Toen je enkele jaren geleden je eenmansbedrijf begon, gebruikte je als zzp’er natuurlijk je eigen mobieltje voor zakelijke en privégesprekken. Nu je na zo’n gesprekje eindelijk die ‘giga’ order binnengesleept hebt, moet je extra personeel aan gaan nemen. En uiteraard moeten die ook goed bereikbaar zijn en met een mobieltje kunnen werken. Dus hoe ga je dat oplossen?

Er zijn tegenwoordig twee opties die je hebt om je personeelsleden van een mobiele telefoon te voorzien. Het ‘Bring Your Own Device’ (BYOD) model en het ‘Company Owned Personally Enabled’ (COPE) systeem.

Het goedkope BYOD-model

‘Bring your own device’ betekent letterlijk ‘breng je eigen toestel mee’. Het is dus het zakelijk gebruik van een mobieltje dat eigendom is van de werknemer. Dus naast voor gesprekken voeren of apps gebruiken in verband met het werk, gebruikt men het toestel ook privé. En omdat het apparaat al gekocht is, hoeft het bedrijf geen investering te doen. Er zullen misschien alleen afspraken gemaakt moeten worden over vergoedingen en verantwoordelijkheden. Het BYOD-model is voor werkgevers verreweg de goedkoopste oplossing.

Het dure COPE-systeem

‘COPE’ staat vrij vertaald voor ‘Eigendom van de zaak, persoonlijk bediend’. Het is dus een bedrijfstoestel dat door de werknemer ook privé gebruikt mag worden. Vooral de werknemers zullen dol zijn op een COPE-systeem binnen een bedrijf. Ze krijgen immers een telefoon van de zaak die ze zelf niet meer hoeven te kopen.

Ook kan het model telefoontoestel beter en duurder zijn dan ze zich zelf zouden kunnen veroorloven om te kopen. Het mobieltje kan zo beschouwd worden als een aantrekkelijke ‘secundaire arbeidsvoorwaarde’. Worden ook de belkosten voor privégesprekken geheel of gedeeltelijk betaald door de zaak, dan is ‘werknemerstevredenheid’ onder je personeel gegarandeerd.

Onmisbaar bij BYOD en COPE: mobile device management

Voor welk systeem je als bedrijf ook kiest, een onvermijdelijk aspect van zowel BYOD als COPE is ‘Mobile Device Managament’. Afgekort als ‘MDM’ betekent dit het beheer van de mobiele telefoons die er in een bedrijf in omloop zijn. Vroeger werd MDM vaak door de financiële administratie of personeelszaken gedaan, maar tegenwoordig meestal door de  IT-afdeling van een bedrijf. Aan correct MDM zitten namelijk een heleboel juridische en technische ‘haken en ogen’.

Zo moeten de telefoons bijvoorbeeld geschikt gemaakt worden om te voldoen aan de regels van de Algemene Verordening Gegevensbeheer (AVG). Deze ‘wet op de privacy’ schrijft voor dat privé en zakelijke gegevens op een toestel strikt gescheiden gehouden moeten worden. Installatie van open source Android MDM software op de toestellen kan hier in voorzien.

En waarschijnlijk zal er data-uitwisseling plaats moeten vinden tussen een toestel en een centrale server. Dus ook het opzetten van een uitgebreide Microsoft Exchange mobile device management infrastructuur zal door de IT-afdeling gedaan moeten worden. Om hun ‘IT crowd’ zoveel mogelijk te ontlasten van deze taken, besteden veel ondernemingen hun MDM tegenwoordig uit aan gespecialiseerde bedrijven zoals Everphone.

De ‘derde weg’: een mobiele telefoon huren!

