Mobiles Arbeiten und Homeoffice werden oft einem Atemzug genannt. Seit einigen Jahren stellt die Zahl der Mitarbeitenden, die sich keine Dauerpräsenz im Büro mehr vorstellen können. Sie lieben die Flexibilität, auch einmal von zu Hause oder anderen Orten aus zu arbeiten. Mittlerweile sind nur noch 15 Prozent der Mitarbeiter*innen komplett für Office-Arbeit, während 75 Prozent Remote-Arbeit bevorzugen.

Doch wie tracke ich die Arbeitszeiten und schaffe auch trotz möglicher Ablenkungen im Homeoffice alle Aufgaben? Dieser Artikel zeigt Lösungen für ein effizienteres mobiles Arbeitsmanagement.

Fünf Herausforderungen beim Management mobiler Arbeit

1. Konsistente und qualitative hochwertige Kommunikation

Die tägliche Handynutzung steigt kontinuierlich. Analysen aus dem Jahr 2021 zeigen, dass fast jeder Deutsche mehr als 3 Stunden täglich sein Smartphone zur Hand nimmt. Durch die wachsende Begeisterung für mobiles Arbeiten wird diese Zeit in den nächsten Jahren laut Experten noch deutlich steigen.

Das Handy wird so zu einem treuen Begleiter, sogar häufig mehrere Jahre. Die durchschnittliche Smartphone-Lebensdauer liegt bei mehr als 36 Monaten, doch viele Nutzer*innen tauschen ihre digitalen Freunde schon viel früher aus.

Können die Touchpoints über Smartphone, Laptop und Co. mit dem Team, Kundenkontakten und anderen Stakeholdern echte Gespräche in der Teeküche oder im Meetingraum ersetzen?

Viele Arbeitspsycholog*innen sehen genau hierin eine Herausforderung. Der Teamgeist geht durch digitale Events wie beispielsweise regelmäßige Statusbesprechungen oder Zoom-Feierabendrunden nicht ganz verloren, aber er ändert sich.

Um dennoch ein Teamgefühl zu kreieren und vor allem beizubehalten, sollten regelmäßige Meeting-Routinen online und offline eingeführt werden.

2. Sichere Datenverwaltung

Die größte Herausforderung bei mobilen Arbeiten sehen vor allem Unternehmen bei der Sicherheit. Arbeiten von lokalen Unternehmensstandorten aus werden fast immer über ein gesichertes Netzwerk durchgeführt. Die Chance von Hackerangriffen ist durch die eigene IT-Struktur deutlich geringer.

Sobald Angestellte mobil arbeiten, greifen sie mit ihrem PC, dem Smartphone oder anderen Endgeräten von außen auf das Unternehmensnetzwerk zu. Daraus ergeben sich potentielle Sicherheitsrisiken, vor allem beim Login über ein externes WLAN-Netz. Fehlt hier die ausreichende Verschlüsselung, können Viren oder andere Schadsoftware in das Firmennetzwerk eingeschleust werden und dort großen Schaden anrichten. Viele Unternehmen statten ihre Mitarbeiter*innen deshalb mit einem eigenen Handy und ausreichendem Virenschutz darauf aus.

Häufig wird auch die Nutzung privater Endgeräte („BYOD“) im Firmennetzwerk untersagt. Eine große Schwachstelle sind vor allem private Telefone, auf denen Messenger wie WhatsApp oder Telegram laufen. Die Verschlüsselung reicht häufig nicht aus, um einen 100-prozentigen Schutz zu gewährleisten. Auch der Login über ungesicherte Netzwerke wird meist untersagt. 

Wer beispielsweise mobil im Café arbeiten möchte, findet vielerorts einen kostenfreien WLAN-Zugang, für den er sich vornehmlich nicht einmal registrieren muss. Doch die Verschlüsselung ist in den meisten Fällen so schlecht, dass Hacker hier ganz besonders leichtes Spiel haben.

3. Genauigkeit bei der Zeiterfassung und dem Management

Ortsunabhängiges Arbeiten ist nur möglich, wenn das Smartphone und/oder Tablet funktionieren. Immer mehr Unternehmen machen sämtliche Unterlagen über Cloud-Lösungen auch bequem von unterwegs aus zugänglich. Doch diese Freiheit der Arbeitsplatz- und Arbeitszeiteinteilung hat auch einen wesentlichen Nachteil.

Viele Mitarbeiter*innen haben das Gefühl, keinen echten Feierabend zu machen. Ihnen fehlt der physische Auslöser oder ein Signal, wie zum Beispiel: sich vom Bürostuhl erheben, den PC ausschalten, das Büro verlassen und die Bürotür abschließen. Stattdessen sind sie nun fast immer gefühlt 24/7 erreichbar, denn das Smartphone ist nahezu immer in der Hosen- oder Handtasche dabei.

