken te worden geregeld. Daarom brengen we hierna in kaart wat je dient te weten over het arbeidsrecht omtrent een mobiele telefoon van de zaak.
Arbeidsrecht omtrent een zakelijk mobiel
Vandaag de dag zijn zakelijke mobieltjes vaak een onderdeel van de arbeidsvoorwaarden van werknemers. Werkgevers kunnen er hierbij voor kiezen om werknemers deze mobiele telefoons al dan niet ook privé te laten gebruiken.
In het ene geval hebben we het over het fenomeen COPE (Corporate Owned Private Enabled). Dit betekent dat de werknemers de telefoon, eigendom van de zaak, ook privé kunnen gebruiken. In het andere geval is het zakelijke mobieltje à priori niet bedoeld voor privé aangelegenheden. In beide gevallen dient echter het een en ander te worden vastgelegd in bijvoorbeeld een addendum van de arbeidsovereenkomst.
Wat kan wel en niet kan binnen het arbeidsrecht omtrent een mobiele telefoon van de zaak
Het is begrijpelijk dat een werkgever wil weten hoe een werknemer een zakelijk mobieltje gebruikt. Beide partijen hebben zich aan een aantal zaken te houden en daarom is het raadzaam om hierover afspraken te maken.
Bereikbaarheid
Het gros van de werknemers waarderen het om de beschikking te hebben over een zakelijk mobieltje. Dit vergemakkelijkt immers het dagelijks werk. Met het gebruik van een zakelijke mobiele telefoon gaan echter ook een aantal verplichtingen gepaard.
Een vraag die vaak wordt gesteld is: “Dien ik altijd bereikbaar te zijn als ik de beschikking heb over een zakelijk mobieltje?”
Volgens het arbeidsrecht zijn medewerkers niet verplicht om op elk moment van de dag bereikbaar te zijn met een zakelijke mobiele telefoon. De verplichting om bereikbaar te zijn stopt aan het einde van de werkdag.
Indien er geen sprake is van aanwezigheidsdienst, mag je als werkgever niet van de medewerkers eisen om beschikbaar te zijn. ‘Aanwezigheidsdienst’ dient overigens als ‘arbeidstijd’ te worden aangemerkt, en moet als zodanig worden beloond. Na werktijd, op vrije dagen en tijdens je vakantie kun je je zakelijke mobieltje gewoon uitzetten.
Arbeidsrecht en beschikbaarheid met de zakelijke mobiele telefoon
Van medewerkers in hogere en leidinggevende functies wordt wel eens verwacht dat ze altijd beschikbaar zijn. Of deze beschikbaarheid met de zakelijke mobiele telefoon ook van toepassing is tijdens vrije dagen, dient nauwkeurig worden geregeld in de arbeidsovereenkomst.
Normaliter ontvangen medewerkers ook een hogere beloning voor hun constante beschikbaarheid. Ook op vakantie is er een uitzonderingsregel. Medewerkers moeten beschikbaar zijn in noodsituaties wanneer de bedrijfsvoering zonder hen in het gedrang zou komen. Dit is bijvoorbeeld het geval als de medewerker de enige is die over een cruciaal wachtwoord of essentiële data beschikt.
De huidige technologie zorgt ervoor dat we 24 uur per dag, 7 dagen in de week bereikbaar zijn. Tevens is het hierdoor steeds makkelijker geworden om thuis te werken.
Het kantoor is niet meer je enige werkplek, waardoor ook de werktijden zijn veranderd.
Het wordt steeds normaler om tussen twee zakelijke overleggen even te gaan sporten of boodschappen te gaan doen.
Deze veranderde situatie heeft invloed op het dagelijkse leven. De scheidingslijn tussen werk en privé is steeds kleiner geworden. Het is verleidelijk om ‘s avonds of in het weekend toch nog even te kijken of er al een reactie is gekomen op een mailtje of sms-je.
Het negatieve effect van deze veranderde situatie is dat werknemers stress, werkdruk buiten kantoortijden en druk om snel te reageren ervaren. Ze rusten hierdoor minder goed uit.
Als gevolg hiervan is er een stijging zichtbaar van psychische klachten, overspannenheid en burn-out’s. Naast de ongewenste gevolgen voor het leven van de werknemer, kost het het bedrijf ook enorm veel geld.
De huidige wetgeving op het gebied van (on)bereikbaarheid is niet op ingericht op de veranderde werksituatie. Er is daarom er een verzoek gedaan voor een wetsvoorstel. Hierin wordt van de werkgever vereist vast te leggen hoe wordt gezorgd voor een rusttijd waarin de werknemer ook echt tot rust kan komen. De bedoeling is dat de werknemer minder stress, en meer rust zal ervaren.
