Deine Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter brauchen Diensthandys, na klar. Doch was ist bei der Beschaffung das beste Modell? Eine Option ist das Smartphone-Leasing. Dessen Vorteile, Nachteile und Alternativen stellen wir in diesem Beitrag vor.
Wie funktioniert Smartphone-Leasing?
Beim Leasing bezieht sich der Vertrag strikt auf die Hardware, also das Gerät. Der Leasinggeber geht über eine bestimmte Zeitspanne (üblicherweise 24 oder 36 Monate) einen Vertrag mit dem Leasingnehmer ein. Dieser Vertrag kann z. B. eine bestimmte Menge an Firmenhandys umfassen. Das Leasen wie auch das Mieten sind Möglichkeiten, eine große Anzahl an Geräten von einer Quelle zu beziehen. Über das Leasen von Smartphones hinweg ist natürlich ebenfalls das Leasing von Tablets und weiteren Devices möglich.
Der Leasingnehmer wird über diese Zeitspanne hinweg Besitzer dieser Firmenhandys. Diese können auf sogenannten Leasingscheinen in Batches gebündelt werden. Dabei umfasst ein Batch in der Regel 50, 100 oder 200 Geräte. Der Leasinggeber bleibt jedoch weiterhin der tatsächliche Eigentümer. Während der Vertragslaufzeit werden die Kosten monatlich gezahlt. Solltest du dich nach Ablauf des Vertrags für die Rückgabe entscheiden, werden im Idealfall die alten Handys weiterverwertet und dem Zweitmarkt zugeführt.
Da der Smartphone-Leasingvertrag nur die Hardware umfasst, musst du dich bei dieser Option selbstständig um alle weiteren Themen rund um die Firmen-Smartphones kümmern. Dabei musst du sowohl an die Einrichtung der Geräte denken sowie an die Datenschutzkonformität, die Datensicherheit, eventuellen Verschleiß und mehr. In einem Mietmodell ist dieser Service je nach Vertrag schon inbegriffen.
Welche Vorteile gibt es beim Smartphone-Leasing?
Die Vorteile des Leasingangebots für Smartphones sind vor allem in Abgrenzung zum herkömmlichen Kauf zu sehen. Zum einen verteilen sich die Kosten für das Unternehmen beim Smartphone-Leihen auf einen längeren Zeitraum.
Somit sind sie besser in das laufende Budget deiner Firma einzurechnen. Du vermeidest damit, die gesammelten Beschaffungskosten für alle Handys zu einem Zeitpunkt aufbringen zu müssen. Stattdessen kannst du das Budget für die weiteren notwendigen Ausgaben des Unternehmens verwenden.
Für viele KMUs wäre die vollständige Bezahlung der Beschaffungskosten aller Handys auch gar nicht möglich. Das Smartphone-Leasing ermöglicht es kleineren oder mittelgroßen Unternehmen also überhaupt erst, über die Versorgung der (kompletten) Belegschaft mit Firmenhandys nachzudenken.
Ein weiterer Vorteil ist die Möglichkeit, die jeweils aktuelle Technik nutzen zu können. Bei einem Kauf bindest du dich schon aufgrund der hohen Anschaffungskosten langfristig an ein Gerät, um die Nutzung rentabel zu machen. Doch natürlich entwickeln sich die Standards für Handys und andere Devices laufend weiter. Das Leasing bietet hier eine gewisse Flexibilität: Nach Ablauf des Smartphone-Leasing-Zeitraums kannst du den Vertrag verlängern und neuere Geräte erhalten.
Doch was passiert dann mit den alten Geräten? Beim Leasing wirst du nicht auf ihnen sitzen bleiben. Stattdessen gibst du die Geräte an den Leasinggeber zurück. Dadurch sparst du sowohl physischen Platz in deinen Räumlichkeiten als auch die Kapazitäten deiner Mitarbeiter*innen, die sich nun nicht mit diesem Problem auseinandersetzen müssen.
Welche Nachteile gibt es beim Smartphone-Leasing?
Neben der diversen Annehmlichkeiten gibt es jedoch auch kritische Punkte beim Leasing von Firmenhandys zu bedenken. Besonders hervorzuheben ist hier das Thema der zu hohen Kosten beim Smartphone-Leasing. So musst du bei der Rückgabe für den Verschleiß der verwendeten Geräte aufkommen und gegebenenfalls einen Abschlag dafür leisten – das ist schlecht planbar. Und genügt dir während der Nutzung der im Leasing enthaltene, aber oft zeitaufwendige Basis-Reparaturdienst nicht? Dann musst du ebenfalls mit zusätzlichen Reparaturkosten rechnen.
