Handy ausleihen: Was muss man über Langzeitmiete wissen?

Langzeitmiete bei Firmenhandys: Die Zahl der in Unternehmen genutzten mobilen Geräte hat rapide zugenommen und steigt jedes Jahr weiter an. Mobile Geräte wie Telefone, Tablets und Laptops sind zu unverzichtbaren Werkzeugen an modernen Arbeitsplätzen geworden. Viele Unternehmen bevorzugen es mittlerweile, Handys auszuleihen.
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Langzeitmiete bei Firmenhandys: Die Zahl der in Unternehmen genutzten mobilen Geräte hat rapide zugenommen und steigt jedes Jahr weiter an. Mobile Geräte wie Telefone, Tablets und Laptops sind zu unverzichtbaren Werkzeugen an modernen Arbeitsplätzen geworden. Viele Unternehmen bevorzugen es mittlerweile, Handys auszuleihen.

Mobile Geräte tragen zu mehr Flexibilität und Produktivität bei. Wenn ihre Nutzung jedoch nicht geregelt ist, können sie zum Problemfall werden: Mangelnde Kontrolle und Sicherheit mobiler Endgeräte sowie nicht standardisierte Methoden zur Verwaltung und Nutzung dieser Geräte können die Produktivität beeinträchtigen und Sicherheitsrisiken bergen.

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Unternehmen: Handys mieten oder kaufen?

Die betriebliche Anmietung von mobilen Geräten, wie etwa bei Phone as a Service, ist eine günstige Möglichkeit, die Geräte ohne hohe Investitionen anzuschaffen: für Start-ups, kleinere Organisationen und/oder schnell wachsende Unternehmen ist die Mietlösung daher ideal.

Auch größere Organisationen profitieren: Denn der Mietservice entlastet die IT und bringt steuerliche Vorteile (‚Capex to Opex“). Die Smartphone-Miete verlagert Investitionskosten zu Betriebskosten und ermöglicht neben Management-Vorteilen und Skalierbarkeit bei der IT-Ausstattung auch Steuereinsparungen.

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Ganze Smartphone-Flotten mieten

Die immer kürzer werdenden Innovationszyklen und die ständige Aktualisierung von Produkten und Dienstleistungen stellen für Unternehmen eine echte Herausforderung dar, die es zu bewältigen gilt.

Daher wächst sowohl die Notwendigkeit, in Spitzentechnologien und Infrastrukturen zu investieren, als auch Geräte zu ersetzen, bevor sie veraltet sind.

Für Unternehmen ist das Ausleihen von Handys oder anderen Mobilgeräten eine wirksame Lösung, um materielle und immaterielle Ressourcen stets auf der Höhe der Zeit zu halten: Es ist eine hervorragende Alternative zu Kauf und Leasing, die auf der vorübergehenden Vermietung von Geräten und Dienstleistungen gegen Zahlung einer im Voraus festgelegten regelmäßigen Gebühr beruht.

Das Anmieten von Computern, Laptops, Handys, Tablets und den damit verbundenen Dienstleistungen wird von einer wachsenden Zahl von Unternehmen und Fachleuten gewählt. Unternehmen sind sich bewusst, dass der Wert von IT-Infrastrukturkomponenten eng mit seiner Nutzung und nicht mit seinem Besitz verbunden ist.

Mieten von Handys: Merkmale und Vorteile

Capex to Opex

Der herkömmliche Gerätekauf hat zwei große Nachteile. Erstens sind die Geräte teuer und zweitens ist der Kauf nicht bedarfsgerecht.

Durch die Handy-Miete verlagern Unternehmen die Investitionskosten (Capital expenditure = Capex) zu den Betriebskosten (Operational Expenditures = Opex). Das schont das Budget und bringt sogar noch Steuervorteile.

