Die Corona-Pandemie zwingt viele von uns, von zuhause zu arbeiten und damit auch das Home-Office neu zu denken. Derzeit haben wir schlicht nicht die Möglichkeit, den Kollegen im Office zu bitten, schnell etwas auszurichten oder ein Dokument für uns zu drucken. Zum Glück gibt es aber jede Menge digitale Helfer: Hier unsere Auswahl 15 grundlegender Home-Office-Apps.

Bei Everphone feilen wir bereits seit mehreren Jahren daran, Smartphones so einzurichten, dass eine Arbeit von überall in gleicher Qualität gelingt – unabhängig von der räumlichen Trennung zu Kolleg*innen. Schon vor der Coronakrise wurden wir häufig gefragt, wie wir uns aufgestellt haben und welche Home-Office-Apps wir empfehlen.

App-Verteilung per Mobile Device Management

Wir wollen euch heute Apps aus fünf Bereichen vorstellen, die bei der Arbeit im Home Office extrem nützlich sein können.

1. Kommunikation
2. Projektmanagement
3. Kollaboration
4. Video-Call-Apps und Online-Videokonferenzen
5. Cloud-Speicher

Zuerst aber die Frage: Wie kommt die App denn überhaupt zu den Mitarbeiter*innen? Ganz einfach: per MDM. Ein Mobile-Device-Management-Software erlaubt es der IT, neue Applikationen unternehmensweit per Knopfdruck auszurollen; das Vorgehen nennt man Mobile Application Management.

Alle unsere Mitarbeiter*innen sind damit sofort startklar und können neue Applikationen sofort nutzen, selbstverständlich auch im Home Office.

Nützliche Smartphone-Apps fürs Home Office

Anwendungsbeispiele aus den letzten Tagen sind etwa: Unterschriften von zuhause per Smartphone-Klick, Apps zur Motivationssteigerung daheim und das lästige Thema mit den erforderlichen Ausdrucken: Wir haben in den letzten Wochen und Monaten viel dazugelernt und freuen uns, diese Learnings weiterzugeben.

Heute möchten wir zunächst fünf Kategorien und passende Produktivitäts-Apps vorstellen, damit der Switch in der neuen Situation gelingt und die Arbeit gleichbleibend produktiv ist.

Kommunikations-Apps (Chats)

Häufig bereits in der Büroarbeit genutzt und im Home Office unabdingbar: ein funktionales Chat-Programm. Damit kann das Team schriftlich Arbeitsfortschritte mitteilen, Diskussionen führen und sich Dateien senden. In Kanälen oder Gruppen lesen alle beteiligten Stakeholder mit und sind stets auf dem neuesten Stand – in Echtzeit.

Wir empfehlen, sich Zeit für die Konfiguration zu nehmen und die Struktur des jeweiligen Programms ordentlich zu durchdenken. Dann klappt es auch mit einem reibungsfreien Informationsaustausch und man hat das Gefühl, den Fortschritt der Organisation zu jedem Zeitpunkt gut beurteilen zu können, ohne mit Informationen überschüttet zu werden.

1. Slack
   Slack ist eines der führenden Tools in diesem Segment. Großer Vorteil: Es bietet Integrationen zu zahlreichen anderen Applikationen sowie eine fast komplett automatische Integration mit dem (Google-) Kalender. Das Tool wird von kleinen und großen Unternehmen (bis hin zu Fortune 500) verwendet und gelobt. Slack hat ein faires Bezahlmodell für größere Organisationen, aber bietet auch eine kostenfreie Variante für kleinere Teams. Für uns bei Everphone seit 2016 unabdingbar. Slack unterstützt auch Videocalls, Screencasts und die Kommunikation in Nutzerkanälen, die einer Whatsapp-Gruppe ähneln.Website Slack

   

2. Microsoft Teams
   Als Teil der Microsoft Office Suite liegt der größte Vorteil von Microsoft Teams auf der Hand: Die Synchronisation zu Outlook, OneDrive und vor allem Microsoft Office funktioniert hervorragend. Schöner Zug von Microsoft: Aufgrund der Entwicklungen in der Corona-Krise bietet der Softwareriese das Tool bis 2021 kostenlos an.Website Microsoft Teams

   

3. Workplace by Facebook
   Workplace von Facebook ist ein relativ neues Tool, was besonders für Unternehmen aus der Kreativbranche geeignet ist, die viel Wert auf Integrationen zu Social Media legen. Abgesehen davon bietet das Tool alle üblichen Kommunikationsmöglichkeiten und Integrationen. Workplace gibt es in einem Freemium-Modell umsonst, größere Nutzergruppen und Funktionsumfänge kosten 4 $ beziehungsweise 8 $ pro Nutzer und Monat.Website Workplace by Facebook

   

Projektmanagement-Apps

Chat-Programme regeln den Austausch zwischen Individuen und Projektgruppen. Projektmanagement-Tools sorgen für den Gesamtüberblick in der Organisation. Dabei geht es primär darum, die strategischen Maßnahmen des Unternehmens sauber in operative Maßnahmen zu übertragen und jeweils auf einen Blick zu erkennen, wo man in welchem Projekt steht, wo es Abhängigkeiten gibt und wo Entscheidungen getroffen werden müssen. Hier unsere Top-Drei.

