Workplace-as-a-Service
Workplace-as-a-Service bedeutet: Du musst dich nicht mehr um Hardware kümmern. Everphone macht deine Angestellten ab dem ersten Tag produktiv: Wir liefern einsatzbereite Laptops, PCs, mobile Endgeräte und das passende Zubehör – genau dorthin, wo dein Team sie braucht. Voll automatisiert und API-basiert.
„WaaS erfüllt nicht nur die Anforderungen der Mitarbeiter, sondern verlagert auch die IT-Belastung auf kompetente Partner und bietet Skalierbarkeit, Flexibilität und optimierte Abläufe.“
Komplexe Gerätebeschaffung mit WaaS nachhaltig vereinfachen
IT-Teams stehen vor der Herausforderung, immer mehr Endgeräte für immer mehr Anwendungsszenarien bereitstellen zu müssen – und das stets unter Zeitdruck. Workplace-as-a-Service ist die Lösung für alle, die ihre ITSM-Workflows zur Beschaffung von Laptops, Convertibles, Detachables, mobilen Workstations, Desktop- oder All-in-one-PCs (und Zubehör) vereinfachen, vereinheitlichen und beschleunigen wollen.
Hoher Aufwand für Beschaffung & Rollout
Unterschiedliche Anforderungen und Geräte-Portfolios je nach Ländern oder Entities machen es schwer, einen Standard für ITSM-Workflows zu definieren. Durch die Komplexität und Dringlichkeit ist der Workload in IT und Procurement sehr hoch.
Sicherheitsrisiken & Compliance-Stress
Technische Insellösungen und Vergabe- modelle wie „BYOD“ (Bring-your-own-Device) sind potenzielle Gefährdungen für die Datensicherheit in der Organisation. Datenschutz- und Compliancevorschriften bringen zusätzlichen Aufwand.
Unflexible Strukturen in Zeiten hybrider Arbeit
Limitierungen von Dienstleistern und andere operative Sachzwänge machen die Beschaffung unflexibel und sorgen mit One-Size-fits-all-Lösungen für Unver- ständnis und Produktivitätseinbußen bei den Mitarbeiter*innen in den Abteilungen.
WaaS-Vorteile für deine Organisation
Workplace-as-a-Service entlastet durch Outtasking den Onsite-IT-Support. Besonders für Unternehmen mit mehr als 500 Mitarbeiter*innen gibt es hier enormes Potenzial. Wir bieten aber auch WaaS-Lösungen für kleinere Organisationen.
IT-Entlastung
Bei Neueinstellungen oder Austritten müssen Geräte schnell bereitgestellt oder rückgeholt werden. WaaS schafft klare Prozesse und übernimmt alle operativen und logistischen Tasks: Dein IT-Team kann durchatmen.
Kostenkontrolle
Workplace-as-a-Service von Everphone sorgt für planbare Kosten, da die monatliche Nutzungsgebühr alle Ausgaben für Notebooks, PCs und Zubehör beinhaltet – Reparaturen, Austausch und Verwaltung inklusive.
Flexibilität und Skalierbarkeit
Workplace-Geräte mietest du bei Everphone genau so, wie dein Team sie braucht – flexibel, jederzeit skalierbar und ohne hohe Anschaffungskosten. Die Anzahl der Geräte und die Modelle kannst bedarfsgerecht anpassen.
API-basierte Automatisierung
Die Everphone-API automatisiert den kompletten Gerätelebenszyklus – von der Bestellung über die Lieferung bis zur Rückgabe. Wir senden die Geräte einsatzbereit direkt an die Mitarbeiter*innen und holen sie von dort auch wieder zurück. Ihr erhaltet einen vollständigen Audit-Trail.
Ein Prozess für alle Geräte bei Mischflotten
Im IT-Alltag ist das Managen von Mischflotten verschiedener Hersteller und Gerätetypen eine große Herausforderung: Notebooks, Workstations, Tower-PCs, Smartphones, Tablets und das notwendige Zubehör werden gegebenenfalls auf verschiedenen Wegen besorgt: Das erzeugt Komplexität und erschwert das Onboarding von New Joinern. Anstelle von Mehraufwänden, doppelter Arbeit und Zeitverlust sorgt WaaS hier für maximale Prozessklarheit: Mit Everphone habt ihr herstellerübergreifend einen Ansprechpartner, ein Finanzierungsmodell und ein SLA für alle Geräte. Mit „BARB“ (buy and rent back) bieten wir zudem eine Lösung für die einfache Flottenmigration zu WaaS. BARB beinhaltet zudem einen automatischen Roll-out-Plan zur Erneuerung der aktuellen Geräte.
