Wer als Arbeitnehmer*in ein Firmen-Smartphone zur Verfügung gestellt bekommt, fragt sich oft, wo die Grenze zwischen geschäftlichen und persönlichen Angelegenheiten verläuft. Hier beantworten wir, ob bei einem Diensthandy private Nutzung erlaubt ist, worauf es dabei ankommt und wie die IT die gängigsten Probleme umgehen kann.
Diensthandy privat nutzen? Jedes Unternehmen entscheidet selbst!
Wenn Firmen ein mobiles Endgerät aushändigen, dient dies zunächst lediglich der Erledigung der anfallenden Arbeiten. Angestellte sollen erreichbar sein, von unterwegs auf Daten und E-Mails Zugriff haben und sich informieren können. Für die Belegschaft ist es allerdings oft umständlich, neben dem Diensthandy auch immer das private Gerät mitzuführen. Der Wunsch, auch persönliche Angelegenheiten mit dem Firmen-Smartphone erledigen zu können, ist daher absolut verständlich.
Für viele Unternehmen ist dies grundsätzlich auch kein Problem – allerdings sollte im Vorfeld eine private Nutzung des Diensthandys unbedingt vereinbart werden. Wird bei der Übergabe diesbezüglich nichts erwähnt, heißt das also nicht automatisch, dass private Telefonate oder die Nutzung des Datenvolumens im Urlaub vom Chef auch toleriert werden. Dies hat für gewöhnlich nichts mit Gängelei zu tun, sondern hat vor allem einen sicherheitsrelevanten Hintergrund.
Wenn beim Diensthandy private Nutzung erlaubt ist: worauf achten?
Durch private Angelegenheiten auf dem Diensthandy steigt das Risiko von Datendiebstahl und versehentlichem Herunterladen von Malware deutlich. Angestellte sollten sich daher auch dringend erkundigen, welche Apps sie installieren dürfen.
Manche Firmen besorgen das Smartphone und übernehmen die Kosten für den Vertrag, überlassen es dann aber den Mitarbeiter*innen, wie sie ihre Arbeit damit erledigen. Sie können also selbst darüber entscheiden, welche Apps sie nutzen – dies nennt man auch „Bring Your Own App“ – kurz BYOA. Dies ist jedoch mit einigen Risiken verbunden und kann Unternehmen im schlimmsten Fall teuer zu stehen kommen.
Mit diesen Problemen können sich Unternehmen und Angestellte konfrontiert sehen, wenn das Diensthandy auch privat genutzt werden darf und dabei die BYOA-Strategie verfolgt wird:
- Lizenzierung: Einige Apps oder Funktionen dürfen nur privat, nicht aber geschäftlich genutzt werden.
- Verstöße gegen die DSGVO: Bei Apps wie WhatsApp werden Firmenkontakte außerhalb der EU gespeichert – das Einverständnis dafür fehlt aber häufig
- Mangelnde Datensicherheit bei der Nutzung von Cloud-Diensten wie Dropbox oder Google Drive
- Schwache oder anderweitig verwendete Passwörter können Zugriff durch Dritte erleichtern
Diensthandy und private Nutzung: Datenschutz dank MDM
Deutlich praktischer als BYOA ist eine clevere MDM-Lösung: Die IT-Abteilung kann dank Mobile-Device-Management bei Apple-Modellen, aber natürlich auch allen aktuellen Geräten mit Android-Betriebssystem ganz einfach Dienstliches von Privatem trennen. So lassen sich sensible Firmendaten auf einem verloren gegangenen Smartphone ganz einfach durch einen Remote Wipe entfernen. Und auf dem neuen Gerät werden nur die Apps installiert, die für berufliche Zwecke freigegeben wurden.
Zugleich lassen sich wie gewohnt alle persönlichen Programme nutzen – auf private Informationen hat der Arbeitgeber keinen Zugriff, da die Daten in getrennten Containern auf dem Smartphone liegen.
Wer also sowohl in Bezug auf Datensicherheit als auch datenschutzrechtlich alles richtig machen will, geht mit einer MDM-Software auf Nummer sicher.
Private Nutzung und Steuern: Ist ein Diensthandy ein geldwerter Vorteil?
Wenn Angestellten ein Firmen-Smartphone zur Verfügung gestellt wird, gilt dies grundsätzlich nicht als geldwerter Vorteil. Das Diensthandy ist für die Belegschaft also steuerfrei nutzbar. Dies ist jedoch nur der Fall, wenn das Gerät dem Arbeitgeber gehört.
Oft können Angestellte ihr privates Gerät für die Arbeit nutzen („Bring Your Own Device“, kurz BYOD). Hierbei ist gut zu wissen: Ein geschäftlich genutztes Handy kann von der Steuer abgesetzt werden. Bei einer Mischnutzung lässt sich jedoch nur der tatsächliche Prozentsatz der geschäftlichen Nutzung steuerlich geltend machen.
„Choose Your Own Device“: eine lohnenswerte Form von Employer Branding
Die Vorteile von Employer Branding liegen auf der Hand: Wer seinen Angestellten viel bieten kann, holt die größten Talente der Branche ins Boot, stärkt die Mitarbeiterbindung, aber auch die eigene Marke. Ein attraktives Angebot ist dabei stets ein Firmenhandy, das den Wünschen des bzw. der jeweiligen Angestellten entspricht. Wer privat mit Apple vertraut ist, wird ein iPhone bevorzugen. Andere schätzen dagegen die aktuellen Features von Samsung- oder Google-Modellen.
Dank „Choose Your Own Device“ können Beschäftigte das Gerät wählen, das am besten zu ihnen passt. Unternehmen geben hierfür eine Liste an Handys vor, die sie für ihre Angestellten kostenlos mieten und somit zur Verfügung stellen können. Wer ein neueres Gerät oder eine bestimmte Marke bevorzugt, zahlt einfach einen zusätzlichen Betrag.
Nicht zu vergessen: Unternehmen, die Smartphones lediglich mieten und ihrem Personal gegebenenfalls CYOD anbieten, entlasten auch die Schränke der IT-Abteilung. Die oft als lästiges Übel empfundene Handy-Entsorgung fällt zudem weg, da nicht länger benötigte Geräte einfach zurückgegeben werden. So können sie aufgearbeitet oder recycelt werden, ohne dass das Unternehmen Arbeit damit hat.
