Bring your own App (BYOA) bedeutet, dass Angestellte die Software für ihre mobilen Endgeräte selbst organisieren und einfach „mitbringen“. Praktisch – oder etwa nicht? Wir beleuchten den BYOA-Trend genauer.

Was ist „Bring your own App“ (BYOA)?

Bei Bring your own App (BYOA) dürfen Mitarbeiter*innen Apps und Cloud-Dienste von Drittanbietern bei der Arbeit verwenden. BYOA ist ein Trend, der sich analog zur „Bring your own Device“-Praxis entwickelt hat.

Diese meint wiederum den Einsatz privater Endgeräte im Unternehmen. Beide Maßnahmen stehen im Zeichen der „Consumerization“, also der Verbraucherorientierung in der IT.

Grundsätzlich sollen sie es Angestellten erleichtern, produktiver zu werden: mit den Geräten – oder im Fall von BYOA mit den mobilen Anwendungen –, die sie bereits kennen.

Die Vorteile von BYOA

Zudem winken Kosteneinsparungen bei den Lizenzen sowie weniger Aufwand in der IT. Denn installiert ist ja alles bereits. Gehen wir’s mal der Reihe nach durch.

Mehr Produktivität beim Mobilen Arbeiten mit BYOA

Angestellte fühlen sich höchstwahrscheinlich wohler, wenn sie eine private App für die Arbeit benutzen können, mit der sie sich bereits auskennen und die sie mögen. Das kann wiederum dazu führen, dass die Mitarbeiter*innen sowohl bei ihren individuellen Projekten als auch in kollaborativen Umgebungen bessere Arbeit leisten.

Egal, ob die Kommunikation über Slack abläuft oder Projekte gemeinsam mit Google Docs bearbeitet werden – jeder hat seine eigenen Vorlieben, was digitale Anwendungen angeht. Diese gibt man nun mal nicht so gern auf; vor allem, wenn es sich um leistungsstarke, allgegenwärtige Tools handelt.

Dazu gehören vor allem:

• Cloud-Speicher wie Google Drive, iCloud, OneDrive oder DropBox
• Messenger-Apps wie zum Beispiel WhatsApp, Telegram, Signal oder Slack

BYOA spart Kosten

Mit BYOA können Unternehmen Geld und Ressourcen sparen, was insbesondere für kleinere Unternehmen ein großer Vorteil sein kann. Das Prinzip des Bring Your Own Device (BYOD), bei dem die Unternehmen nicht für jede*n Beschäftigte*n einen Laptop oder ein Handy besorgen müssen, wird bei BYOA einfach analog auf die mobilen Anwendungen erweitert.

Das bedeutet, dass kleine Unternehmen keine Ressourcen für grundlegende Apps aufwenden müssen, die viele Beschäftigte bereits für den privaten Gebrauch besitzen.

Insbesondere, wenn das Unternehmen noch in seinen Kinderschuhen steckt, kann es ja nicht schaden, wenn man an der einen oder anderen Ecke Geld und Ressourcen sparen kann. Oder?

Bring your own App: Jetzt kommt das „Aber“

So einfach ist es dann doch nicht. „Bring your own Device“ bringt schon jede Menge Probleme mit sich (lese dazu: ‚BYOD ist tot“). Und Probleme gibt es leider auch bei Bring your own App.  

Mobile Sicherheit und Datensicherheit

Die Gewährleistung der Datensicherheit kann sich zum echten Problem entwickeln, wenn immer mehr private Technologien von Angestellten im Unternehmensnetzwerk eingesetzt werden. Wenn Unternehmensdaten bei Drittanbietern gespeichert werden, hat eure IT über die Daten keinerlei Kontrolle mehr.

Zu überwachen wäre: Welche Daten werden in der gewählten App gespeichert? Wenn ja, sind die Daten verschlüsselt? Und wo werden die Daten gespeichert? Gibt es irgendwelche Probleme in Bezug auf die Einhaltung bestimmter Vorschriften, die du oder deine Mitarbeiter*innen bedenken sollten?

Diesen Risiken begegnet man in Unternehmen normalerweise mit einer Mobile-Device-Management-Lösung. MDM-Softwares sind Programme, die auch zur Verwaltung mobiler Anwendungen dienen und beispielsweise nur das Herunterladen bestimmter Apps aus einem „Enterprise App Store“ ermöglichen.

