Les sociétés de toutes tailles doivent régulièrement opter pour une réduction des frais de téléphone portable professionnel. Cette approche offre des avantages immédiats : meilleure productivité, réduction des coûts, performances techniques et meilleure utilisation des ressources.

Introduction concernant la réduction des frais : Société, Avantages et Pratiques

Dans la plupart des sociétés, en pratique, une fois que leurs systèmes de télécommunications sont opérationnels, ils ne sont plus la priorité absolue. En conséquence, de nombreuses sociétés ont un « budget contraint » pour leurs coûts mensuels. Selon une étude du groupe Aberdeen, les coûts de télécommunications représentent jusqu’à 25 % des budgets informatiques.

Les flottes de télécommunications sont en constante évolution. Les nouvelles technologies, les pratiques des employés et les nouveaux opérateurs les affectent. Vous pouvez économiser de précieuses ressources et rester dans l’air du temps en optimisant vos taxes pratiquées et coûts de communication.

Bien entendu, divers rapports et sont à votre disposition pour que vous sachiez ce qui se passe. D’où viennent les coûts ? Qui a appelé quand ? Voici quelques postes à tenir en compte quand on souhaite une réduction des frais de téléphone portable professionnel :

• Coûts par utilisateur
• Coûts par type
• Appels sans réponse de la file d’attente
• Statistiques des files d’attente
• Numéros appelés de la file d’attente
• Statistiques sur les agents
• et plus encore….

Les forfaits illimités ne sont pas toujours le meilleur choix pour la réduction des frais de téléphone portable professionnel

Nous oublions parfois d’examiner notre utilisation du téléphone lorsque nous réduisons ces coûts variables. Votre entreprise sait-elle qui sont ses plus grands utilisateurs ? De quelles offres du personnel disposez-vous ? Quel forfait mobile leur convient le mieux ? Où aiment-ils appeler le plus ? Appellent-ils le plus souvent les téléphones fixes ou mobiles ? Les employés de votre société en ont-ils un usage privé ? Il est important de se poser ces questions périodiquement.

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Lorsque votre entreprise a choisi la VoIP et que les appels sortants sont peu nombreux. Parfois, il peut être plus avantageux de choisir le tarif à la minute, car les tarifs sont extrêmement bas. De plus, avec la VolP vous pourrez mettre en place des alarmes pour les appels non professionnels ou les appels excessifs.

Les coûts de maintenance et d’équipement peuvent être réduits

En fonction de votre modèle économique et de votre budget télécom, vous pouvez économiser sur les coûts fixes de votre téléphonie d’entreprise. Le coût d’achat d’un serveur téléphonique est généralement rapidement amorti. Par contre, l’externalisation de vos télécoms peut être la solution la plus rentable dans certains cas.

Choisir la téléphonie hébergée vous donne accès à des compétences techniques difficiles à internaliser ainsi qu’à une technologie de pointe. Chaque fois qu’un standard ou un téléphone mobile tombe en panne, les appels sont automatiquement acheminés vers un autre numéro. De cette façon, vous n’êtes jamais sans service téléphonique.

Un service téléphonique hébergé dans un cloud peut être une alternative au matériel. Vous êtes responsable des coûts fixes de fonctionnement du standard téléphonique lorsque votre matériel est hébergé par votre opérateur. Les seuls coûts fixes sont le coût de location ou d’achat de votre téléphone et votre abonnement téléphonique. Le fournisseur de services ne vous facture pas les services après-vente ou les mises à jour de sécurité.

Profitez de la VoIP lorsque vous voyagez à l’étranger

Les employés doivent pouvoir vous contacter lorsqu’ils voyagent à l’étranger, mais leurs appels vous coûtent cher ? De n’importe où dans le monde, vous pouvez passer des appels VoIP gratuits en utilisant un smartphone et une connexion WiFi/3G/4G.

