1. Ohne MDM arbeiten

Die Zeiten des Herumprobierens sind vorbei! Wenn ihr mehr als zehn mobile Endgeräte in eurem Unternehmen nutzt, brauchen ihr ein Mobile-Device-Management. MDM-Softwares gibt es zahlreiche. Die günstigste kommt mit deinem Microsoft-Office-Paket und heißt Microsoft Intune. Da gibt es keine Ausreden mehr.

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2. Mitarbeiter*innen ein Endgerät aufzwingen

Welche Arbeitsmittel nutzt du persönlich?

Würdest du das lieber selbst entscheiden oder es bevorzugen, wenn jemand anders dir deine Arbeitsmittel einfach vorsetzt? Beim Onboarding ist die Übergabe des Pakets aus Laptop und Smartphone eine entscheidende Bonding-Situation. Sie zeigt, wie ernst du es mit deinen Mitarbeiter*innen meinst.

Kündigen deine Talente sofort wieder, wenn sie nur ein Standard-Smartphone bekommen? Eher nicht.

Steigert es die Arbeitsmotivation signifikant, wenn jede*r sich ein Firmengerät selbst aussuchen darf, weil es wichtig ist? Auf jeden Fall!

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3. Nur ein mobiles Betriebssystem nutzen

Ja, iOS ist eine solide Plattform, die lange Planbarkeit in Bezug auf Security Patches und Updates des mobilen Betriebssystems ermöglicht. Und wir verstehen auch, dass dir dein Vorstand seit Jahren in den Ohren liegt, dass er deswegen am liebsten nur Apple-Devices möchte.

Aber seit wann ist es sinnvoll, alles auf eine Karte zu setzen?

Android und iOS bieten viele komplementäre Fähigkeiten: Zum Beispiel lassen sich Samsung-Smartphones mithilfe von Samsung DeX quasi zu einem mobilen PC verwandeln.

Mögliches Set-up eines Arbeitsplatzes auf Basis eines DeX-fähigen Samsung Galaxy S10e

Die Komplexität, zwei Plattformen zu managen, hat massiv abgenommen. Mach' dich nicht weiter von hohen Preisen aus Cupertino abhängig – zumal auch hier gilt: Das beste Firmenhandy ist das, das sich der*die Beschäftigte selbst aussucht.

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4. Kein Mass Enrollment nutzen

Falls ihr beim Ausrollen von Firmenhandys (und -tablets) weder das Device-Enrollment-Programm (DEP) von Apple, noch Samsung Knox oder Android Zero Touch nutzt, verbrennt ihr sinnlos die Arbeitszeit eurer wertvollen IT-Fachkräfte.

Knox Mobile Enrollment Samsung — Im Akkord Smartphones ausrollen – kann man machen, muss man aber nicht.

Entlaste deine Mitarbeiter*innen lieber oder spare – falls outgesourct – Budget bei deinem Dienstleister ein. Keinesfalls solltest du deinen Endanwender*innen zumuten, die Installation eines MDM selbst vorzunehmen. Auch das erleben wir immer wieder: Es ist die garantierte Verschwendung von mindestens zwei Stunden Arbeitszeit und ein ergiebiger Frustrationsquell.

Die Lösung für MDMs heißt Staging – alles andere ist gnadenlos ineffizient!

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5. Dual-Swap-Reparaturen

Damit ist der „doppelte Austausch“ defekter Geräte gemeint. Ein Praxisbeispiel eines unserer Kunden: Eine Mitarbeiterin hat einen Displayschaden auf dem Smartphone.

Weil Smartphone-Reparaturen teuer und IT-Verantwortliche kostenbewusst sind, muss die Mitarbeiterin den Schaden bei der IT melden und zusätzlich ihrem Vorgesetzen beichten. Der Vorgesetzte beschäftigt sich 15 Minuten damit, zu prüfen, ob der Schaden fahrlässig oder unvermeidbar war und gibt schlussendlich die Reparatur frei.

Die Mitarbeiterin gibt das defekte Smartphone bei der IT ab und bekommt temporär eines aus dem Ersatzgeräte-Pool. Für die Einrichtung benötigt sie eine Stunde Arbeitszeit. Zwischenzeitlich beauftragt die IT die Reparatur des Smartphones bei einer Werkstatt. Das defekte Smartphone wird verpackt und postalisch verschickt, von der Werkstatt repariert und mit einer Rechnung zurückgesendet.

Nach einigen Werktagen bekommt die Mitarbeiterin die Nachricht, dass ihr altes, nun repariertes Smart Device zur Abholung bereitsteht. Sie begibt sich also erneut zum Help Desk oder zur IT, um den zweiten, also sozusagen den Geräte-Rückaustausch vorzunehmen. Dann muss sie das zurückgesetzte Device erneut einrichten.

Klingt zu kompliziert? Ist es auch!

6. Private Nutzung des Firmenhandys verbieten

Der Klassiker aus der guten alten Zeit. Wir verbieten einfach die private Nutzung der Devices vollständig – das ist doch am sichersten! Dieses Prinzip nennt sich COBO (Corporate-owned, Business only). Leider hat es zahlreiche Nachteile, zum Beispiel, dass deine Angestellten dann prinzipiell zwei Smartphones benötigen.

Lies hierzu auch: Nutzungsmodelle für Firmenhandys im Vergleich (haufe.de)

Noch ein Beispiel gefällig? Mitarbeiter*innen speichern aus Gewohnheit oder Unachtsamkeit einfach trotzdem private Daten und Fotos auf dem Device und übertreten damit die Datenschutzrichtlinien der EU-DSGVO. Da die COBO-Richtlinien oft zwar angewiesen, technisch aber nicht forciert werden, finden wir nur allzu oft kritische Anwendungen wie Whatsapp oder Facebook trotzdem auf den Firmenhandys vor.

Unternehmensdaten wandern dadurch zu US-Servern, et voilà: Fertig ist der DSGVO-Verstoß. Nutze lieber die Stärke aller gängigen MDMs, private und geschäftliche Daten sauber auf einem Gerät zu trennen. Du machst es dir und deinen Mitarbeiter*innen einfacher.

Lies mehr zur DSGVO und Firmenhandys in unserem DSGVO-Whitepaper.

7. Mitarbeiter*innen kein Co-Payment anbieten

Viele unserer Kund*innen haben eine rollenbasierte Zuordnung von Device-Kategorien: Manager bekommen ein hochwertigeres Device als Referent*innen. Wir empfehlen diese Vorgehensweise nicht.

Sie verschwendet Ressourcen und führt zu Ungerechtigkeitsempfinden im Unternehmen. Denn: Der Hälfte der Manager ist es oft egal, welches Device sie bekommen. Der Hälfte der Referent*innen hingegen ist es oft enorm wichtig. Lass' das doch jede*n individuell entscheiden: Dieses Konzept nennen wir „Choose Your Own Device“ (CYOD).

Per Mitarbeiterzuzahlung können anspruchsvollere Nutzer*innen sich bei den hochwertigen Modellen beteiligen. Der finanzielle Aufwand für das Unternehmen bleibt dadurch derselbe.

Fazit

Enterprise Mobility ist ein komplexes Feld mit einer Menge technischer und organisatorischer Herausforderungen. Bei Everphone haben wir uns mit „Device-as-a-Service“ das Ziel gesetzt, Unternehmen diese Herausforderungen komplett abzunehmen.

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