Und: Anstatt beim Ausscheiden des Mitarbeiters vor der Frage zu stehen, wie man denn jetzt mit dem teuren Gerät weiter verfährt, kann man es bei der Miete einfach zurückgeben. Hier gibt es nämlich ein Sonderkündigungsrecht (zumindest bei Everphone), während bei einem Leasingkonstrukt die Finanzierung einfach stur weiterläuft.

Kostentransparenz

Warum sollte sich ein Unternehmen sich noch für das Ausleihen von Handys entscheiden? Zunächst einmal bringt die Miete endlich Transparenz in die Kosten: Bei Everphone beispielsweise kommunizieren wir nur einen Preis, den tatsächlichen Endpreis, der sämtliche Kosten bei der Nutzung inklusive möglicher Reparaturen oder Austauschgeräte bereits beinhaltet. Onboarding-Gebühren, Set-up-Gebühren oder Rücknahmeaufschläge gibt es hier nicht.

Total Cost of Ownership (TCO)

Erst die Kostentransparenz macht einen tatsächlichen Vergleich der Gesamtbetriebskosten überhaupt erst möglich. Im normalerweise komplizierten Geflecht aus Bundle-Angeboten, Leasingraten und internen Kosten ist es dagegen sehr schwer, den Überblick zu behalten:

  • Wann läuft der beim Abschluss so großzügig gewährte Eskalations-Rabatt aus?
  • Wann endet die Leasing-Laufzeit?
  • Wie hoch ist die Vorfälligkeitsentschädigung, wenn ich das Gerät vorher zurückgeben will?

Service Level Agreement bei Miethandys

Der interne Aufwand beim Besorgen und Managen der Smartphoneflotte wird häufig unterschätzt. Am meisten Arbeit machen Reparaturen. Auch hier hilft ein Miet-Service – da nicht das individuelle Gerät, sondern die Nutzung eines funktionierenden Geräts vermietet wird. Es wird einfach ein neues Gerät auf den Weg gebracht. Das alte wird danach wieder eingesammelt, im Hintergrund repariert und für eine weitere Verwendung aufbereitet.

Das ist gut für Organisationen, die begrenztes Budget für Anschaffungen haben und/oder nicht über endlose Kapazitäten in der IT verfügen. Auch Unternehmen, die sich einer höheren Nachhaltigkeit verschrieben haben, können mit Mietgeräten ihre Ziele besser erreichen.

Im Vergleich zu Leasing und Kauf bietet die Langeitmiete von Smartphones mehrere zusätzliche Vorteile:

  • Vollständige steuerliche Absetzbarkeit beim Handy-Ausleihen
  • Kostenplanung
  • Schutz vor finanziellen Risiken
  • Optimierung der Verwaltung
  • Versicherung gegen Defekte und Unfallschäden
  • Dauerhaft hohes Service-Level für die gesamte Vertragslaufzeit
  • keine Kaufverpflichtung
  • keine Veralterung des Produkts durch Upgrades auf aktuelle Modelle

Langzeitmiete von Firmenhandys mit Everphone

Everphone bietet Mietlösungen an, die auf solche instrumentellen Produkte anwendbar sind. Dies erlaubt Unternehmen und Fachleuten, einen Vertrag abzuschließen, um die Verfügbarkeit der Betriebsmittel oder auch einer Dienstleistung für eine vorher festgelegte Zeitspanne zu mieten.

Gegen Zahlung einer monatlichen Gebühr, die ‚Mietgebühr“, ist das Ausleihen von Handys bedarfsgerecht möglich. Inkludiert sind die Versicherung, die Unterstützung und die Wartung der Geräte selbst sowie die Entsorgung am Ende der Mietdauer.

Everphone als Dienstleister für mobile Firmengeräte ist spezialisiert auf die Vermietung von:

  • Smartphones
  • Tablets
  • Laptops
  • Everphone unterstützt auch bei der Tarifauswahl und
  • bei der Bereitstellung/Integration von MDM-Software.

