„Device as a Service“ – der neue Goldstandard für Smartphones & Co
04.03.2021
04.03.2021
Autor*in: Falk Sonnenschmidt
Falk ist seit 2023 CRO bei Everphone. Davor war Senior Vice President Senior Strategy & Partnerships.
Inhaltsverzeichnis

Immer wieder erlebe ich ihn: den Aha-Effekt bei Präsentationen und Pitches, wenn ich erläutere, was „Phone as a Service“ eigentlich ist und was Unternehmen davon haben. Das Funkeln in den Augen der Verantwortlichen, die das verstanden haben, beweist mir jeden Tag aufs Neue, warum der Everphone-Ansatz der richtige ist.

Phone as a Service _ Enterprise Mobility
Auspacken, mit dem Internet verbinden, loslegen – so sieht die perfekte Onboarding-Erfahrung mit Firmenhandys aus. Und das ist auch machbar.

Don’t call it „Miete“

Im Endeffekt handelt es sich bei Phone as a Service um eine Langzeitmiete von Smartphones und Tablets. Den Begriff „Miete“ verwenden wir aber kaum, weil er das Wesentliche des Ansatzes nicht erfasst. Und das Wesentliche ist: Mit dem „As-a-Service“-Ansatz haben Sie nie wieder Probleme mit Ihren Firmengeräten. Etwas genauer: Probleme wie zum Beispiel ein Gerätedefekt können natürlich immer auftreten. Aber: Sie müssen sich nicht mehr darum kümmern, denn das machen wir als Serviceanbieter.

Denn wir vermieten die Hardware nicht nur, sondern kümmern uns um alle Aufgaben rund um das Gerät: Beschaffung, Einrichtung, Integration, Versand, Reparaturen, Rückgaben, Upgrades. Also so gut wie alles.

„Ach, das geht?“

Anfangs gibt es meist einen gewissen „Rollwiderstand“ zu überwinden. Denn: Die Entscheidungsträger in Einkauf, IT oder Office Management sind an bestimmte Marktmechanismen gewöhnt und können sich initial gar nicht so recht vorstellen, dass es auch anders geht.

In den meisten Unternehmen werden mobile Endgeräte entweder …

  1. von den Beschäftigten selbst mitgebracht („Bring your own Device“ = BYOD),
  2. gekauft oder
  3. geleast.

Auf BYOD möchte ich hier nicht näher eingehen, nur so viel: Das bringt massive Sicherheitsprobleme und wenig Nutzen. Wenn Sie sich genauer mit BYOD befassen möchten, erfahren Sie Grundlegendes dazu in unserem Whitepaper.

Der klassische Gerätekauf

Die „klassische“ Variante der Gerätebeschaffung ist der Kauf. Unternehmen kaufen entweder direkt beim Hersteller, bei Distributoren, Systemhäusern oder auch einfach im Retail und sogar bei eBay. Der Kauf bringt zwei Probleme mit sich.

1. Integration

Hersteller und Händler lassen Unternehmen alleine, was die Integration in die bestehende IT-Infrastruktur angeht. Die Geräte müssen also inhouse mit der notwendigen Verwaltungssoftware (MDM = Mobile-Device-Management-Software) und den gewünschten Produktivitäts-Apps ausgestattet werden.

Das kostet Zeit. Unserer Erfahrung nach fallen intern rund fünf Stunden für Beschaffung, Einrichtung und Ausgabe eines einzelnen Devices an. Diese Aufwände blockieren wichtige und begrenzte Ressourcen in der IT.

Firmenhandy-Aufwand-Beschaffung-1

2. Troubleshooting

Wenn irgendwas mit den gekauften Geräten ist, müssen Sie sich selbst drum kümmern. Das bedeutet: Das defekte Gerät muss entweder inhouse repariert, zum Hersteller eingesendet oder auf andere Weise wiederhergestellt werden. Auf jeden Fall wird jemand innerhalb Ihrer Organisation mit dem Vorgang belastet, im Worst Case eine hochqualifizierte IT-Kraft.

In der Zwischenzeit haben die betroffenen Mitarbeiter*innen kein Gerät mehr, es sei denn, Ihr Unternehmen verfolgt eine sogenannte Dual-Swap-Strategie, bei der ein Ersatzgerät bis zur erfolgten Reparatur ausgegeben und dann wieder eingezogen wird. Ein irrer Aufwand, übrigens. Danach müssen noch die angefallenen Rechnungen und eventuelle Versicherungsansprüche geregelt werden. All das kostet Zeit.

Dual-Swap-Szenario (2)Dual-Swap-Szenario mit allen Stakeholdern. Sieht kompliziert aus? Ist es auch.

#Unleasing

Beim Leasing haben Sie im Prinzip dieselben Probleme, nur dass hier mit dem Leasinggeber noch ein weiterer Stakeholder an den Prozessen beteiligt ist. Der kümmert sich allerdings rein um die Finanzierung der Geräte, weil hier seine ausschließliche Wertschöpfung liegt.