Naast toestellen kopen of mee laten brengen door je personeel is er nog een derde oplossing voor het bedrijfsmobieltje vraagstuk. Veel bedrijven huren tegenwoordig namelijk mobieltjes, in plaats van dat ze die aanschaffen. Het is dus in principe het ‘COPE’-model, omdat het bedrijf de eigenaar is van het huurcontract en dus het toestel. Het heeft dus ook de voordelen van COPE, die samengevat de volgende zijn:

• De regeling wordt door de werknemer gezien als een secundaire arbeidsvoorwaarde.
• Werknemerstevredenheid wordt bevorderd.
• Het personeel raakt beter gemotiveerd.
• Verhoging van productie en output.
• Als bedrijf heb je nog steeds zeggenschap over het toestel en het gebruik ervan.

Met een mobiele telefoon huren komen hier nog eens de volgende voordelen bij:

• Geen torenhoge investeringskosten voor aanschaf.
• Mobiele telefoon onderhoud, reparatie en eventueel vervanging zijn inbegrepen.
• Grote keuze uit modellen en verschillende besturingssystemen.
• Maandelijks een vast huurbedrag.
• De huur is fiscaal aftrekbaar.

Let wel: het huren van een smartphone, soms ook mobiele telefoon leasing, genoemd is niet hetzelfde als een ‘zakelijk contract met telefoon’. Bij dit laatste wordt een toestel voorgefinancierd met een zakelijk contract bij een telefoonbedrijf (zoals T-Mobile). Maandelijks betaal je het toestel af, samen met het voldoen van de telefoonrekening. Aan het eind van de termijnen wordt de telefoon je eigendom (hoe die er dan ook uitziet en hoeveel deze nog waard is op dat moment).

Huur een mobiele telefoon bij Everphone: met MDM…

Bij de uitleg hierboven over MDM noemden we al even het bedrijf Everphone. Hun ‘corebusiness’ is echter niet het verzorgen van MDM-oplossingen voor bedrijven, maar juist waar dit artikel eigenlijk over gaat: telefoonverhuur.

Everphone kan dus een totaalpakket aan services bieden: de telefoons als huurtoestellen én het beheer daarvan. Huur je de mobieltjes van Everphone, dan kan het traject er als volgt uitzien:

• Everphone bepaalt samen met het bedrijf (directie, personeelszaken, IT-afdeling) de ‘hardware’ (type toestellen) waaruit het personeel mag kiezen;
• Ook de benodigde configuraties en apps worden bepaald;
• Er wordt een MDM-systeem gekozen (bijvoorbeeld Android Enterprise MDM);
• Everphone brengt gescheiden partities (privé en zakelijk) op de toestellen aan (hiermee voldoende aan de eisen van de AVG);
• Apps en software wordt geïnstalleerd (werkgerelateerde toepassingen, maar bijvoorbeeld ook antivirus en andere beveiliging);
• De telefoons worden geleverd (rollout).

In dit voorbeeld is het bedrijf slechts bij de eerste twee stappen betrokken. Ook met het verdere management van de gehuurde mobieltjes hoeft het bedrijf niet belast te worden. Everphone telefoonverhuur in combinatie met hun MDM zorgt namelijk voor:

• centraal beheerde en op afstand uitgevoerde updates of vervanging van software en apps;
• internationale vervanging binnen 48 uur van defecte toestellen;
• het volledig (en op afstand) wissen van gevoelige bedrijfsdata op het mobieltje (de zogenaamde ‘remote swipe’, in geval van verlies of diefstal);
• Onmiddellijke stopzetting van het contract als het toestel ingeleverd wordt;
• Ecologisch verantwoorde ‘recycling’ van afgedankte toestellen voor hergebruik.

Mobiele telefoon huren?

Uit al het bovenstaande zal het duidelijk worden dat een mobiele telefoon huren voor je medewerkers vele voordelen biedt. Het loont echter nog meer, als je dat doet bij Everphone en eventueel in combinatie met hun MDM-services. De momenteel meer dan 1000 bedrijven wereldwijd die Everphone al gebruiken zijn dankbaar dat zij datzelfde ook ooit hebben gedaan.