„Choose Your Own Device“– was bedeutet CYOD?
Beim „Choose Your Own Device“-Ansatz dürfen Mitarbeiter eines Unternehmens sich aus einem vorher festgelegten Portfolio von Firmen-Smartphones oder anderen Mobilgeräten (Tablets, Phablets, zunehmend auch Laptops und Notebooks) ein Gerät aussuchen. Das ist schon mal ein tolles Erlebnis beim Onboarding.
Bei Smartphones und Tablet-PCs sind die Geschmäcker verschieden
CYOD: Sicher mit MDM-Software
In der Regel können die mobilen Endgeräte bei CYOD auch privat genutzt werden: Über Container-Apps oder am besten gleich über ein Mobile-Device-Management-System erfolgt eine saubere Trennung der Geschäftsdaten von den privaten Nutzerdaten.
Dies schützt die Unternehmensdaten und macht die Firmenhandys gleichzeitig DSGVO-konform – wichtig in Zeiten zunehmender Datenschutzkontrollen.
Höhere mobile Sicherheit
Der Vorteil von CYOD für die Unternehmen: Es werden keine privaten Mobilgeräte mehr im Unternehmenskontext eingesetzt, die aus Sicherheitsaspekten bedenklich sind. Zudem verspricht der Ansatz eine höhere Mitarbeiterzufriedenheit sowie Steigerungen bei der Produktivität – und das alles auch noch mit Kostensenkungen.
Mitarbeiter dürfen sich ebenfalls freuen: Die Zeiten, in denen man neben einem privaten Smartphone ein Geschäftshandy mit sich herumzutragen hatte, haben mit CYOD ein Ende. Zudem werden – je nach Vergabe-Policy des Arbeitgebers – auch Smartphones aus dem Premium-Segment für die Angestellten erschwinglich.
CYOD: Mehr Sicherheit, mehr Datenschutz
Unternehmen können das Auswahl-Line-up selbst bestimmen, die Mitarbeiter wählen sich dann aus den angebotenen Modellen ihr Wunschgerät aus. Dieses Vorgehen erleichtert den Schutz vor Cyberangriffen, vor Malware auf den Mobilgeräten, Hacking und Datenverlust.
Denn: Durch die Harmonisierung der zum Einsatz kommenden Smartphone-Flotte werden Aufwände in der IT-Administration abgebaut und Sicherheitslücken vermieden, die durch eine allzu heterogene Endgeräte-Landschaft entstehen könnten. Netzwerkzugänge und Unternehmensdaten können auf diese Weise also einfacher gesichert werden.
Höhere Produktivität und Mitarbeiterzufriedenheit dank CYOD
Hintergrund ist außerdem der stärker werdende Wunsch von Angestellten, im Job auf funktionale und vertraute Technologie zugreifen zu können. Mitarbeiter sind entsprechend produktiver, wenn sie sich mit den Devices von Beginn an bereits auskennen.
Mangelhaft ins Firmennetzwerk integrierte Smartphones mit Einschränkungen bei an und für sich gängigen Produktivitäts-Apps (E-Mail, Messaging, CRM etc.) sind mit Blick auf die Nutzererfahrung deswegen kaum geeignet, für Motivationsschübe bei den Mitarbeitern zu sorgen oder deren Produktivität zu erhöhen.
Ganz im Gegenteil: Nicht nur Angehörige der Generation Z reagieren mittlerweile allergisch, wenn sie sich mit digitalen Insellösungen herumschlagen müssen.
Mitarbeiterzufriedenheit: Das „falsche“ Firmenhandy ist in manchen Fällen schlimmer als gar kein Firmenhandy
Wichtig also, dass die Technik mit strengem Blick auf Praktikabilität aufgesetzt ist. Ist dies der Fall, profitieren Unternehmen neben dem Produktivitäts-Boost dann gleichzeitig noch von der Entlastung ihres Helpdesks und ihrer IT – den klassischen Anlaufstellen für Troubleshooting rund um Smartphones im Unternehmen.
Mit CYOD für jeden Mitarbeiter das passende Wunsch-Smartphone
Verständlicherweise möchten Anwender auf Plattformen und Betriebssysteme zurückgreifen, die sie bereits kennen. CYOD verhindert, dass Sie als Arbeitgeber einem Apple-Anhänger ein Android-Smartphone „überhelfen“ müssen oder eben einem Android-Fan ein iPad oder ein anderes iOS-Gerät.
Das Firmenhandy als Benefit mit CYOD
In diesem Zusammenhang kann die Bedeutung eines privat nutzbaren Firmen-Smartphones als Mitarbeiterangebot („Benefit“) kaum überschätzt werden: Denn Nutzer haben heutzutage eine sehr enge Beziehung zu ihren Mobilgeräten.
Ist die private Nutzung erlaubt, benötigen die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter kein privates Smartphone mehr, was von den meisten sehr geschätzt wird. Es gibt sie zwar noch: Leute, die Privates und Geschäftliches streng voneinander getrennt haben und diese Trennung auch bei der Technik verwirklicht sehen möchten.
Bei den meisten Angestellten aber kommt der Zwang zum Zweitgerät längst nicht gut an: Man muss sich zwei PINs merken, gegebenenfalls unterschiedliche mobile Betriebssysteme oder -Versionen bedienen, Menüführungen einprägen und anderes mehr – nicht gerade nutzerfreundlich.