Diese vorgeschlagenen Lösungen bieten verschiedene Vorteile, wie etwa die vollständige Absetzbarkeit der Mietgebühren von den Steuern. Außerdem unterliegt der Kunde nicht den Beschränkungen, die die Steuergesetze für die Absetzbarkeit von Leasinggebühren und Abschreibungen im Falle des Kaufs vorsehen.

In finanzieller Hinsicht werden also die Risiken in Bezug auf die Anmietung der Produkte vom Vermieter getragen und die Zahlung der Miete und der Unterstützung erfolgt in einer einzigen Lösung auf 12-monatlicher oder mehrjähriger Basis. An Vorteilen für die Verwaltung mangelt es nicht, man denke nur daran, dass das Verfahren zum Handy ausleihen einfach und schnell ist.

Ebenfalls ist es immer möglich, wesentliche Änderungen an den laufenden Verträgen zu vereinbaren. In der Mietgebühr ist auch die Betreuung, Wartung und Vollversicherung enthalten. Am Ende der Mietzeit kann der Kunde wählen, ob er über den Kauf verhandeln, sie zurückgeben, sie durch einen anderen Vertrag ersetzen oder die Mietdauer verlängern möchte.

Handy ausleihen: Kosten

Der finanzielle Aspekt ist in der Regel einer der wichtigsten Faktoren bei der Auswahl beim Ausleihen von Handys oder einer Dienstleistung wie MDM (Mobile Device Management). Hier muss man sagen, dass das Angebot groß ist und dementsprechend auch die Preisunterschiede.

Glücklicherweise können Sie Anbieter wie Everphone finden, die großartige Funktionen zu einem erschwinglichen Preis anbieten.

Die teuerste Option ist möglicherweise nicht die beste für Ihr Unternehmen. Bei sehr spezifischen Funktionsanforderungen zum Beispiel an eine bestimmte MDM-Open-Source-Android-Software ist es jedoch oft empfehlenswert, auf die Zusammenarbeit von spezialisierten Anbietern wie etwa Everphone zu setzen und von ihrem Fachwissen zu profitieren.

Handys ausleihen – Mythen

Es gibt immer noch viele Mythen und Halbwahrheiten über das Mieten und Leasen von Firmenhandys, auch als Privatperson. Auf diese Mythen wollen wir hier etwas genauer eingehen.

1. Finanzieller Nachteil!

Dies ist der häufigste Mythos im Zusammenhang mit dem Ausleihen von Handys. Es ist aber genau das Gegenteil der Fall. Der Schlüssel sind die finanziellen Parameter, die auf den ersten Blick nicht sichtbar sind. Laut Studien sind die Gesamtkosten und die Finanzierung für das Anmieten von mobilen Geräten über einen dreijährigen Lebenszyklus etwa 9 % niedriger als bei einer Kreditfinanzierung. Bei einer Bar-Finanzierung sogar 12 %. Hier sieht man die Einsparungen deutlich.

2. Ist es besser, Dinge zu besitzen oder zu nutzen?

Haben Sie auch Ihre angesammelten Telefone oder Computer in Ihrem Unternehmen und zu Hause? Die Frage ist: Werden sie jemals wieder gebraucht? Nein, das werden sie nicht, und zwar aus folgendem Grund! Die IT-Technologie entwickelt sich immer schneller weiter, und die Hardware wird ständig verbessert und durch leistungsfähigere Geräte ersetzt.


Ungenutzte Firmenhandys verstauben millionenfach in den Schubladen deutscher Unternehmen

Glauben Sie mir: Sie werden nie wieder verstaubte Laptops benutzen. Ein Mietunternehmen kann gebrauchte und zurückgegebene Geräte viel gewinnbringender auf dem Sekundärmarkt verkaufen und hat darüber hinaus damit verbundene Kosten, wie z. B. für die Lagerung, die Datenlöschung, den Verkauf oder die Entsorgung der Geräte.