Darüber hinaus sind Leasingverträge nicht sehr flexibel. Du hast einen Vertrag mit Gerätebündelung abgeschlossen? Wenn du 100 Geräte in einem Bündel erhältst, so musst und kannst du diese auch nur wieder im kompletten Bündel zurückgeben. Wenn du nicht alle 100 Handys zum Stichtag zurückgibst, laufen alle Zahlungen einfach weiter.
Ein ähnliches Problem tritt beim Mitarbeiterwechsel auf. Wenn ein*e Mitarbeiter*in eine Auszeit nimmt oder das Unternehmen verlässt, dann bleibt das Gerät bei deinem Unternehmen hängen. Eine vorzeitige Rückgabe des Smartphones ist im Leasingvertrag nicht vorgesehen. Vielmehr läuft der Vertrag einfach weiter und du musst dich selbst um die neue Zuteilung des Geräts kümmern.
Das sind nur ein paar Beispiele für wenig vorteilhafte Aspekte des Leasings. Doch was sind deine Möglichkeiten? Welche Alternativen gibt es zum Leasing?
Drei Arten der IT-Beschaffung: kaufen, leasen, mieten
Wie zu Beginn schon erwähnt, ist eine der Alternativen zum Smartphone-Leasing der selbstständige Kauf der Devices. Doch diese Art der Beschaffung stellt ein Unternehmen vor die größten Herausforderungen. Zum einen ist dein Unternehmen hier für alle Themen rund um die Geräte selbst zuständig.
Das Sourcen und Beschaffen der spezifischen Modelle in der entsprechenden Anzahl ist nur der erste Schritt. Doch schon dabei wird eine enorme Menge an Zeit und Fachwissen benötigt.
Obendrein musst du bei der Beschaffung auch die Kosten bedenken. Beim selbstständigen Kauf fallen diese als Investitionsausgaben (CapEx, „capital expenditure“) an. Die Kosten sind dementsprechend innerhalb eines kurzen Zeitraums sehr hoch. Beim Leasing sowie auch beim Mieten von Smartphones fallen die Kosten hingegen als monatliche Betriebskosten (OpEx, „operational expenditure“) an. Dadurch verteilen sich die Ausgaben und sind so für viele Unternehmen besser zu stemmen.
Lies dazu auch: https://everphone.com/de/blog/capex-to-opex-firmenhandys-buy-and-rent-back/
Weitergehend muss sich dein Unternehmen beim Kauf auch um Einrichtung und Instandhaltung der Handys selbst kümmern. Ein Beispiel dafür ist die Frage der Device-Security und DSGVO-Konformität (egal ob die Sicherheit bei Android-Geräten, die Datensicherheit bei Xiaomi o. ä).
Eine weitere Alternative zum Leasing von Smartphones ist das Mieten. Gemeinhin wird dies als dem Leasing sehr ähnlich wahrgenommen. Doch du wirst sehen, dass es entscheidende Unterschiede zwischen den zwei Beschaffungsmodellen gibt.
Wieso ist „Device as a Service“ eine gute Alternative zum Leasing?
Das Mieten deiner neuen Firmen-Smartphones kannst du idealerweise mit Device-as-a-Service (DaaS) verbinden. Device-as-a-Service bedeutet, dass in dem Vertrag neben den Geräten auch der Service rundum eingeschlossen ist. Beschaffung, Verwaltung, Reparatur, Rücknahme: Alles läuft über den DaaS-Anbieter.
Everphone hat den Service geprägt und bietet dir das passende Leistungspaket für dein Unternehmen an. In diesem Mietmodell sparst du im Vergleich zu den anderen Optionen Kosten, da die wichtigen Services schon inkludiert sind. Falls dein Unternehmen noch kein MDM hat, berät Everphone dich gerne und richtet es auf den neuen Firmenhandys ein. Solltest du nach einer neuen Sicherheitslösung suchen, hat Everphone hier ebenso erfahrene Partner.
Deine Firma arbeitet bevorzugt mit Telekom-Firmenhandys? Kein Problem! Dein Unternehmen will umweltfreundliche Handys nutzen? Auch das ist mit Everphone möglich! Und selbst wenn ihr schon Smartphones nutzt und euch noch nicht von ihnen trennen wollt: Mit „Buy and rent back“ (BARB) integriert Everphone eure Bestandsgeräte im Rundum-Service. So muss sich dein Unternehmen keine Sorgen mehr um das Thema Firmen-Smartphones machen.
Zusätzlich ist der Service von Everphone flexibel. Verlässt ein*e Mitarbeiter*in dein Unternehmen, dann kann das Gerät einfach zurückgeschickt werden. Wird die Stelle neu besetzt, so kann sich der oder die neue Angestellte (wenn ihr euch so entscheidet) mit „Choose your own Device“ (CYOD) im Portal ein neues Gerät aussuchen. Und es ist im Nu in seiner bzw. ihrer Hand!
