Was ist WhatsApp Business?
WhatsApp Business ist eine kostenlose mobile App, die speziell für Kleinunternehmen entwickelt wurde. Über WhatsApp Business können Unternehmen einen weiteren Service- und Kommunikationskanal für ihre Kunden öffnen.
Offizielle Website: WhatsApp Business
Die Funktionen sind ähnlich wie beim privat nutzbaren WhatsApp: Es handelt sich um eine Messenger-App für Chats. Nutzer können Fotos und Videos verschicken. Auch Sprachanrufe und Videocalls sind möglich, weiter Gruppenchats mit bis zu 256 Personen sowie File-Sharing für Dateien mit einer Größe von bis zu 100 MB.
WhatsApp Business gab es zunächst nur für Android, mittlerweile ist der Messenger auch für iOS verfügbar. Bei der Business-Variante kann ein kurzes Unternehmensprofil hinterlegt werden.
Im Unternehmensprofil lassen sich grundlegende Informationen hinterlegen (Screenshot: WhatsApp)
Im Gegensatz zur privaten Variante gibt es bei WhatsApp Business auch Tools zum Automatisieren, Sortieren und standardisierten Beantworten von Nachrichten (Bild).
Mit Kürzeln lassen sich Standardantworten auf Kundenfragen vorbereiten (Screenshot: WhatsApp)
Brauche ich für WhatsApp Business ein Firmenhandy?
Die Business-Variante und die private WhatsApp-Installation lassen sich prinzipiell auf einem Gerät parallel nutzen. Für WhatsApp Business benötigen Sie also nicht zwangsläufig eine eigenes mobiles Endgerät oder ein dediziertes Firmenhandy.
Aber:
Whatsapp Business benötigt eine eigene Rufnummer. Ist mit einer Rufnummer bereits ein privater Whatsapp-Account verknüpft, lässt sich kein zusätzlicher Business-Account für dieselbe Nummer anlegen.
Es gibt aber einen praktischen Ausweg: WhatsApp Business lässt sich auch mit einer Festnetznummer verwenden, die Verifizierung des Accounts erfolgt über einen Anruf über die Nummer. Um zwei Installationen zu nutzen, benötigt man also entsprechend entweder zwei Handy-Telefonnummern und infolgedessen zwei SIM-Karten oder eine SIM-Karte und eine verknüpfte Festnetznummer.
WhatsApp Business und Datenschutz (DSGVO)
Unternehmer könnten auf den Gedanken kommen, einfach die private Rufnummer für den WhatsApp-Business-Account zu nutzen. Das ist möglich – allerdings aufgrund der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) mehr als heikel, denn WhatsApp übermittelt die Kontaktdaten auch an Server in den USA.
Für die geschäftliche Kommunikation muss hierzu eine Einwilligung vorliegen. Diese sollten Sie sich bei der unternehmerischen Kommunikation mit WhatsApp Business unbedingt als Opt-in mit Hinweis auf die Datenschutzbestimmungen einholen.
Geschäftliche und private Rufnummer sauber trennen
Möchte man auf Probleme im Rahmen der DSGVO lieber verzichten, muss man zusätzlich zum Opt-in die Rufnummern und die damit verbundenen Kontakte minutiös voneinander trennen.
1. Firmenhandys
2. Festnetznummer
3. Dual-SIM-Smartphones
Sie nutzen ein Dual-SIM-Gerät. Als Dual-SIM bezeichnet man die Fähigkeit eines Smartphones, zwei SIM-Karten aufzunehmen (entweder zwei physische SIM-Cards oder eine physische und eine eSIM). Dadurch können Sie zwei mobile Rufnummern auf einem Gerät verwalten.
Wenn Sie sich für Dual-SIM-Geräte interessieren, empfehle ich Ihnen unsere Geräteübersicht.
Kann ich WhatsApp Business und eine private WhatsApp-Installation auf nur einem Gerät nutzen?
Von interessierten Kleinunternehmern erreicht uns diese Frage oft, denn der Messenger ist bei den Verbrauchern sehr beliebt und wird gerne als zusätzlicher Kommunikationskanal genutzt.
Wie bereits beschrieben, lassen sich die Business-Variante und die private WhatsApp-Installation parallel auf einem Device nutzen, solange unterschiedliche Rufnummern dafür verwendet werden.
Nutzer sollten sich dabei aber bewusst sein, dass dieses Vorgehen im Rahmen der DSGVO datenschutzrechtliche Fragen aufwirft. Gegebenenfalls empfiehlt es sich, Messenger-Apps zu verwenden, die von vornherein DSGVO-konform sind, wie zum Beispiel das ebenfalls kostenlose Threema Work.
Datentrennung per Mobile Device Management (MDM)
Datenschutzrechtlich sauber ist die Nutzung nur, wenn sich auf dem Gerät ein abgetrennter verschlüsselter Workspace befindet.
Bei Geräten mit einem Workspace (hier: Android) lässt sich ganz einfach vom Arbeits- in den persönlichen Bereich wechseln und zurück
Ein solcher Workspace wird beispielsweise bei der Verwendung einer Mobile-Device-Management-Software (MDM) eingerichtet. Ist dies der Fall, lassen sich zwei sauber voneinander getrennte Instanzen installieren.
Das herkömmliche WhatsApp wird normalerweise im privaten Bereich genutzt, WhatsApp Business dann entsprechend im geschäftlichen Bereich. Eine datenschutzrechtlich kritische Vermischung der jeweils verwalteten Kontakte ist damit nicht mehr möglich.
Tipps von Everphone
Um als Unternehmer WhatsApp Business sauber zu verwenden, empfehlen wir:
- Nutzen Sie ein Dual-SIM-Gerät, wenn Sie zwei Mobilfunknummern verwenden wollen
Diese Firmenhandys können Sie bei uns kostengünstig mieten (ab zehn Devices). - Andernfalls nutzen Sie eine Festnetznummer für WhatsApp Business
- Nutzen Sie entweder ein dediziertes Firmengerät oder ein Smartphone mit MDM-Software
- Installieren Sie im privaten Bereich des MDM Ihre private WhatsApp-Instanz
- Installieren Sie im geschäftlichen Bereich WhatsApp Business
- Verwenden Sie nicht Ihre private Rufnummer für WhatsApp Business
WhatsApp Business: Weblinks
- Firmenhandy: private und geschäftliche Nummern per Dual-SIM getrennt verwalten
- So nutzen Sie WhatsApp Business im Unternehmen (impulse.de)
- (impulse.de)
- WhatsApp & WhatsApp Business im Vergleich: Diese Unterschiede müsst ihr kennen (giga.de)
- Für wen lohnt sich WhatsApp Business? (hubspot.de)
- https://www.netzpiloten.de/whatsapp-business-erklaert-8-fragen-und-antworten-zum-neuen-profi-messenger/ (netzpiloten.de)