Grâce aux applications sur mobile, vous pouvez utiliser votre téléphone comme si vous étiez au bureau. L’application se connecte au réseau de téléphonie IP de votre entreprise. Votre téléphone mobile ou fixe ne sera pas facturé pour les appels émis et reçus depuis l’étranger.

Vous utilisez encore la téléphonie traditionnelle ? Les lignes analogiques et RNIS de France Télécom vont bientôt disparaître. C’est donc le moment de profiter des énormes économies potentielles que permet la VoIP. De plus, vous pouvez téléphoner gratuitement entre vos sites distants sans dépenser un centime pour le câblage.

Les abonnements peuvent être mutualisés

Vous ne savez plus quoi faire de vos factures de téléphonie fixe, mobile, Internet, fax, et de maintenance ? Vous aurez d’autant plus de mal à comparer les différentes factures et à détecter d’éventuels problèmes quand les factures s’accumulent. Il est préférable d’appliquer un système de facturation unique et centralisé en regroupant vos abonnements auprès d’un seul fournisseur. Ceci afin de bien analyser vos dépenses et vos habitudes de consommation.

En fonction de vos habitudes de consommation globale (fixe + mobile + Internet), votre fournisseur de services local peut effectuer un audit sur vos factures de télécommunications. En fonction des besoins de votre entreprise, il peut vous conseiller sur la pertinence de la sélection des différents forfaits. Un prestataire local a l’avantage de pouvoir vous présenter une large gamme de solutions tout-en-un qui combinent des services tels que l’Internet Haut Débit avec des services téléphoniques, contrairement aux opérateurs historiques où il faut lire entre les lignes.

Il en résulte une réduction des factures de 30 à 40 % en moyenne. Une facturation simple (une seule facture pour résumer tous les services) et une plus grande transparence des prix, avec une veille tarifaire pour le suivi est souvent le plus intéressant.

Faites l’inventaire des équipements dont vous disposez pour les télécommunications

Il est essentiel de connaître les composants de votre système de téléphonie. Abonnements, contrats, équipements, compagnie fiscale, taxe pratiquée… Obtenir ces informations n’est pas facile, d’autant plus qu’elles sont souvent dispersées entre différents employés, départements ou sites.

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Surtout si l’entreprise compte plusieurs fournisseurs, société et tarifs pratiqués, le processus peut rapidement devenir compliqué et prendre du temps. La cartographie de vos actifs télécoms donne des résultats inattendus, mais la recherche et l’analyse nécessitent un investissement important.

En gérant votre budget global, la répartition des coûts (entre téléphonie fixe et mobile, par exemple) et en sachant quels sont les départements ou les employés qui consomment le plus ou qui connaissent les pics de communication, vous pouvez mieux gérer votre entreprise.

Ne payez que pour des téléphones que lorsque vous en avez besoin

Il n’est pas rare que les sociétés qui proposent des téléphones avec une ligne privée accumulent des abonnements qui ne sont souvent pas utilisés. Par exemple, vos services de comptabilité et de marketing disposent-ils de lignes directes ? Vous pouvez en faire une extension interne sous une autre ligne en supprimant le numéro spécifique qui lui est associé.

En étudiant le nombre de lignes externes simultanées dont vous avez besoin pour les appels entrants et sortants, vous pourrez optimiser vos abonnements tout en étant toujours accessible.

Lorsque certains de vos postes n’appellent pas ou très peu, un abonnement illimité payé par poste téléphonique est souvent plus cher qu’une offre sur mesure. Vous risquez de payer cher pour un petit service si vous ajoutez des téléphones.

Les licences par utilisateur doivent être éliminées

Afin de ne pas perdre les appels entrants de vos clients et prospects, vous avez besoin d’un serveur téléphonique doté de fonctionnalités avancées. Au jour d’aujourd’hui, ces fonctionnalités (files d’attente, convergence fixe-mobile, débordement, groupes d’appels, enregistrement des appels, standard automatique, etc.) ne sont pas payantes. Vous n’avez plus besoin de payer une licence ou un loyer mensuel pour des solutions qui sont désormais totalement gratuites.