Wanneer de wet effectief wordt is nog niet bekend. Zodra de wet er doorheen is, hebben alle werkgevers een jaar de tijd om de volgende vier stappen te ondernemen:
- Werknemers en werkgevers bespreken gezamenlijk het vraagstuk bereikbaarheid na werktijd.
- Er dient bewijs te zijn dat het voornoemde gesprek ook echt heeft plaatsgevonden.
- Indien het na het eerder genoemde gesprek duidelijk is geworden dat de bereikbaarheid na werktijd belastend is, dient dit te worden opgenomen in de Risico Inventarisatie en – Evaluatie (RI&E). Voorts moet er een Plan van Aanpak worden opgesteld om de werkdruk tegen te gaan.
- De arbeidsinspectie ressorterend onder het Ministerie van Social Zaken en Werkgelegenheid (SZW) zal controleren of het bovengenoemde gesprek heeft plaatsgevonden.
Controle gebruik zakelijke mobieltjes door werknemer
Controle van het gebruik van zakelijke mobieltjes door de werkgever is mogelijk, maar tegelijkertijd aan scherpe regels gebonden. Als werkgever dien je rekening te houden met de privacy van werknemers. De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en de Uitvoeringswet AVG (UAVG) hebben hiervoor voorwaarden opgesteld.
- Houd privacyregels voor ogen
Als werkgever kun je voorwaarden stellen aan het gebruik van een zakelijke mobiele telefoon voor privé aangelegenheden. Binnen deze context kun je als werkgever de werknemer controleren op het al dan niet naleven van de voorwaarden.
Als werkgever dien je voor ogen te houden dat werknemers het recht hebben om privézaken tijdens het werk te regelen. In het kader van het arbeidsrecht van Privé gebruik van een mobiele telefoon heeft een werknemer het recht op privacy. De werknemer zou bijvoorbeeld ongestoord per sms-je een boodschappenlijstje moeten kunnen sturen aan diens partner. Het blijft natuurlijk wel voorop staan dat de werknemer zich tijdens werktijd overwegend met het werk bezighoudt.
- Doel van de controle
Als werkgever dien je vooraf te bepalen wat het doel is van een controle. Zo kun je aangeven dat je bedrijfsgevoelige informatie wil beschermen of dat je simpelweg de hoogte van de telefoonrekening wil beperken. - Grondslag van de controle
Voor de verwerking van persoonsgegevens dien je als werkgever een grondslag te hebben. Als grondslag voor controle van het gebruik van een zakelijk mobieltje kan de uitvoering van een gebruikersovereenkomst of gerechtvaardigd belang van werkgever worden aangevoerd.
We spreken van gerechtvaardigd belang als:
- het belang van de werkgever legitiem hetzij rechtmatig is;
- de controle van het gebruik cruciaal is voor het belang en het doel van de werkgever;
- de belangen van de werknemers niet zwaarwegender zijn dan die van de werkgever tijdens de controle.
Je kunt hierbij denken aan de maandelijkse, gedepersonaliseerde, rapportage van de hoogste telefoonrekeningen. Als werkgever kun je vervolgens om de tafel gaan zitten met de desbetreffende werknemers en om opheldering vragen.
Het is derhalve noodzakelijk dat de belangenafweging dient te zijn vastgelegd.
- Informeren over de controle
We raden je als werkgever aan ervoor te zorgen dat werknemers vooraf zijn geïnformeerd over een eventuele controle van het zakelijk mobieltje. Werknemers dienen vooraf te weten dat een controle kan plaatsvinden en hoe die wordt gedaan. Er kan bijvoorbeeld een clausule worden opgenomen in de gebruikersovereenkomst waarin je je werknemer hierover informeert. - Stel een protocol op
Een ander mogelijkheid is om een protocol of gedragsregels op te stellen. Hierin kun je als werkgever beschrijven welke voorwaarden je stelt aan het privégebruik van zakelijke telefoontjes. Tevens kun je aangeven dat kan worden gecontroleerd of een werknemer zich al dan niet houdt aan de voorwaarden.
Zo kan door de werkgever worden vastgelegd welke voorwaarden er zijn verbonden aan het privé gebruik van de mobiele zakelijke telefoon. Ook kan er vervolgens worden aangegeven voor welk doel controle en hoe die controle zou kunnen plaatsvinden. Zodoende voldoe je als werkgever ook gelijk aan de voorwaarde om de werknemers vooraf in te lichten.