Konfiguration & Auslieferung
Anwender*innen erwarten heutzutage nutzerfreundliche und service- orientierte Lösungen. Unsere WaaS-Geräte versenden wir deswegen stets fertig konfiguriert und bereit zur sofortigen Inbetriebnahme. Das beinhaltet bei Notebooks zum Beispiel die Autopilot-Registrierung und das Staging bis hin zu BIOS-Einstellungen. Wir liefern die Geräte versandkostenfrei, wahlweise ins Office oder an die Wunschadresse des Empfängers. Für die Übernahme von IT-Tasks und Gerätebestellungen können wir per API problemlos an euren ITSM-Programmen andocken.
Lifecycle-Management: von Roll-out bis Return
Workplace-as-a-Service von Everphone plant den Lebenszyklus eines Geräts von Anfang bis Ende durch und übernimmt dabei sämtliche operativen Aufgaben. Das geht bei der Beschaffung los und erstreckt sich auf die Konfiguration (Staging) und den laufenden Betrieb (Updates, Security). Ein WaaS-Rahmenvertrag definiert dabei globale Standards für alle gewünschten Länder oder Gesellschaften. Wird ein Gerät beschädigt oder tritt ein Defekt auf, können Anwender*innen über das Everphone-Portal Support und auch Austauschgeräte anfordern. Beides verursacht keine weiteren Kosten und erfordert entsprechend auch keine Freigabe.
Rückgabe & Refurbishment
Am Ende des Lebenszyklus eines WaaS-Devices stehen Austausch und Rückholung. Auch die sind bei Everphone von Anfang an mitgedacht: Wir kümmern uns um die Retouren direkt mit den Nutzer*innen der Geräte, euer IT-Team muss nicht mehr involviert werden. 98 Prozent der Devices werden von uns refurbisht und woanders weiterverwendet – das ist nicht nur ökonomisch sinnvoll, sondern auch nachhaltiger. Zuvor erfolgt natürlich eine Löschung sämtlicher Profile, Settings und Daten von den Geräten. Ein entsprechendes Löschzertifikat für eure Audit-Trails erhaltet ihr ebenso wie einen Nachweis der CO₂-Einsparungen, die ihr durch die Nutzung von Workplace-as-a-Service erzielt habt.
BARB: die Starthilfe für WaaS
„Buy and rent back“ (BARB) ist die Starthilfe für deinen Wechsel zu Workplace-as-a-Service. Durch einen Mietrückkauf hieven wir eure Geräte auf unseren SLA und ermöglichen euch zeitnah die Flottenmodernisierung. Das Video beschriebt diesen Vorgang für Device-as-a-Service – funktioniert bei WaaS aber genau so.
Unsere WaaS-Geräte
Wir bieten Notebooks, PCs und andere Workplace-Geräte von Apple, Dell, HP, Lenovo und HP an. Mobile Endgeräte haben wir von Apple, Fairphone, Google, Motorola, Nokia und Samsung. Für andere Hersteller sprich uns bitte einfach an.
Workplace-as-a-Service | FAQs
Wie unterscheidet sich der SLA von DaaS und WaaS?
Gar nicht. Unser Service-Level ist das gleiche, egal, ob es ich um eine Maus, ein Smartphone oder einen Tower-PC handelt.
Was mache ich mit meinen alten Geräten und wie komme ich zu euch?
Deine alten Geräte kaufen wir dir mit BARB („buy and rent back”) ab und integrieren sie in den Everphone-Service. Dabei verbleiben die Devices die ganze Zeit bei ihren Nutzer*innen, damit diese unterbrechungsfrei weiterarbeiten können. Anschließend können die Devices nach Bedarf auf neuere Geräte upgegradet und gegen diese ausgetauscht werden.
Was passiert bei Gerätedefekten?
Defekte Geräte tauschen wir schnellstmöglich und ohne weitere Kosten aus. Unserer Erfahrung nach erzeugen Reparaturen mit Dual-Swap-Szenarien viel zu viel Aufwand. Wir liefern euren Mitarbeiter*innen lieber gleich ein neues Gerät, damit diese wieder produktiv sein können. Das alte sammeln wir anschließend ein, damit wir es in Ruhe reparieren, refurbishen und gegebenenfalls weiter verwerten können.
