Firmenhandys beschaffen – 3 Varianten für Einkäufer

Für immer mehr Mitarbeiter ist ein Smartphone oder ein Tablet ein sinnvolles Arbeitsmittel – im Innendienst wie im Außendienst, im C-Level, im Marketing, im Vertrieb, in der Verwaltung, in der HR. Entsprechend mehr Firmenhandys müssen beschafft und eingebunden werden. Eine Daueraufgabe für den Einkauf, das Office Management und die IT. Wir geben Tipps für die Beschaffung von Smartphones.
Firmenhandys beschaffen – 3 Varianten für Einkäufer
Firmenhandys beschaffen – 3 Varianten für Einkäufer
Inhaltsverzeichnis

Für immer mehr Mitarbeiter ist ein Smartphone oder ein Tablet ein sinnvolles Arbeitsmittel – im Innendienst wie im Außendienst, im C-Level, im Marketing, im Vertrieb, in der Verwaltung, in der HR. Entsprechend mehr Firmenhandys müssen beschafft und eingebunden werden. Eine Daueraufgabe für den Einkauf, das Office Management und die IT. Wir geben Tipps für die Beschaffung von Smartphones.

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Mehr als nur ein „nice to have“: In vielen Jobs ist ein Smartphone inzwischen quasi unverzichtbar

Firmenhandys beschaffen: drei Wege

Durch Konzepte wie ‚Samsung DeX“ kann das Smartphone sogar zum zentralen Arbeitsmittel werden; bei manchen Mitarbeitern ist dies heute schon der Fall. Prinzipiell stehen dem Procurement oder dem Office Management drei Wege offen, um in der benötigten Anzahl Firmenhandys zu beschaffen.

Wie können sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer von einem Co-Payment-Modell für Firmenhandys profitieren? Das steht in unserem Whitepaper.

1. Der „klassische“ Einkauf

Liegt beim Thema Beschaffung ja eigentlich auf der Hand: einfach kaufen. Bezugsquellen für die Firmengeräte sind einerseits Systemhäuser und Distributoren, andererseits kommen auch Mobilfunkbetreiber beim Hardware-Sourcing in Betracht. Und man kann natürlich auch im Einzelhandel über den Onlineshop oder im Ladengeschäft zuschlagen.

2. Firmenhandy auf Raten kaufen

Eine weitere Möglichkeit ist der Ratenkauf. Der gängigste Fall dabei dürfte der Bezug über den Mobilfunkbetreiber sein. Die sogenannten Bundle-Angebote (‚gebündelte“ Angebote aus Business-Mobilfunktarif und mobilem Endgerät) locken oft mit sehr niedrigen Gerätezuzahlungen – wie zum Beispiel ein iPhone X für 49 Euro oder andere Modelle sogar für weniger als einen Euro.

Sieht man allerdings etwas genauer hin, sind die Angebote beileibe nicht so günstig, wie sie scheinen – denn die Geräte werden über den Vertrag subventioniert und letztlich dann doch vom Kunden bezahlt.

Details dazu erfahren Sie in unserem Artikel:
5 Fakten über Business-Tarife, die die Mobilfunkanbieter lieber verschweigen.

3. Firmenhandy mieten

Sie können Firmenhandys auch mieten. Das macht Sie insgesamt flexibler, denn Sie trennen die Geräte vom Tarif und der SIM-Karte. Verlässt ein Mitarbeiter zum Beispiel das Unternehmen oder wünscht sich ein anderes Handymodell, gibt man das Mietgerät einfach zurück und ‚lagert“ es nicht in irgendeiner IT-Deponie-Schublade – was bei 26 Prozent der Unternehmen der Fall ist, die bei unserer Umfrage zu Firmenhandys in deutschen Unternehmen mitgemacht haben.

Frage: Was machen Sie mit Ihren Firmenhandys nach der Nutzung?