Die mobile Arbeitszeitgestaltung und -planung zeigt enormen Mehrwert. Vor allem Angestellte, die sich aufgrund ihrer persönlichen Lebenssituation (beispielsweise durch die Betreuung von Kindern) mehr Flexibilität wünschen, gewinnen durch solche innovativen Softwarelösungen an Effizienz. 

Doch die Herausforderung besteht darin, auch die mobile Erreichbarkeit für Kollegen, Vorgesetzte und Kunden einzugrenzen. Das kann beispielsweise durch Smartphone-Einstellungen erfolgen (u. a. dass bestimmte Anrufe ab einer bestimmten Zeit nicht mehr durchgestellt werden).

Das sagt das Arbeitsrecht zur Erreichbarkeit im Homeoffice

Muss ich beim mobilen Arbeiten länger erreichbar sein als bei der regulären Tätigkeit/Anwesenheit im Büro?

Nein, denn es gilt noch immer der gegenseitig vereinbarte Arbeitsvertrag. Enthält er keine Zusätze zum mobilen Arbeiten und Abweichungen von der Arbeitszeitregelung, müssen weder Überstunden gemacht noch eine permanente Erreichbarkeit realisiert werden.

Durch ein Gerichtsurteil sind Unternehmen sogar dazu verpflichtet, fortan alle Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter*innen zu erfassen. Das gilt auch für das mobile Arbeiten. Geleistete Überstunden können ausbezahlt oder abgegolten werden. Doch die Aufzeichnung der Arbeitszeit sorgt auch bei den Mitarbeitenden für bessere Organisation und Effizienz. Sie wissen nun, dass ihre Vorgesetzten die geleisteten Zeiten unter Umständen einsehen können und sind dadurch meist deutlich fokussierter.

Um Chaos durch das Führen von Papierlisten zu vermeiden, gibt es auch dafür smarte Lösungen. Eine einheitliche Zeiterfassungs-Software ermöglicht, den Beginn, das Ende und die Pausenzeiten mit nur wenigen Klicks zu erfassen. Auch Auswertungen zu Überstunden sind auf diese Weise problemlos für Beschäftigte und Unternehmen möglich. 

Dies wiederum bedeutet eine Entlastung für die HR-Abteilung, denn sie hat alle Arbeitszeitangaben auf einen Blick und kann eine lückenlose Anwesenheitskontrolle nachweisen. Zusätzlich sind sogar projektbezogene Auswertungen für noch mehr Effizienz beim Projektmanagement möglich. Die smarte Arbeitszeiterfassung kann auf Wunsch auch als Aufwandsnachweis gegenüber den Kunden dienen und vereinfacht die Rechnungslegung.

4. Schulung und Unterstützung von Remote-Mitarbeiter*innen

Eine wichtige Herausforderung liegt darin, dass Unternehmen ihren Remote-Mitarbeiter*innen angemessene Unterstützungs- und Entwicklungsmöglichkeiten anbieten müssen. Diese sollten dabei auch immer genauso wertvoll sein wie die Möglichkeiten, die den Angestellten im Büro angeboten werden. Ebenso wie Büroangestellte brauchen Remote-Mitarbeiter*innen Möglichkeiten zur Weiterentwicklung.

Die größte Herausforderung besteht darin, trotz räumlicher Distanz das gleiche hohe Maß an Unterstützung zu bieten. Deine Remote-Mitarbeiter*innen sollten die gleichen Chancen haben, ihre Manager um Hilfe oder Beratung zu bitten, wie die Kollegen im Büro.

Mit Zoom-Meetings, Apps wie Headspace und virtuellen Arbeitsbereichen wird es immer leichter, Remote-Beschäftigten die gleichen hervorragenden Gelegenheiten zur Weiterentwicklung anzubieten wie Office-Arbeitern. So sorgst du dafür, dass diese Herausforderung keine negativen Auswirkungen auf die Remote-Teams haben kann.

Außerdem können Manager*innen mithilfe von HR Cloud Software ihre Teammitglieder auch aus der Ferne verwalten. So helfen sie ihren Mitarbeitern durch Leistungsmanagement für Remote-Mitarbeiter und sorgen dafür, dass alle Mitarbeiter*innen ausreichende Wachstums- und Entwicklungsmöglichkeiten erhalten. 