Deine Angaben
Dein Weg zu WaaS
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Wir melden uns
Wir kontaktieren dich, um euren Bedarf zu verstehen. -
Das Everphone-Angebot
Lerne unsere Lösung kennen. Auf Wunsch bekommst du eine Demo unserer Plattform und Services. -
Nächste Schritte
Wenn alles passt, zeigen wir dir konkrete Optionen für den Roll-out.
WaaS bringt das?
Die Arbeitswelt verändert sich und mit ihr die Arbeitsplätze. Mobiles Arbeiten, New Work und der Digital Workplace sind eine Selbstverständlichkeit geworden.
In vielen Unternehmen ist es mittlerweile ebenso selbstverständlich, bei der IT-Ausstattung auf einen Dienstleister zurückzugreifen. Ziel dabei ist es meist, die grundsätzlich begrenzten IT-Kapazitäten im Haus nicht mit dem Vergleich von Datenblättern, Sonderangeboten, Einkäufen, Reparaturen und Wartungen unnötig zu beanspruchen. Die eigene IT soll sich lieber mit der Digitalisierung der Geschäftsprozesse beschäftigen.
WaaS oder Workplace as a Service führt den Dienstleistungsansatz bei der Ausstattung von Arbeitsplätzen mit Soft- und Hardware konsequent weiter. Lies hierzu auch: DaaS: Wie Device as a Service die IT entlastet.
Dabei gibt es leider aufgrund der uneinheitlichen Verwendung des Begriffs (je nach Dienstleister) keine echte Klarheit darüber, ob nun unter WaaS die Lizenzierung cloud-basierter Software gemeint ist, das Anmieten von IT-Infrastruktur (also der Hardware) oder die Kombination von beidem.
WaaS = Hardware + Software mieten
Nimmt man die Nutzerperspektive ein, kann „Workplace as a Service“ eigentlich nichts anderes bedeuten, als dass Mitarbeiter*innen beim Onboarding einen vollständigen und funktionstüchtigen Arbeitsplatz zur Verfügung haben.
Das schließt naturgemäß sowohl Hardware (Desktop-Rechner, Laptop oder andere mobile Endgeräte, Displays, Peripherie) als auch Software (Office-Programme, Produktivitäts-Apps etc.) ein. Erst und nur in einem solchen „Bündelangebot“ können Unternehmen von einem Workplace-as-a-Service-Modell echte Vorteile haben.
Ein Spezialfall von „Workplace as a Service“ ist „Device as a Service“. Bei dieser Mobilstrategie werden Mitarbeiter*innen mit einsatzbereiten und vorkonfigurierten Mobilgeräten (Smartphone und/oder Tablet) ausgestattet. Auspacken, einschalten, loslegen – so einfach kann das sein!
Wie funktioniert „Workplace as a Service“?
WaaS geht insofern über die Leistungen eines IT-Ausstatters hinaus, als das der Dienstleister nicht nur beim Deployment und eventuell bei anfallenden Havarien/Versicherungsfällen in Aktion tritt, und auch nicht lediglich eine Finanzierung beim Einkauf der gewünschten Geräte anbietet.
Bei WaaS bleibt der Vermieter der Eigentümer der Hardware, seine Kunden zahlen für die Nutzung. Bei Defekten werden die Mietgeräte einfach ausgetauscht, betroffene Nutzer*innen erhalten sogleich ein neues Gerät, mit dem sie weiterarbeiten können.
Der Service bei „Workplace as a Service“ besteht also darin, dass die Nutzer*innen einen monatlichen Betrag dafür entrichten, ein stets funktionierendes Gerät verwenden zu können und von technischer Seite so wenig Produktivitätseinbußen wie möglich zu erleiden.
Wie viele Wartungen, Upgrades, Customer Service oder Helpdesk das einschließt, regelt das Service-Level-Agreement, welches unter den Vertragspartnern ausgehandelt wird. Grundlegend ist jedoch immer, dass anstelle des Kaufs von IT-Infrastruktur bei WaaS ein Mietmodell zu tragen kommt.
1. WaaS reduziert Investitionskosten
Investitionen in IT-Infrastruktur sind komplex. Die Hardware veraltet schnell und birgt bei fehlerhafter Konfiguration erhebliche Risiken für das Unternehmen – vom Datenverlust über Datendiebstahl bis zum Hackerangriff mit Ransomware.
