Wozu eine Mobility-Strategie?

Die Corona-Pandemie hat eindrücklich gezeigt, wie vorteilhaft sich Mobiles Arbeiten auf die Resilienz eines Unternehmens in Krisenzeiten auswirkt: Firmen, denen eine schnelle Transformation ihrer Arbeitsstrukturen zu Remote-Teams und Home-Office-Zeiten gelang, konnten auf die Herausforderungen der COVID-19-Pandemie besser reagieren und sich Handlungsspielräume erhalten.

Home-Office ist mittlerweile bei vielen zum „new Normal“ geworden

Mobilitäts-Strategie als zentraler Aspekt der Digitalisierung

Aber auch im Normalbetrieb gewinnt Enterprise Mobility seit Jahren konstant an Bedeutung – parallel zum technischen Fortschritt der mobilen Endgeräte und unabhängig von der Größe des betreffenden Unternehmens. Mobilität ist überall – im international agierenden Großkonzern und im Fünf-Mann-Betrieb.

Nachdem sich das Smartphone als zentrales technisches Gerät im Privaten durchgesetzt hat, liegt es nahe, den Schulterschluss mit der beruflichen Sphäre zu suchen und gezielt Synergien zu erzeugen.

Ortsungebundenes Arbeiten ist sicher einer der größten Vorteile – es lauern aber auch enorme Potenziale durch Effizienzsteigerungen und vereinfachte Kollaboration. Die Anwendungsbeispiele sind endlos. Hier einige der klassischen Szenarien.

• Anstelle von endlosen E-Mail-Runden oder Telefonaten kommunizieren Teams mithilfe von Tools wie Slack heute in Echtzeit und auf Teamebene.
• Angestellte im Außendienst greifen per Mobilgerät ebenfalls in Echtzeit auf ERP-Daten, Customer Relation Management oder Content zu.
• Anstelle von Dienstreisen und Face-to-Face-Treffen finden Videokonferenzen mit Microsoft Teams, Google Hangouts, Slack oder Zoom statt. Teilgenommen wird auch per Mobilgerät.
• Zeiterfassung, Spesenabrechnung, Urlaubsanträge erfolgen bequem und übersichtlich über eine HR-App.
• Durch zentral ausgerollte Produktivitäts-Apps auf dem Firmenhandy können Nutzer auch unkompliziert von unterwegs auf Dateien zugreifen.
• Tragfähige Konzepte zur Mobile Security erlauben auch die private Nutzung von Firmengeräten, was Mitarbeiter zufriedener stimmt und leistungsfähiger macht.

Ziele einer Mobilitäts-Strategie

Eine unternehmensweit umgesetzte Mobility-Strategie zielt ab auf:

• Effizienz- und Produktivitätssteigerungen,
• Kosteneinsparungen,
• Entlastung von IT und anderen Fachabteilungen,
• klare Policys und transparente Regeln fürs Mobile Arbeiten,
• höhere Mitarbeiterzufriedenheit und
• flexible Arbeitsplatzgestaltung/Remote Work.

Mobilität ist heute im Unternehmenskontext mehr als nur ein Seitenprojekt der Digitalisierung. Enterprise Mobility ist ein Eckpfeiler aller zukünftigen Digitalisierungsstrategien und muss mit Sorgfalt geplant werden, wenn sie für die Zukunft tragfähig sein und in die Umsetzung gebracht werden soll.

Mobilität als Recruiting-Faktor

Nicht zu unterschätzen ist die Bedeutung der Mobilstrategie fürs Recruiting, besonders beim Akquirieren junger Talente und Berufseinsteiger. Angehörige der sogenannten „Generation Z“ legen großen Wert auf eine ausgewogene Work-Life-Balance: In Umfragen unter Berufseinsteigern spielen deshalb Faktoren wie flexible Arbeitsstrukturen sehr weit oben mit und rangieren teilweise schon vor anderen Leitgrößen wie dem Gehalt.