Ein privat nutzbares Firmenhandy kann als virtueller persönlicher Sekretär das Leben deutlich vereinfachen – und gleichzeitig spürbar auf das Arbeitgeberprofil einzahlen. Und nein, das bedeutet nicht automatisch, dass man um Mitternacht noch Arbeitsmails lesen und beantworten muss.
CYOD mit Mitarbeiter-Zuzahlungen
Mitarbeiter können sich darüber hinaus gegebenenfalls auch für ein Premium-Smartphone entscheiden, das sie sich privat wahrscheinlich nicht leisten würden. Grundlage hierfür können zum Beispiel Zuzahlungsmodelle sein („Co-Payment“).
In diesem Rahmen stellt der Arbeitgeber zunächst ein CYOD-Portfolio zusammen, das die Mitarbeiter ohne Zuzahlung beziehen können (im Beispielbild unten ist dies Kategorie 1).
Möchte der Mitarbeiter aber lieber ein neueres oder besser ausgestattetes Modell, kann er ein Upgrade ebenfalls beziehen – gegen eine monatliche Zuzahlung von zum Beispiel fünf (Kategorie 2) oder zehn Euro (Kategorie 3). Die Zuzahlung lässt sich recht einfach zum Beispiel über einen Bruttolohnverzicht realisieren. Aus dem Netto sind das dann für den Nutzer nur wenige Euro Unterschied.
Der Arbeitgeber legt dabei selbst fest, welchen Betrag er für die Smartphone-Flotte seiner Angestellten zuschießen möchte, welches Line-up kostenlos ist und welche Geräte zuzahlungspflichtig sind.
Beispielkonfiguration eines CYOD-Portfolios möglicher Firmensmartphones (2023):
Beschäftigte wählen im Portal selbst ihr Wunschgerät und die Höhe der Mitarbeiterzuzahlung.
Wenige Tage später ist das neue Firmenhandy in der Regel ausgeliefert.
Bei den stetig steigenden Preisen für aktuelle Top-Modelle ist die Umgehung der Anschaffungskosten für die Arbeitnehmer ein echter Vorteil: Werden für Android-Flaggschiffe, etwa das Galaxy S23 von Samsung oder das Google Pixel 7 Pro, mittlerweile knapp tausend Euro fällig, müssen für ein iPhone in der Top-Ausstattung satte 1.800 Euro auf den Tisch gelegt werden.
Stylish, praktisch, leistungsstark – aber teuer:
Bei Premium-Smartphones (hier ein iPhone 14) liegt der Preis schnell im vierstelligen Bereich
Da ist es manchen Beschäftigten doch lieber, monatlich einige Euro vom Brutto abzugeben, als derart hochpreisige Smartphones vom Netto bezahlen zu müssen. Greift der Arbeitgeber mittels eines CYOD-Vergabemodells seinen Angestellten hier bei der Finanzierung unter die Arme, ist das natürlich auch großartig für das Employer Branding.
Lediglich beim Ausscheiden des Mitarbeiters muss dann der Verbleib des Smartphones geklärt werden: als Everphone-Kunde können Sie das Gerät einfach an uns für ein Refurbishing des Firmen-Smartphones zurückgeben; der ausscheidende Mitarbeiter kann das Smartphone aber auch abkaufen und übernehmen.
Zuzahlungsmodelle können in verschiedenen Varianten realisiert werden: zum Beispiel als Sachbezug, als Gehaltsumwandlung oder als Abzug vom Nettolohn. Die technische und buchhalterische Umsetzung kann unkompliziert über ein Mobile-Device-Management-System und/oder eine Middleware erfolgen.
Unternehmen müssen dabei die Endgeräte übrigens nicht kaufen, sondern können die Handys mieten – dies kann zu beträchtlicher finanzieller und organisatorischer Entlastung führen, Stichwort: Capex to Opex. Es kann sogar sinnvoll sein, die gesamte Flotte zu verkaufen und anschließen zurückzumieten – wir nennen dieses Vorgehen „Buy and rent back“.
Zusammenfassung: Choose your own Device
CYOD bietet sowohl Beschäftigten als auch Unternehmen viele Vorteile.
In Kürze die Vorteile von CYOD: für das Unternehmen
- höhere Datensicherheit
- hohe Produktivität
- harmonisierte Smartphone-Flotte
- volle Kostenkontrolle durch Zuzahlungsmodelle und Mietmodelle
- DSGVO-konformer Datenschutz
- CYOD zahlt auf Employer Branding ein
- entlastet Helpdesk
- entlastet Office Management
- entlastet IT
Vorteile für den Mitarbeiter
- kann Modell und Betriebssystem wählen
- kann von Beginn an produktiv arbeiten
- CYOD erleichtert Mobiles Arbeiten und Home Office
- erhält – ggf. gegen Zuzahlung – ein Premium-Modell
- benötigt kein Zweitgerät mehr
CYOD-Weblinks
- Choose your own Device (ITwissen.info)
- CYOD – was ist das? (Parallels)
- BYOD, CYOD und COPE (Oneclick)
- BYOD und Datenschutzgrundverordnung (Everphone-Whitepaper, Gratis-Download)
- Wie Unternehmen mit dem Choose-Your-Own-Device-Konzept (CYOD) qualifizierte Bewerber anziehen und Mitarbeiter binden können (Cancom)
- CYOD oder COPE – die Alternative zu BYOD in Unternehmen? (datenschutzbeauftragter-info.de)
- https://www.computerwoche.de/a/byod-cope-cyod-vergabemodelle-fuer-endgeraete,3315462 (Computerwoche)