Eine klassische „On-Premises“-Lösung, bei der das Unternehmen das IT-Equipment selbst anschafft, verwaltet, konfiguriert und aktualisiert, erfordert nicht nur initial hohe Investitionen, sondern früher oder später auch Nachrüstungen und Aktualisierungskäufe.
Personalintensive Konfiguration und Administration durch teure und auf dem Arbeitsmarkt kaum mehr zu findende IT-Expert*innen erzeugen zusätzlich Kosten. Dadurch bleibt die IT-Infrastruktur dauerhaft ein Kostenfaktor ohne befriedigende Transparenz oder Kostenkontrolle.
Erfolgt die Bereitstellung der technischen Ausrüstung für den Arbeitsplatz hingegen im Rahmen eines Mietmodells, kommt mehr Klarheit in die Kosten und im Unternehmen ist weniger Spezialwissen gefordert, was aktuelle technische Produkteigenschaften von Servern, Rechnern, Routern, Firmenhandys etc. angeht. Dies ist insbesondere bei kleineren und mittleren Unternehmen ein Riesenvorteil.
2. Mehr Flexibilität und Skalierbarkeit mit WaaS
Start-ups und KMU profitieren am meisten von der höheren Flexibilität, die ein WaaS-Mietmodell mit sich bringt. Wenn „es skaliert“, ist es enorm wichtig, schnell die Personaldecke aufzustocken. Ist dafür erst der Ausbau der IT-Infrastruktur nötig, bedeutet dies unliebsame Verzögerungen in einem Moment voller unternehmerischer Dynamik. Anders bei der Bereitstellung der Technik über ein Mietmodell: Der Dienstleister versorgt das Unternehmen mit den benötigten Geräten – und schon kann es am neu ausgestatteten Arbeitsplatz losgehen.
Die Set-ups lassen sich zudem viel flexibler konfigurieren und den Bedürfnissen der Mitarbeiter*innen anpassen. Dies geht bei CPU- und GPU-Leistung los, schließt auch ein Display mit ein und endet hardwareseitig bei Peripheriegeräten wie Tastatur, Maus oder Zeichentablets. Hinzu kommt noch die Lizenzierung mit der passenden Software. Das alles erfolgt bei WaaS aus einer Hand.
Trennt sich das Unternehmen hingegen von einer Mitarbeiterin oder einem Mitarbeiter, wird die Miete einfach beendet und die Mietgeräte an den Dienstleister zurückgegeben. Teuer angeschaffte Laptops, Tablets oder Monitore stehen so nicht mehr als Staubfänger nutzlos herum oder müssen an die nachkommenden Beschäftigten „vererbt“ werden.
3. Produktivitätssteigerungen dank „Workplace as a Service“
Arbeitsplatzausstattungen im Abonnement, subskriptionsbasierte Arbeitsplatzlösungen – wie kompliziert man den WaaS-Ansatz auch immer beschrieben will, es ist eigentlich ganz einfach: mieten und losarbeiten. Natürlich lassen sich Produktivitätssteigerungen erzielen, wenn Mitarbeiter*innen stets mit aktuellen Arbeitsmitteln und der passenden Software-Ausstattung loslegen können.
Das ist übrigens auch ein schöner Aspekt für die Mitarbeiterzufriedenheit und das Employer Branding. Neue Mitarbeiter*innen fühlen sich beim Onboarding ernstgenommen und motiviert, wenn sie ein funktionales Technikpaket bereits am ersten Arbeitstag haben.
Ganz anders sieht es aus, wenn die neu eingestellte Fachkraft erst einmal auf ihren Laptop oder der Vertriebsmitarbeiter auf sein Tablet warten muss: Da wird nicht nur wertvolle Arbeitszeit mit Däumchendrehen verschwendet. Auch die Motivationskurve erhält gleich zu Beginn eine amtliche Delle.
4. Steuerliche Aspekte von WaaS
Wird gemietet und nicht gekauft, werden aus den Kosten für die IT-Infrastruktur plötzlich Betriebsausgaben. Das hat steuerliche Vorteile, Stichwort: Capex-to-Opex-Verschiebung. Als Betriebsausgaben können die anfallenden Ausgaben in voller Höhe geltend gemacht werden – anders als bei den Investitionskapital-Abschreibungen im Fall eines Kaufs.