Strategische Ausrichtung der Mobilität fehlt oft noch

Wie so oft bei dringlichen Themen fehlt es allerdings auch bei der Erarbeitung von Mobilitätskonzepten häufig noch an einer grundlegenden strategischen Positionierung im Unternehmen. Noch vor fünf Jahren zeigte eine Befragung von 91 Unternehmen mit mehr als 1.000 Angestellten, dass nur gut die Hälfte der Unternehmen überhaupt über eine dokumentierte Mobility-Strategie verfügte.

Bei vielen kleineren und mittleren Unternehmen sieht es auch heute noch kaum besser aus. Häufig begegnet uns bei unseren Kunden das Bild, dass Geschäftsführung und Management über die Möglichkeiten und die Tragweite mobiler Lösungen nicht ausreichend informiert sind. Initiativen der IT-Verantwortlichen laufen dadurch ins Leere oder erfahren nicht die für die Umsetzung notwendige Unterstützung von oben. So bleiben mobile Geräteparks und Anwendungslandschaften oft ein Flickenteppich, der aufwändig zu verwalten ist, aber nur mittelmäßige Nutzererfahrungen bringt und nicht besonders effizient ist.

„Mobility-Initiativen der IT-Verantwortlichen laufen oft ins Leere oder erfahren nicht die für die Umsetzung notwendige Unterstützung von oben.“

Datensicherheit und Datenschutz

Zudem werden Innovationstreiber auch durch Sicherheitsbedenken ausgebremst.

Diese bestehen zwar zurecht, denn unzureichend gesicherte Endgeräte stellen natürlich ein ernsthaftes Problem dar. Andererseits gibt es zahlreiche administrative und technische Maßnahmen, mit denen ein hohes Maß an Datensicherheit erreicht werden kann. Beispielhaft sei hier die Containerisierung durch die Verwendung einer Mobile-Device-Management-Software (MDM) ebenso erwähnt wie die oft notwendige Sensibilisierung der Mitarbeiter für Sicherheitsbelange und sicheres Nutzerverhalten (Netzwerkverbindungen, Passwörter, Phishing etc).

Hinzu kommen auch noch Fragen zum Datenschutz, insbesondere, wenn eine private und geschäftliche Mischnutzung der Geräte vorgesehen ist oder de facto bereits stattfindet (Stichwort „Schatten-IT“ oder noch spezifischer „Dark-BYOD“). In beiden Fällen sind vor allem BYOD-Szenarien („Bring your own Device“) äußerst kritisch zu betrachten, denn die Verwendung privater Endgeräte stellt die IT vor enorme Herausforderungen.

So entwickeln Sie eine Mobility-Strategie 

Ihr Ziel muss es sein, eine zentrale Verwaltung von Hardware und Software, eine gute Nutzererfahrung und den maximalen Schutz der Unternehmensdaten miteinander zu verbinden.

„Schnell und hektisch mobil machen“ ist aber definitiv nicht die Devise – nehmen Sie sich die Zeit, um an Ihrer Vision des mobilen Unternehmens zunächst planerisch zu arbeiten. Vermeiden Sie Aktionismus und umgehbare Projektmanagement-Fehler.

Analyse: Wo stehen Sie mobil?

In der strategischen Ausarbeitung erfassen Sie am besten zunächst den Status quo und analysieren, wie sich Ihr Unternehmen momentan im Bereich Mobility präsentiert:

• Welche Geräte werden mit welchen Anwendungen zu welchem Zweck eingesetzt?
• Welche Tarife werden genutzt?
• Wie läuft die Beschaffung von Hardware, Software und Tarifen?
• Gibt es sogenannte High Spender und Bill Shocks?
• Welche mobilen Anwendungen sind wünschenswert und für die Entwicklung der Geschäftsfelder hilfreich?

Erfassen Sie den Zustand so gut wie möglich. Eine Mitarbeiterbefragung kann hierbei ein hilfreiches Instrument sein.