Haben Sie schon einmal darüber nachgedacht, dass der Kauf von Hardware unnötig Kapital eines Unternehmens bindet, das effizienter eingesetzt werden könnte?

3. Langfristige Verpflichtungen für die Zukunft

Sie bestimmen die Dauer des Mietvertrags zum Ausleihen von Handys entsprechend Ihren Bedürfnissen und den Möglichkeiten, die die einzelnen Unternehmen bieten. Wenn der Vertrag ausläuft, können Sie ihn problemlos verlängern. Sie geben das gemietete Gerät einfach an die Mietfirma ab und erhalten im Gegenzug ein neueres Modell.

Das Unternehmen sorgt für das sogenannte Data-Wiping, d. h. die zertifizierte Löschung der enthaltenen Daten, bereitet die Geräte für den Wiederverkauf und die Weiterverwendung vor oder kümmert sich um das Recycling, die Trennung der verwertbaren Komponenten und die umweltgerechte Entsorgung.

4. Schlechte Servicequalität

Unternehmen und Privatleute, die Erfahrung mit der Hardware-Vermietung haben, sehen in einem professionellen Management wie bei Everphone einen großen Vorteil. Sie erhalten von ihren derzeitigen Lieferanten eine überdurchschnittliche Kundenbetreuung und andere Vorteile.

Everphone zeigt seit 2016,  dass in Expertenteam in der Lage ist, die Bedürfnisse des Kunden zu verstehen, schnell darauf zu reagieren oder, falls erforderlich, individuelle Lösungen anzubieten.

Sie müssen also nur das anfängliche Misstrauen überwinden und es selbst ausprobieren.

5. Unnötige Sorgen

Sind Sie auch kein Freund von Reklamationen? Oder haben Sie Angst, dass der Techniker mitten bei der Reparatur seine Arbeit unterbrechen muss. Aus welchem Grund auch immer? Der Service der Mietunternehmen umfasst in der Regel eine Versicherung gegen Schäden und Diebstahl sowie die Erledigung der damit verbundenen Verwaltungsarbeiten.

Bei ausgeliehenen Handys sind in der Regel auch Garantiereparaturen und -service, einschließlich deren Abwicklung oder der Bereitstellung von Ersatzgeräten innerhalb von 24 Stunden im Preis enthalten. In der Praxis sollte es so aussehen: Wenn Ihnen der Kaffee über die Tastatur gelaufen ist, haben Sie am nächsten Tag einen Kurier mit einem Ersatzgerät vor der Tür stehen. Die Mietfirma wird dann die Reparatur veranlassen, während Sie in Ruhe weiterarbeiten können.

MDM: Mit der Innovation Schritt halten – Die Verwaltung mobiler Geräte

MDM steht für Mobile Device Management. Es bezieht sich auf die Verwaltung von mobilen Endgeräten wie Smartphones, Tablets und Laptops als Teil eines umfassenderen Enterprise Mobility Management (EMM). Es handelt sich dabei um einen Prozess zur Verwaltung des gesamten Lebenszyklus der am Arbeitsplatz verwendeten mobilen Geräte. Auch dies ist eine Dienstleistung, die Everphone anbietet.

MDM, EMM oder UEM?

Heute werden alle drei Begriffe für die Verwaltung mobiler Geräte verwendet. Daher ist es oft schwierig, die Terminologien zu verstehen. Der Boom bei der Verwendung von mobilen Geräten in Unternehmen begann im Jahr 2000. Es dauerte jedoch etwa 10 Jahre, bis die erste Lösung für die Verwaltung mobiler Geräte auf den Markt kam und MDM zu einem allgemein gebräuchlichen Begriff wurde.

Im Laufe der Jahre wurden die Verwaltungsfunktionen verbessert, und Unternehmen wie Everphone können den gesamten Geräte-Lebenszyklus mit einer einzigen Lösung verwalten: d.h. mit dem Gerätebestand arbeiten, Konfigurationen verwalten und sogar Geräte aus der Ferne löschen.