Grundsätzlich kannst du zwar für BYOA auch eine Liste für genehmigte Apps von deinem IT-Team erstellen lassen (‚Whitelist“). Ob sich deine Angestellten aber dann auch daran halten, ist eine ganz andere Frage. Kontrollieren kannst du das jedenfalls kaum.

„Die Daten sind nicht weg, die hat nur jemand anders“

Unpraktisch ist es auch, wenn Dateien und Dokumente in irgendeinem Cloud-Ordner irgendeines oder irgendeiner Angestellten vorgehalten werden. Was geschieht mit diesem Content, wenn er oder sie das Unternehmen verlässt? Und was, wenn das Ausscheiden aus der Firma nicht im Guten stattfand? Wird der Ordner gelöscht? Wird er behalten? Fragen über Fragen.

Datenschutz

Neben der Sicherheit stellt sich auch die Frage, ob ein Datenschutz bei privaten Apps auf einem Firmenhandy gewährleistet werden kann. Wenn alle Apps von deinem internen IT-Team per MDM-Software gesteuert werden, kannst du den Datenschutz sehr gut im Griff behalten.

Bei BYOA ist der Datenschutz auf den Endgeräten jedoch kaum zu bewerkstelligen.  Der Klassiker hier: WhatsApp. Der Messenger überträgt ungefragt Daten in die USA. Falls dazu nun auch Geschäftskontakte gehören, stellt dies ohne deren Zustimmung bereits einen Verstoß gegen die DSGVO dar.

Studien haben übrigens gezeigt, dass ca. 85 Prozent der berufstätigen Millennials auf unzugelassene Apps zurückgreifen, wenn sie nicht die Applikationen finden, die sie zum Arbeiten brauchen.

Saubere Lizenzierung vs. BYOA

Eine der größten Hürden, wenn du eine private App für die Arbeit nutzt, ist, dass einige Lizenzen eventuell unerlaubt genutzt werden. Normalerweise musst du entsprechende Lizenzen für die von dir genutzten Apps kaufen – vor allem, wenn du diese für geschäftliche Zwecke nutzt.

Es ist zwar recht unwahrscheinlich, dass jede*r einzelne Angestellte bei BYOA den Extraaufwand betreibt und nachforscht, ob er oder sie die richtige Lizenz hat und nicht gegen irgendeine Lizenz verstößt. Deswegen sollten du und deine Belegschaft sich zuerst mit den Lizenzen beschäftigen, bevor du ernsthaft über BYOA nachdenkst.

Ein weiterer Aspekt ist die Verknüpfung der Apps mit den privaten User-Accounts der Angestellten. Es kann durchaus unseriös wirken, wenn Änderungen an Google Docs oder PowerPoint-Präsentationen von privaten Accounts stammen, die in keiner Weise der Corporate Identity entsprechen und nicht selten „lustige“ Namen in den E-Mail-Adressen aufweisen.

Von „Betonmicha“ über „Dennisjut“ bis „Hexe2000“ kann da dann alles mit dabei sein. Seriös geht anders.

Geschäftsabläufe verbessern? Ja, aber lieber nicht mit BYOA

Die immer weiter steigende Beliebtheit des BYOA ist kein Wunder, da Smart Devices und Softwares ein fester Bestandteil unseres persönlichen und beruflichen Lebens geworden sind.

Damit du und dein Unternehmen richtig auf diesen Trend reagieren könnt, solltest du für klare Verhältnisse sorgen.

Die saubere Lösung ist die Einführung einer MDM-Software, um Daten zu schützen und zu sichern. Und zwar sowohl die privaten, als auch die geschäftlichen Daten. So rum wird nämlich ein Schuh draus: Mit einem MDM können nämlich plötzlich Firmengeräte auch privat genutzt werden. Das kann auch ein Vorteil für die Angestellten sein!

Wenn es unbedingt BYOA sein muss, solltest du glasklare Richtlinien einführen und diese auch klar und deutlich mit deinen Mitarbeiter*innen kommunizieren. Letztendlich kannst du dann aber nur hoffen, dass sich die Angestellten an diese Richtlinien auch halten.