Häufig stecken hinter der Mobilgeräteverwaltung überaus komplexe Prozesse

Berücksichtigen Sie auch rechtliche Grundlagen wie etwa die DSGVO oder eventuell notwendige Betriebs- und Nutzungsvereinbarungen. Organisatorische Rahmenbedingungen und strukturelle Besonderheiten Ihres Unternehmens sollten Sie natürlich auch beachten. Holen Sie relevante Stakeholder wie die IT gleich zu Beginn ins Boot, um von deren Fachwissen zu profitieren und Fallstricke frühzeitig zu identifizieren.

Ziel: Wo möchten Sie hin?  

Dokumentieren Sie Ihre Mobility-Ziele: Wo sehen Sie Ihr Unternehmen in Bezug auf Mobiles Arbeiten in fünf Jahren? Wo in zehn? Wie zahlen mobile Hardware und mobile Anwendungen auf Ihre unternehmerische Vision ein? Welche Produktivitäts-Apps benötigen Sie? Müssen Sie proprietäre Apps entwickeln?

Umsetzung: Schritt für Schritt

Als nächstes stellen Sie gemeinsam mit der IT und gegebenenfalls anderen Abteilungen (Personalabteilung, Finanzen, …) einen Maßnahmenkatalog zur Umsetzung Ihrer mobilen Strategie auf. Welchen Zeitplan verfolgen Sie? Bietet sich eher eine iterative Herangehensweise oder eine „Big-Bang“-Lösung an? Welche Zwischenziele müssen wann erreicht werden und in welcher Reihenfolge? Wer trägt die Verantwortung für das Projekt und das Projektmanagement? Wie viele Ressourcen und welches Budget müssen dafür bereitgestellt werden? Welche Ressourcen und welches Budget wird der laufende Betrieb benötigen?

Tipps für Ihre Mobility-Strategie

Nachfolgend gebe ich Ihnen noch einige Tipps, die Ihnen bei der Erarbeitung Ihrer Mobilitätsstrategie von Nutzen sein werden.

User Experience priorisieren

Selbst die beste Strategie hilft nur wenig, wenn ihre Ergebnisse von den Anwender*innen als zu kompliziert empfunden werden. Deshalb sollten Sie um die bestmögliche Nutzungserfahrung bemüht sein. Andernfalls müssen Sie schnell mit Insellösungen und/oder Datensilos rechnen. Einige mögliche Zielvorgaben:

1. Mobile Endgeräte sind „out of the box“ einsatzbereit und müssen so wenig wie möglich manuell nachjustiert werden, da sich die wenigsten User in der Rolle eines Hilfs-Administrators wohl fühlen.
2. Die Ausstattung mit Software orientiert sich am tatsächlichen Bedarf. Die Lizenzierung erfolgt zentral über die IT. Der Nutzer muss sich weiter um nichts kümmern und findet auf seinem Mobilgerät die Anwendungen, die er braucht, bereits vorinstalliert.
3. Die Integration mit dem Arbeitskalender und den Exchange-Kontakten ist bereits erfolgt. Der Anwender findet im Adressbuch seine Kollegen ebenso wie externe Kontakte.
4. Die Nutzungsbedingungen für die mobilen Endgeräte sind klar und transparent durch Nutzungsvereinbarungen geregelt. Nutzer wissen, was sie dürfen und was sie nicht dürfen.
5. Angestellte dürfen das Firmen-Mobilgerät auch für private Zwecke nutzen – schließlich hat wirklich niemand Lust darauf, mit zwei Smartphones in der Tasche herumzulaufen.
   
6. Bei Privatnutzung ist aus Datenschutz- und Sicherheitsgründen ein verschlüsselter Business-Bereich per Container auf dem Gerät abgetrennt. Private Daten sind von der IT nicht einsehbar.
7. Help Desk: Ist ein Gerät defekt, wird den Nutzer*innen schnell geholfen.
8. Keine restringierten Geräte: Der Funktionsumfang der Mobilgeräte sollte nur soweit nötig eingeschränkt werden (Stichwort Single-Use-Geräte).
9. In der Welt mobiler Technik entsprechen zwei Jahre einer ganzen Generation. Speisen Sie Ihre Angestellten deswegen nicht mit leistungsschwachen Uralt-Geräten aus, sondern bieten Sie performante Technik in Form aktueller Smartphone-Modelle und aktueller Tablets an.