1. Asana
   Asana ist seit geraumer Zeit unser präferiertes Tool zur Projektsteuerung bei Everphone. Dabei haben wir in verschiedenen Projektgruppen strategische Boards aufgestellt, definieren gemeinsam wöchentlich Aufgaben und besprechen unseren Fortschritt als Organisation in gemeinsamen Sprint-Meetings. Die Zuweisung von Scrum-Aufgaben ist genauso intuitiv wie die Darstellung des Projekterfolgs. Wir können Asana nur empfehlen, um auch in schwierigen Zeiten einen kühlen Kopf zu bewahren und die richtigen Entscheidungen zu treffen.
   Website Asana
2. Trello
   Ähnliche Funktionalitäten wie Asana, vielleicht mit größeren Stärken in der Aufgabensteuerung und leichten Schwächen in der Projektdarstellung. Trello ist sicherlich eine ebenbürtige Wahl zu Asana. Häufig gibt es Nutzer, die Trello auch privat nutzen, da das kostenlose Angebot sehr gut ist. Äußerst beliebt ist Trello auch für die Redaktionsarbeit.Website Trello

   

3. Monday
   Das dritte Projektmanagement-Tool – Monday – erlebt gerade einen starken Boom. Besonders gelungen ist die Projektfunktionalität, die das Herunterbrechen komplexer Sachverhalte in einzelne Projektschritte enorm vereinfacht. Außerdem sind Nutzer und Nutzerinnen begeistert von der optisch ansprechenden und leicht verständlichen Darstellungsart. Insbesondere für Firmen mit komplexen Themen und Prozessen (IT-Firmen, Ingenieurbüros etc.) eine gute Wahl.
   Website Monday

Kollaborations-Apps

Nach praktischen Tools zur Projektstrukturierung und Kommunikation brauchen wir auch Lösungen für die ganz konkrete Zusammenarbeit: um gemeinsam mit Kolleg*innen Änderungen an längeren Texten, komplizierten Tabellen oder Umfragen durchführen zu können, braucht es die passende Kollaborations-Tools. Hier drei unserer Favoriten.

1. Confluence
   Confluence ist nicht das bekannteste Tool, aber vielleicht das führende in Entwickler-Umgebungen. Teams nutzen Confluence zur Austarierung verschiedener agiler Ansätze und speichern darin auch Wissen. Und gerade bei Remote Work sind saubere Dokumentationen und ein unternehmensweit transparentes Wissensmanagement Gold wert. Kolleg*innen haben dadurch immer einen „Single Point of Truth“, an dem sie Prozesse verstehen und abrufen können: Ein Blick ins Firmen-„Wiki“ genügt.Auch als Workflow-Engine ist Confluence geeignet – besonders in Verbindung mit Jira, welches sich gleichermaßen für die Prozessmodellierung und das Abarbeiten mit einem Ticketsystem eignet. Beide Softwares stammen vom Hersteller Atlassian. Confluence bietet einen hervorragenden Workspace. Wir nutzen Confluence bei unseren Entwicklungsthemen und sind sehr zufrieden.

   Website Confluence
   Website Jira

   

2. Microsoft Office Online
   Der Branchenprimus darf natürlich in dieser Liste nicht fehlen und es gibt nicht viel zu den seit Jahren marktführenden Applikationen wie Word, Excel und Powerpoint zu sagen. Was vielen noch verborgen geblieben ist: der starke Fokus, den Microsoft in letzter Zeit auf Mobiles Arbeiten gelegt hat. Insbesondere die Möglichkeiten, gemeinsam an Dokumenten zu arbeiten, wurden von den Amerikanern erweitert. Microsoft Office Online gibt es bei Abschluss eines Office-365-Abos kostenlos dazu.Website Microsoft Office Online

   

3. Google G Suite
   Gemeinsam mit Google Drive ist es eines der erfolgreichsten Google-Produkte: Besonders häufig wechselten Digitalunternehmen komplett zur „G Suite“: Tabellen, Präsentationen und Dokumente lassen sich intuitiv erstellen und in Echtzeit gemeinsam bearbeiten – ein besseres Gefühl für das Arbeiten in der Cloud bekommt man wohl nur schwer. Beim Funktionsumfang sind die Google-Derivate wie Google Sheets, Google Docs oder Google Presentations den traditionellen Offline-Programmen von Microsoft zwar unterlegen – für viele Firmen sind sie dennoch vollkommen ausreichend. Besonderes Plus: Die hervorragende Nutzung auf dem Smartphone sowie die Kombination mit Lösungen wie dem hauseigenen Video-Chat „Hangouts“.Website Google G Suite

   

Video-Tools fürs Home Office

Wo wir gerade von Hangouts sprachen: Manchmal muss man sich bei der täglichen Arbeit einfach sehen, um Reaktionen abschätzen oder Sachverhalte erklären zu können. Und mal ganz ehrlich: Manchmal ist es doch auch schön, ein bekanntes und freundliches Lächeln auf dem Display zu sehen. Nachfolgend unsere favorisierten Videotelefonie-Lösungen für das Thema.