Der Kunde bestellt die benötigten Devices nach wie vor bei einem Supplier. Wird eine Bestellung getätigt, tritt der Leasinggeber in Aktion und bezahlt das Gerät. Ist nun allerdings das geleaste Gerät defekt, muss der Kunde sich wieder beim Supplier melden. Das kann dann schnell kompliziert werden. Und teuer.

Lesen Sie hier mehr dazu:

Fassen wir zusammen: Bei allen drei umrissenen Methoden des IT-Procurements (wenn BYOD überhaupt als solche gewertet werden kann), bleibt viel Aufwand und Prozessverantwortung am Unternehmen hängen. Und genau hier setzt „Phone as a Service“ an. Genau dieser Aufwand wird nämlich per Outtasking fast vollständig reduziert, die Prozesse nach außen verlagert und verschlankt.

  • Als Servicepartner kann Everphone Mobilgeräte deutlich schneller beschaffen, integrieren und ausrollen.
    Warum? Weil wir nichts anderes machen und hochspezialisierte Workflows dafür haben.
  • Bei Defekten kann Everphone Mobilgeräte deutlich schneller ersetzen.
    Warum? Weil wir nichts anderes machen und hochspezialisierte Workflows dafür haben.

Und das wird in der Zukunft noch wichtiger, als es jetzt schon ist. Phone as a Service wird zum neuen Goldstandard.

Dazu bringen uns 5 Grundannahmen, auf die ich hier kurz eingehen möchte.

1. Das Smartphone ist das Arbeitsmittel der Zukunft

Unserer Überzeugung nach wird es in wenigen Jahren kaum noch Laptops im Firmeneinsatz geben. Was wird zukünftig genutzt? Ein Smartphone als zentrale Computing-Einheit, das sich flexibel an unterschiedliche Displays und Peripherien anschließen lässt. Mit Samsung DeX ist das heute schon möglich – Verbindung herstellen, wahlweise mit Kabel oder sogar mit Wireless Dex, und fertig ist der mobile Arbeitsplatz.

Innovative Konzepte wie zum Beispiel „Foldable“-Smartphones machen die Devices jetzt schon sehr flexibel. Everphone-CEO Jan Dzulko beispielsweise schwört auf sein Set-up mit dem Galaxy Z Fold 2 und Bluetooth-Tastatur als Laptop-Ersatz. Passt in die Hosentasche!

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Vor diesem Hintergrund wird es immer relevanter werden, das maximale Service-Level für die Geräte zu erreichen. Die müssen in Zukunft so schnell wie möglich instandgesetzt oder ausgetauscht werden. Tage- oder gar wochenlanges Warten auf ein Ersatzgerät darf nicht mehr vorkommen.

Unsere Vision: Auf einer Geschäftsreise fällt Ihnen beim Check-in das Handy herunter, das Display splittert. Sie rufen eine Notfallnummer an – und eine Viertelstunde später drückt Ihnen ein Kurier ein Ersatzgerät in die Hand. Nach dem Verbinden mit dem Internet richtet sich dieses selbstständig „over the air“ ein. Alle ihre Apps und Daten stehen sofort wieder zur Verfügung.

Noch ist das Science Fiction. Aber wir arbeiten daran.

2. IT-Ressourcen werden auch in Zukunft knapp sein

Sie sind seit Jahren in fast jeder Organisation Schlüsselressource und Nadelöhr gleichzeitig: IT-Fachkräfte. Für die Digitalisierung der unternehmerischen Kernprozesse sind sie unerlässlich. Das wird sich auch in absehbarer Zeit nicht ändern.

Entsprechend gilt es, ihnen für die wirklich wichtigen Aufgaben den Rücken freizuhalten. Sich um den Austausch eines durchgeschmorten Handy-Akkus zu kümmern, zählt sicherlich nicht zu den Top-Prioritäten – auch wenn das der betroffene Kollege wahrscheinlich anders empfindet. Man muss nicht immer alles selbst machen. Es gibt keinen Grund, warum man wiederkehrende Tasks nicht auslagern könnte – an spezialisierte Dienstleister, die das einfach besser und schneller können. Das nennt man Outtasking.

3. Mischnutzung der Geräte wird zum Standard

Es ergibt eigentlich überhaupt keinen Sinn, ein privates und ein geschäftliches Smartphone gleichzeitig zu nutzen. Das ist weder ökonomisch noch ökologisch sinnvoll und sorgt zudem für eine lausige Nutzererfahrung.

Zwei handys
Nicht wenige Mitarbeiter*innen, besonders die sogenannten Digital Natives, erwarten heutzutage regelrecht, ein Smartphone vom Arbeitgeber angeboten zu bekommen. Ist dieses dann allerdings ausschließlich dienstlich zu gebrauchen (sogenannte COBO-Strategie = Corporate Owned, Business Only), sinkt die Begeisterung schnell wieder.