Integration in die Unternehmensumgebung

Bei der Integration mobiler Anwendungen in die bestehenden IT-Systeme schlummern enorme Potenziale für die Geschäftsentwicklung. Wenn Geschäftsdaten aus dem Back-End, verschiedenen Anwendungen und Cloud-Diensten in Apps zusammenlaufen und Mitarbeitern und Kunden mobil verfügbar gemacht werden, können Unternehmensprozesse nicht nur beschleunigt, sondern oft auch erheblich verbilligt werden.

Je nach Größe und Komplexität Ihrer Softwarelandschaft sollten Sie eine Mobile Enterprise Application Platform (MEAP) schaffen. Das ist eine Entwicklungsumgebung, die zur Entwicklung, Testing, Roll-out und Management von Unternehmenssoftware auf Mobilgeräten dient.

Infrastruktur/Hardware: Was ist Ihre Sourcing-Strategie?

Während sich bei Software der „As-a-Service“-Ansatz durchsetzt, greifen Unternehmen bei der Bereitstellung der dazugehörigen IT-Infrastruktur oft noch auf den klassischen Einkauf oder auf Finanzierungslösungen wie Leasing zurück. Prinzipiell gibt es eben auch nur drei Möglichkeiten für das Procurement: einkaufen, leasen oder mieten.

Bei mobilen Endgeräten wird häufig auf sogenannte Bundle-Angebote aus Gerät und Tarif zurückgegriffen, über die wir an anderer Stelle bereits ausführlich geschrieben haben. Lesen Sie hierzu: 5 Fakten über Mobilfunktarife, die Sie vielleicht noch nicht kennen.

Wenn Sie in Ihrem Unternehmen nicht nur die Einkäufer, sondern auch die IT entlasten wollen, sollten Sie darüber nachdenken, mobile Endgeräte zu mieten: Durch die inkludierten Serviceleistungen wie den Geräteaustausch bei Defekten, die Geräteverwaltung und die MDM-Unterstützung können Sie alleine dadurch schon substanzielle Entlastungen erzeugen.

Mobile Sicherheit/Datenschutz

Viele Unternehmen klassifizieren ihre Daten und konzentrieren danach die stärksten Sicherheitsmaßnahmen auf die sensibelsten Daten. Das ist eine sehr effektive Methode, um geschäftskritische Daten gut zu schützen.

Im Zusammenhang mit mobilen Endgeräten fangen tragfähige Sicherheitskonzepte mit der Containerisierung der Geschäftsdaten entweder über eine spezielle Container-App oder über eine MDM-Software an. Das MDM verschlüsselt die auf dem Gerät enthaltenen Daten. Zudem bieten viele MDMs erweiterte Funktionen wie den Remote Wipe: Mit dieser Fernlöschung lassen sich kritische Ordner und Bereiche auch aus der Ferne vom Gerät entfernen, etwa wenn das Firmenhandy gestohlen wurde.

Zusammenfassung: Mobilitäts-Strategien

„Einfach machen“ sollte bei Enterprise Mobility nicht Ihre Devise sein. Der Aufwand, den Sie sich bei der Erarbeitung eines fundierten Mobility-Konzepts machen, zahlt sich später vielfach wieder aus. Analysieren Sie zunächst den Ist-Zustand in Ihrem Unternehmen.

Holen Sie für das Anforderungsmanagement und die Konzipierung relevante Stakeholder ins Boot. Halten Sie genügend Ressourcen und Budget bereit und fokussieren Sie die Ziele vor allem immer wieder aus der Nutzerperspektive, um eine gute Usability zu erreichen.

Die nachfolgende Infografik von Insight.com fasst die Thematik nochmals für Sie zusammen.

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