Die Anforderungen von Unternehmen an das Mobilitäts- und Gerätemanagement sind jedoch zunehmend komplexer geworden. Hier steht etwa die von Google geleitete MDM Android Enterprise Initiative im Vordergrund, die es ermöglicht, Android-Geräte und -Apps am Arbeitsplatz zu nutzen. Enterprise Mobility Management (EMM) hat sich daher zu einem neuen Branchenkonzept entwickelt.

Es umfasst eine ganze Reihe von Mobil Managementlösungen, auch bei ausgeliehenen Handys, einschließlich Anwendungs-, Inhalts- und Identitätsmanagement. Im Gegensatz dazu befasst sich MDM ausschließlich mit mobilen Geräten und deren Sicherheit.

Da EMM speziell für die Verwaltung von Anwendungen und Inhalten auf Geräten entwickelt wurde, war es für die Verwaltung von Windows und Mac nicht geeignet. Nach einiger Zeit wurde daher das Unified Endpoint Management (UEM) geboren, das EMM und PC-Management in einer Lösung vereint.

Heute werden alle drei Begriffe für die Verwaltung mobiler Geräte verwendet. Unter den Anwendern ist MDM jedoch am weitesten verbreitet, weshalb meist diese Abkürzung verwendet wird.

Wie funktionieren MDM-Lösungen?

Software für die Verwaltung mobiler Geräte wird normalerweise entweder vor Ort oder in der Cloud ausgeführt. IT-Administratoren oder ein Unternehmen wie Everphone, das MDM als Service anbietet, arbeiten mit der MDM-Verwaltungskonsole, um Geräte aus der Ferne zu konfigurieren und zu verwalten.

Alle Geräte müssen sich zunächst in der Software registrieren. Dies geschieht über herstellerspezifische Registrierungs-Programme wie etwa das Microsoft Exchange Mobile Device Management, oder man fügt die Geräte manuell mit einem Token, QR-Code, NFC, per E-Mail oder SMS hinzu.

Administratoren senden Konfigurationen und Anwendungen ‚Over-the-Air“ (OTA) an mobile Geräte. Technisch gesehen sendet der MDM-Server eine Reihe von Befehlen, die das Gerät über im Betriebssystem integrierte Programmierschnittstellen (APIs) erreichen.

Einige Anbieter bieten MDM sowohl in Form von Cloud-Software-as-a-Service (SaaS) als auch in Form von Vor-Ort-Modellen an. SaaS-Implementierungen sind in der Regel schneller und kostengünstiger, da sie keine zusätzliche Hardware erfordern. Weiterhin erfordern Vor-Ort-Lösungen die Verwaltung, Überwachung, Wartung und Aktualisierung, die bei SaaS enthalten sind.

Vorteile der Verwendung von MDM-Software

Mobile Geräte tragen zwar zur Steigerung der Effizienz und Flexibilität bei, doch eine große Anzahl von Geräten und deren Nutzung außerhalb des Büros kann das IT-Team vor gewisse Probleme stellen, insbesondere wenn die Mitarbeiter unterschiedliche Betriebssysteme und Gerätemodelle verwenden. Das trifft beim Handy ausleihen für Unternehmen oder auch bei privaten Handys, die auch zu Arbeitszwecken eingesetzt werden, gleichermaßen zu.

Unabhängig von der Größe Ihres Unternehmens bieten auch die MDM-Lösungen von Everphone unbestreitbare Vorteile. Es senkt die Support-Kosten, erhöht die Produktivität der Mitarbeiter und stärkt die Datensicherheit.

Viele Unternehmen setzen daher auf MDM-Tools, die sowohl den IT-Abteilungen als auch den Endbenutzern Flexibilität bieten. Mit MDM können IT-Administratoren alle Geräte sicher über ein einziges Portal verwalten, während die Mitarbeiter die Geräte auswählen können, die sie am liebsten verwenden.

Everphone

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