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Friedhof der Endgeräte: In vielen Unternehmen türmen sich ausrangierte Smartphones (Bild: Everphone)

Im Schadensfall greift bei einem Mietmodell wie dem von Everphone zudem ein Austauschservice und bei der Verwaltung der Geräte werden die Unternehmen auch unterstützt – das heißt, die IT wird dauerhaft entlastet.

Das Mietmodell bietet zudem die Möglichkeit, die Mitarbeiter bei der Wahl des Modells mitreden zu lassen (‚Choose Your Own Device„/CYOD) – ohne, dass es für das Unternehmen teurer wird. Das macht die Mitarbeiter glücklich und die IT auch.

Mehr dazu erfahren Sie hier: Firmensmartphones mit CYOD ausrollen.

„Weiche Faktoren“ bei der Smartphone-Beschaffung berücksichtigen

Was sollten Sie bei der Beschaffung der Diensthandys beachten? Empfehlenswert ist, nicht ausschließlich den tatsächlichen Kaufpreis in den Blick zu nehmen. Nur allzu oft werden sonst vermeintliche Schnäppchen vom Preishit zum Preistreiber – wenn sie zum Beispiel den Helpdesk zusätzlich belasten oder anderen Zusatzaufwand erzeugen. Hier deswegen einige Hinweise.

  • Für echte Produktivität sind Einsteigermodelle meist nicht gut geeignet. Sorgen Sie für ausreichend Rechenpower und Speicher auf den Devices.
  • Vermeiden Sie es, aus reinen Kostengründen oder technischen Gründen eine Geräteauswahl zu treffen. Dies lässt insbesondere den Aspekt der Produktivität und Mitarbeiterzufriedenheit vollkommen außen vor.

„Endanwender entscheiden, welches Device sie nutzen. Die Zeiten, in denen die IT die Ausstattung der Mitarbeiter bestimmt, sind lange vorbei.”

Dr. Martin Engel, CIO des Jahres 2019

  • Nehmen Sie auch den Aufwand für die Beschaffung und Wartung der Geräte in den Blick: Können Sie neue Geräte einfach ordern oder muss dafür eine hochspezialisierte Fachkraft (Stichwort: IT-Compliance) Ressourcen zur Verfügung stellen?
  • Was passiert, wenn ein Smartphone oder Tablet defekt ist und repariert oder ausgetauscht werden muss? Wird dies unkompliziert und zeitnah gemanagt oder muss dazu ein wenig begeisterter IT-Mitarbeiter zu einer Handy-Werkstatt fahren? Was kostet die Reparatur?
  • Dürfen die Mitarbeiter das Smartphone auch privat nutzen?
  • Wären Ihre Mitarbeiter gegebenenfalls sogar willens, per Co-Payment für ein Top-Smartphone etwas dazuzuzahlen? Fragen Sie doch mal Ihre Kollegen, ob sie zu einer Mitarbeiterzuzahlung bereit wären, wenn sie anstelle eines iPhone SE ein iPhone 11 bekämen.

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  • Werden bei Ihnen privat nutzbare Arbeitsmittel als Mitarbeiterangebot kommuniziert? Dann sollten Sie sich im ‚War for Talents“ die Chance nicht entgehen lassen, auch das Diensthandy für das Employer Branding zu nutzen. Lesen Sie dazu auch: Diensthandy statt Firmenfeier.
  • Steueraspekte berücksichtigen: Möchten Sie lieber Investitionskapital binden oder doch lieber die Betriebskosten erhöhen? Steuerlich kann dieser Unterschied bei Firmen-Smartphones durchaus beachtlich sein.

Müssen Sie Firmenhandys beschaffen?

Kaufen, vom Mobilfunkbetreiber ‚leasen“ oder doch lieber mieten? Wenn Sie für das Sourcing der Mobilgeräte verantwortlich sind und Kosten für Ihre Firmenhandys senken wollen, vergleichen Sie doch einfach mal: Wir beraten Sie unverbindlich und natürlich kostenlos: Fordern Sie hier ein Angebot an.

Everphone

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