1. Zoom
   Ein Geheimtipp, der keiner mehr ist: Zwar ist die Installation ein wenig behäbig, der Funktionsumfang und die Stabilität dafür aus unserer Sicht derzeit die Nummer Eins und damit unser bevorzugtes Tool für Videotelefonie bei Everphone. Insbesondere überzeugt uns auch das sehr faire Preis-/Leistungsverhältnis für Unternehmen.Website Zoom

   

2. Google Hangouts Meet
   Hangouts ist in aller Munde und mittlerweile Marktführer bei Online-Videokonferenzen. Dabei profitiert Google unter anderem von der nahtlosen Integration mit anderen Diensten des Google-Universums: Mit wenigen Klicks kann man in Kalendern direkt einen Hangout-Link generieren und hat so quasi keine administrativen Aufgaben oder Zeitverlust. Lediglich die Verbindung überzeugt uns nicht immer.Website Google Hangouts Meet

   

3. Skype for Business (jetzt: Microsoft Teams)
   Skype ist quasi der Dinosaurier unter den Anbietern: Seit 2011 Teil von Microsoft, ist Skype for Business nun ganz in der Microsoft-Lösung „Microsoft Teams“ aufgegangen. Diese bietet sich insbesondere für Organisationen an, die stark an Microsoft gebunden sind. Ist dies nicht der Fall, würden wir aufgrund der in den letzten Jahren weiter vorangeschrittenen Innovationen und des besseren Handlings eher für Zoom oder Hangouts plädieren.Website Microsoft Teams

   

Storage/Cloud-Speicher

Zum letzten Kategorie: Was mache ich, wenn ich besonders große Dateien an Kollegen verschicken möchte? Wir alle kennen die leidige Fehlernachricht beim E-Mail-Versand: Die Datei war leider zu groß. Sehr ärgerlich, wenn größere Anhänge geteilt werden sollen. Dafür gibt es Cloud-Speicher. Hier die drei Storage-Platzhirsche.

1. Dropbox
   Dropbox ist seit geraumer Zeit ein bekannter und zuverlässiger Partner für alle Themen rund um die Cloud – „dropboxen“ hat als Synonym für die Verwendung einer Cloud-basierten Dateiablage sogar Einzug in die Alltagssprache erhalten. Eine Dropbox bietet neben dem eigentlichen Speicher eine Reihe nützlicher Zusatzfunktionen wie das Einscannen von Dokumenten, Online-Unterschriften und weitere Kollaboration bei Dateien. Als Einzellösung vielleicht unser Favorit. Wenn Unternehmen aber in Google- oder Microsoft-Umgebungen verwurzelt sind, bietet sich gegebenenfalls deren jeweilige Storage-Lösung an.Website Dropbox

   

2. Google Drive
   Googles virtueller Datenträger „Drive“ speichert Dateien in der Cloud und bietet sich für alle Unternehmen an, die auch andere Google-Applikationen nutzen. Besonders attraktiv: Nutzt man bereits die G Suite, ist der Cloud-Speicherplatz umsonst. Bei Everphone benutzen wir den Drive zum Versenden größerer Datenmengen.Website Google Drive

   

3. Microsoft OneDrive
   Was bei Google „Drive“ heißt, heißt bei Microsoft „OneDrive“. Auch hier gilt: Viel Microsoft in der Firma macht OneDrive zur besten Lösung. Wie beim Google Drive müssen Nutzer*innen einer Office-365-Lizenz für den Cloud-Speicher nichts weiter bezahlen.Website Microsoft OneDrive

   

Allen drei Storage-Lösungen ist gemeinsam, dass sie sich auf allen Endgeräten des Anwenders synchronisieren lassen. So hat man immer die jeweils aktuelle Datei zur Bearbeitung zur Hand – praktisch beim Pendeln zwischen Home Office und Büro oder auch für das Arbeiten von unterwegs. Für erhöhte Sicherheitsansprüche gibt es auch Dienste zur Verschlüsselung der Daten in den jeweiligen Cloud-Storages.

Zusammenfassung: 15 Apps fürs Home Office

In diesem Artikel haben wir uns mit Standardapplikationen befasst, die für fast alle Unternehmen mittlerweile unabdingbar sind. Dabei ist es aus unserer Sicht besonders wichtig, den eigenen Tech-Stack holistisch zu betrachten und die Infrastruktur sauber zu durchdenken.