Es ist deshalb naheliegend, den privaten und geschäftlichen Bereich auf einem Gerät zu vereinen. Aufgrund zweier technischer Entwicklungen ist das heutzutage nutzerfreundlich, problemlos und datenschutzkonform möglich.

a. Containerisierung

Per MDM-Software wird ein verschlüsselter „Workspace“ auf den Geräten eingerichtet. Hier verwaltet die IT die Firmendaten und kann diese im Notfall (Gerätediebstahl/-verlust) auch aus der Ferne löschen, um Datenabfluss zu verhindern. Das MDM richtet mit dem Arbeitsprofil also quasi ein Smartphone im Smartphone ein. Dieses Vorgehen nennt man Containerisieren. Durch die Trennung entspricht das Diensthandy übrigens auch bei der Mischnutzung allen Vorgaben der DSGVO.

Android-11-One-UI-Home-Workspace_480Die Screenshots zeigen den persönlichen und geschäftlichen Bereich bei einem Samsung Galaxy S20 unter Android 11. Bei iPhones ist die Darstellung anders, das Prinzip aber dasselbe.

b. Dual-SIM

„Aber dann muss ich ja meine geliebte private Telefonnummer aufgeben!“ – Verständlicherweise ist niemand begeistert, wenn sich eine liebgewonnene Rufnummer ändern soll. Aber das muss sie auch gar nicht.

Viele Smartphones sind heute Dual-SIM-fähig und können problemlos zwei Rufnummern verwalten. Bei der Mischnutzung lassen sich die dienstliche Rufnummer und die private Telefonnummer auch den jeweiligen Telefonbüchern beziehungsweise Kontakten zuordnen. Damit ruft man also den verehrten Chef und die liebe Mama automatisch mit der richtigen Nummer an.

Dual-SIM-Einstellungen-AndrDual-SIM-Einstellungen unter Android  (Screenshot: Everphone)

4. Die Gerätelaufzeit muss verlängert werden

56 Millionen Menschen in Deutschland nutzen privat ein Smartphone. Rund die Hälfte dieser enorm hohen Zahl geht an Neugeräten jedes Jahr über den Verkaufstisch. Weltweit sind es über eine Milliarde Neugeräte pro Jahr.

Da die Herstellung der Geräte der ressourcen- und energieaufwändigste Teil des Gerätelebenszyklus ist, ist es absolut geboten, die Lebenszeit der Geräte weitgehend zu verlängern.

Bei Everphone ist dies Teil des Konzepts:

  • Erstens benötigen Angestellte nur noch ein Smartphone und nicht zwei, da sie das Diensthandy auch privat nutzen können.
  • Zweitens setzen wir auf „Circular Economy“ (also Kreislaufwirtschaft). Das bedeutet: Wir bereiten 95 Prozent der Geräterückläufer (nach Beendigung der Mietlaufzeit oder nach einem Upgrade auf ein neueres Modell) wieder auf und ermöglichen ihnen einen zweiten Lebenszyklus, teils sogar einen dritten.

Dieses Kreislaufmodell wäre vor einigen Jahren noch nicht sinnvoll gewesen, weil die Geräte nach wenigen Jahren bereits nicht mehr leistungsstark genug waren. Mit den heutigen Modellen und ihren hochperformanten Bauteilen kann man auch einige Jahre nach Markteinführung noch bequem und sicher arbeiten.

Ergebnis: Pro Smartphone kann so das Äquivalent von 58 kg CO2 eingespart werden.

5. Niemand macht das gerne (außer uns).

„Das X-te Handy mit kaputtem Display unter Zeitdruck einsammeln, gegen ein neues austauschen, fieberhaft Apps draufspielen und an den mit den Hufen scharrenden Kollegen ausrollen? Klar, da hab ich voll Bock drauf!“

Hat noch niemand gesagt. Nie.

Knox Mobile Enrollment Samsung
Eins nach dem anderen:
In vielen IT-Abteilungen werden Diensthandys quasi im Akkord ausgerollt (Foto: Everphone)

Wie erwähnt: 4-5 Stunden internen Aufwand müssen Unternehmen für Beschaffung, Einrichtung und Ausgabe eines einzelnen Devices rechnen.

Anstatt also hochspezialisiertes Personal mit dem redundanten und immer zeitkritischen Austausch von Firmengeräten zu blockieren, nehmen Sie ihm doch diese Arbeit einfach ab und geben Sie sie uns.

Die IT-Fachkraft hat da keinen Bock drauf.
Wir schon. It’s what we do.

Wir helfen auch Ihrem Unternehmen gerne. Fordern Sie dazu einfach unverbindlich unsere Preisliste an.

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