Dit zijn de belangrijkste voorwaarden die van toepassing zijn op controle van het gebruik van de zakelijke mobiele telefoon.Een bedrijf als everphone kan uitkomst bieden om te kunnen voldoen aan deze voorwaarden.
Met onze dienst ‘Phone as a service’ zorgen we er namelijk voor dat je het beheer en de kosten van mobiele telefoons in de hand kunt houden. Onze ‘Mobile Device Management’ (MDM) service en de bijbehorende software zorgen ervoor dat de privacy van de werknemers wordt gewaarborgd. Daarnaast wordt bedrijfsgevoelige informatie gescheiden van privégegevens opgeslagen, en kunnen de gegevens niet middels een simpele ‘copy/paste’-actie worden uitgewisseld.
Heb je behoefte aan meer informatie als het gaat om arbeidsrecht omtrent een mobiele telefoon van de zaak en/of MDM? Neem dan contact met ons op en een van onze experts gaat dan graag een gratis adviesgesprek met je aan.
Voorkomen van misverstanden middels een gebruiksovereenkomst zakelijk mobieltje
Bij het gebruik van zakelijke mobiele telefoons ontstaan er heel makkelijk misverstanden. Om dit zoveel mogelijk te voorkomen is het handig om de desbetreffende rechten en plichten vast te leggen in een gebruikersovereenkomst.
In de overeenkomst dienen de contractpartijen, het merk van de smartphone en het simkaartnummer te worden vermeld. Eventuele accessoires die ter beschikking worden gesteld, dienen eveneens in de overeenkomst te worden opgenomen.
In de gebruikersovereenkomst voor een zakelijke mobiele telefoon dienen verder de volgende bepalingen te worden aangeduid:
- Is privégebruik van het zakelijk mobieltje geautoriseerd of niet?
- Als privégebruik is toegestaan, kan de werkgever dit te allen tijde intrekken?
- Dient de zakelijke mobiele telefoon na het einde van het dienstverband te worden ingeleverd?
- In hoeverre mogen bedrijfsgegevens al dan niet toegankelijk zijn voor derden?
- Kan de werkgever het privé gebruikte zakelijke mobieltje op elk moment vorderen?
- Valt schade veroorzaakt door oneigenlijk gebruik onder de aansprakelijkheid van de werknemer?
- Is de werkgever aansprakelijk voor (normale) slijtage?
Risico’s bij niet naleving voorwaarden
Zoals reeds aangegeven dien je als werkgever te voldoen aan een aantal voorwaarden die zijn opgesteld door de AVG en de UAVG. Indien je als werkgever hier niet aan voldoet, dan kan dat vervelende gevolgen voor de organisatie hebben.
Een werknemer zou bijvoorbeeld een klacht kunnen indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP). Dit is de onafhankelijke, toezichthoudende instantie die de bescherming van persoonsgegevens bewaakt en bevordert.
De AP kan dan de voorwaarden toepassen en mogelijkerwijs een boete opleggen.
Zo kan bij een schending van de privacyregels bij een ontslagzaak:
- het resultaat van het onderzoek naar de werknemer door de rechter terzijde worden gelegd;
- de rechter de werkgever veroordelen om een schadevergoeding te betalen;
- de rechter de werkgever veroordelen om een hogere ontslagvergoeding (hoger dan de wettelijke transitievergoeding) te betalen aan de werknemer.
Lees ook:
- Wat kan medewerker digitalisering voor een organisatie betekenen?
- Vergelijking mobiele telefoon van de zaak: wat te kiezen?
Conclusie: arbeidsrecht en mobiele telefoon van de zaak
Als werkgever heb je de mogelijkheid om het gebruik van de zakelijke mobiel door een werknemer te controleren. Dit is echter aan voorwaarden verbonden, en dien je als werkgever daarbij de privacy regels uit de AVG en de UAVG in acht nemen. Doe je dit niet dan kan dit mogelijk ongewenste gevolgen hebben voor de organisatie.
Om te voldoen aan deze regels zou je als werkgever ertoe over kunnen gaan om een protocol op te stellen. Hierin kun je de voorwaarden voor het (privé) gebruik, wanneer er tot controle wordt overgegaan en hoe de controle wordt uitgevoerd, vastleggen. Tevens kan een MDM en de bijbehorende software het beheer en de kosten van mobiele telefoons binnen de perken houden. Bij everphone bieden we je met onze dienstverlening ‘Phone as a Service’ hiervoor een goede oplossing. Vraag daarom vrijblijvend onze whitepaper aan en laat je informeren over alle aspecten van wat everphone kan bieden.