5. Balance zwischen Arbeit und Arbeiterwohlbefinden

Sobald Mitarbeiter*innen täglich alleine arbeiten, verändert sich ihre Beziehung zum Konzept der Arbeit. Alleine im Home-Office zu arbeiten fühlt sich ganz anders an als zusammen mit dem Team und Kolleginnen und Kollegen an Gruppenprojekten zu arbeiten – oder auch selbstständig an eigenen Projekten zu arbeiten, aber eben im Beisein von Teammitgliedern.

Einige Menschen fühlen sich bei Remote-Arbeit isoliert und regelrecht einsam – Arbeitswohlbefinden wird so zu einem besonders wichtigen Thema. Und damit auch zu einer Herausforderung des mobilen Arbeitsmanagements.

Manager*innen müssen sich überlegen, wie sie den Teamgeist stärken können, ohne dass ihre Teammitglieder am gleichen Ort sind. Sie müssen auch darüber nachdenken, wie ihre  Teammitglieder produktiv arbeiten, ohne dass dabei ihr Wohlbefinden schwindet.

Best Practices im mobilen Arbeitsmanagement

Kontinuierliche Überprüfung und Aktualisierung von Richtlinien

Anforderungen und Vorgaben für mobiles Arbeitsmanagement ändern sich stetig. Deshalb ist es wichtig, immer aktuell informiert zu sein. Regelmäßige Meetings (online) mit allen Mitarbeitenden helfen beim Informationsaustausch. Außerdem dienen sie dazu, eine Plattform für das Ansprechen von Problemen zu schaffen.

Aufbau von Vertrauen zwischen Mitarbeiter*innen und Manager*innen

Das „neue“ Arbeiten hat häufig einen Nachteil: den fehlenden persönlichen Kontakt zwischen den Mitarbeitenden und ihren Vorgesetzten. Die neue Freiheit der Arbeitsplatzwahl bringt meist zunächst das Gefühl, plötzlich viel selbstbestimmter und ohne Druck arbeiten zu können. 

Doch es erfordert gleichwohl größere Eigenverantwortung, proaktives Zeitmanagement und Vertrauen durch die Vorgesetzten. Gute Chefinnen und Chefs zeigen sich flexibel, wenn es beispielsweise um Anfragen zur Arbeitszeitverschiebung aus familiären Gründen geht. Sie betrauen die Mitarbeitenden außerdem mit ihrem eigenen Zeitmanagement und zeigen ihnen auf diese Weise Wertschätzung.

Bereitstellung notwendiger und aktualisierter Tools

Damit Mitarbeitende effizient alle Aufgaben erfüllen können, brauchen sie ebenso die richtige Technik. Die Software muss auf dem neuesten Stand gehalten und neue Tools müssen angeschafft werden. Beim gemeinsamen Arbeiten im Büro waren etwa Microsoft Teams oder andere Anwendungen für Online-Meetings weniger gefragt. Mit dem mobilen Arbeiten hingegen brauchen Mitarbeitende die Möglichkeit, sich auch außerhalb des Büros gut miteinander auszutauschen.

Je besser die technische Ausstattung der Mitarbeitenden ist, desto motivierter können und werden sie ihre Arbeit erledigen. Deshalb ist es wichtig, Mitarbeiter*innen mit den richtigen Software-Tools, wie zum Beispiel HR Software, auszurüsten.

Im speziellen Fall von HR-Software ist es besonders leicht, die Nützlichkeit des richtigen Tools zu sehen. Beispielsweise bietet HR-Software Angestellten die Möglichkeit, grundlegende Informationen (Arbeitsvertrag, Urlaubsanspruch und -vertretung, Arbeitszeiterfassung, Stammdaten etc.) zu speichern und dann auch ganz einfach auf sie zuzugreifen. HR-Software ist bei der Leistungs- und Zeiterfassung sehr nützlich, denn sie ermöglicht es Mitarbeiter*innen, diese Geschäftsabläufe auch aus der Ferne zu erledigen. Damit gelingt auch das mobile Arbeitsmanagement.

Fazit: Mobiles Arbeitsmanagement kann klappen und sogar die Effizienz steigern

Das mobile Arbeitsumfeld wird von immer mehr Mitarbeitenden gern (temporär) genutzt. Doch es bringt nicht nur mehr Flexibilität oder Anreiz für neue Fachkräfte, sondern birgt auch viele Herausforderungen. Unternehmen müssen dafür nicht nur für mehr Sicherheit durch ortsunabhängiges Arbeiten sorgen, sondern auch für eine klare Arbeitszeit- und Arbeitsumgebungsregelung. Werden zusätzlich noch regelmäßige Meetings mit Kollegen veranstaltet, bleibt auch der so kraftvolle Teamgeist nicht auf der Strecke.