Private Nutzung von Diensthandys muss vereinbart werden
Wenn Angestellte vom Arbeitgeber mit Diensthandys ausgestattet werden, stellt sich schnell die Frage, ob diese auch privat genutzt werden dürfen. Schließlich würde dies mit vielen Vorteilen einhergehen. Zum einen muss man nicht stets zwei Geräte mit sich herumtragen, sondern kann für alle Angelegenheiten auf das dienstliche Smartphone zurückgreifen.
Zum anderen handelt es sich bei den meisten Firmengeräten um aktuelle Modelle, die sich durch eine hohe Leistungsfähigkeit auszeichnen. Festgelegt ist jedoch, dass die private Nutzung bei Diensthandys vereinbart werden muss. Liegt eine solche Vereinbarung nicht vor, ist es Angestellten grundsätzlich nicht gestattet, das Diensthandy für private Zwecke zu nutzen.
Dass sich Arbeitgeber gegen eine private Nutzung entscheiden, wird in den meisten Fällen mit Sicherheitsbedenken und Verwaltungsaufwand begründet. Schließlich gilt die Datenschutzgrundverordnung auch, wenn Diensthandys privat genutzt werden. Und das ist manchmal eben knifflig.
Private Nutzung von Diensthandys – DSGVO und Sicherheit
In der Datenschutzgrundverordnung wird festgelegt, in welcher Art personenbezogene Daten von Unternehmen geschützt werden müssen. Dies bezieht sowohl die Verarbeitung als auch die Speicherung dieser Informationen mit ein. Werden in einem Unternehmen mobile Geräte genutzt, müssen die darauf gespeicherten Daten sowie übertragene Informationen ebenfalls gemäß der DSGVO geschützt werden.
Wenn die Geräte nun auch privat genutzt werden und damit auch Anwendungen wie WhatsApp genutzt werden, die unzureichende Sicherheit bieten, müssen hier besondere Vorkehrungen getroffen werden.
Sogenannte MDM-Softwaresysteme (Mobile Device Management) bieten hier eine gute Lösung. Hierbei wird auf dem Gerät ein separater geschützter Arbeitsbereich geschaffen, der von der privaten Nutzung vollständig getrennt ist. Dieser Bereich wird auch als Workspace oder Container bezeichnet. Durch die ordentliche Verwendung eines MDM entspricht die private Nutzung von Diensthandys den DSGVO-Bestimmungen.
Ein zusätzlicher Schutz ergibt sich daraus, dass über die MDM-Software extern auf den Arbeitsbereich zugegriffen werden kann. Wird beispielsweise ein Diensthandy gestohlen, können die darauf befindlichen Daten problemlos gelöscht werden.
Device-as-a-Service-Anbieter (DaaS) wie Everphone lösen diese Probleme übrigens vollständig. Hier können Unternehmen Diensthandys mieten, die über eine MDM-Software verfügen und mit dieser verwaltet werden. Hat ein Unternehmen bereits eine MDM-Software im Einsatz, werden die DaaS-Mietgeräte einfach dort integriert.
Private Nutzung von Diensthandys Vereinbarung: Notwendigkeit
Wenn ihr euch als Arbeitgeber dazu entscheidet, die private Nutzung von Diensthandys zu gestatten, sollten die Rahmenbedingungen diesbezüglich schriftlich festgehalten werden. Eine solche Nutzungsvereinbarung für Firmenhandys dient nicht nur als Absicherung für euch als Unternehmen, sondern gibt auch den Angestellten Klarheit darüber, was es zu beachten gilt.
In einer Vereinbarung für die private Nutzung von Diensthandy sollten eine Reihe von Dingen festgelegt werden, darunter die Folgenden:
- Dauer der Gestattung für die private Nutzung: Wenn hier keine Frist festgelegt wird, sollten sich Arbeitgeber in jedem Fall vorbehalten, die Erlaubnis für die private Nutzung jederzeit aufheben zu können.
- Bestätigung, dass der Arbeitsbereich technisch von der privaten Nutzung getrennt ist, und damit ordentliche Sicherheitsvorkehrungen implementiert sind.
- Kostenaspekte: Es sollte festgehalten werden, wer die Kosten für die allgemeine betriebliche Nutzung übernimmt, was in der Regel der Arbeitgeber ist. Hier kann aber auch vereinbart werden, in welchen Fällen Angestellte für Ausgaben aufkommen müssen (z. B. bei privaten Gesprächen ins Ausland oder etwaigen anderen Sonderzahlungen).
- Vereinbarung bezüglich der Sorgfaltspflicht: Nutzer*innen sollten verpflichtet werden, Schaden oder Verlust unverzüglich zu melden. In diesem Zusammenhang sollte auch festgehalten werden, wer für gegebenenfalls entstandene Kosten aufkommt.
- Beendigung der Vereinbarung: Soll das Diensthandy nach Ablauf des Zeitraums an den Arbeitgeber zurückgegeben werden oder kann das Gerät von den Nutzer*innen gegen ein Entgelt übernommen werden? Dies sollte ebenfalls schriftlich festgehalten werden.
- Steuerliche Hinweise: Es kann festgelegt werden, dass die private Nutzung des Diensthandys nicht als geldwerter Vorteil angesehen wird, und somit keine zusätzlichen Steuern anfallen.
Hierbei handelt es sich nicht um eine vollständige Aufzählung – es sind eher die essentiellen Aspekte, die in eine Vereinbarung zur privaten Nutzung eines Dienst-Smartphones aufgenommen werden sollten. DEnn Achtung: Wird eine solche ausführliche (und schriftliche) Vereinbarung nicht getroffen, kann dies unnötige Reibereien zwischen Arbeitnehmer*innen und Arbeitgeber erzeugen.
Private Nutzung Diensthandy: Vereinbarung Muster
Wenn du eine Vereinbarung für die private Nutzung von Diensthandys aufsetzen möchtest, kann es sehr hilfreich sein, sich einer Vorlage zu bedienen. Anhand des folgenden Musters kannst du eine individuelle Vereinbarung für dein Unternehmen und seine Angestellten erstellen:
Word-Dokument öffnen (mit Entgeltumwandlung)
Word-Dokument öffnen (ohne Entgeltumwandlung)
Fazit: Private Nutzung von Diensthandys nicht ohne Vereinbarung
Seinen Angestellten die Möglichkeit zu geben, ihre Diensthandys auch privat zu nutzen, wird sich positiv auf die Mitarbeiterzufriedenheit auswirken. Damit es zu keinen Unstimmigkeiten bei der geteilten Nutzung kommt, sollte in jedem Fall eine Vereinbarung aufgesetzt werden, die die wichtigsten Rahmenbedingungen enthält.
